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In der heutigen Welt, in der Fernarbeit die Norm ist und effiziente Kommunikation an erster Stelle steht, sind Videokonferenzen von enormer Bedeutung. Sie sind zu einem unglaublich vielseitigen Instrument geworden, das in verschiedenen Situationen eingesetzt werden kann, und ihre Erschwinglichkeit macht sie noch attraktiver. In diesem ausführlichen Leitfaden tauchen wir tief in die Welt der virtuellen Meetings ein, erkunden ihre vielfältigen Einsatzmöglichkeiten, geben wertvolle Tipps und entmystifizieren die dahinter stehende Technologie. Ganz gleich, ob Sie ein erfahrener Profi sind oder gerade erst mit der Durchführung virtueller Meetings beginnen, unser Ziel ist es, Ihnen das Wissen und die Fähigkeiten zu vermitteln, die Sie benötigen, um sich in dieser sich ständig verändernden Landschaft zurechtzufinden.
Virtuelle Meetings finden online statt und schaffen eine virtuelle Umgebung, in der Menschen interagieren, zusammenarbeiten und sich engagieren können, ohne dass ein physischer Treffpunkt erforderlich ist. Im Wesentlichen handelt es sich um ein virtuelles Treffen von Personen, die zusammenkommen, um Ideen, Erfahrungen und Gespräche auszutauschen.
Einer der wesentlichen Vorteile von virtuellen Treffen gegenüber persönlichen ist ihre Zugänglichkeit. Sie überwinden geografische Barrieren, so dass Teilnehmer aus verschiedenen Teilen der Welt teilnehmen können, ohne dass sie an einen bestimmten Ort reisen müssen. Diese Treffen können in verschiedenen Formen stattfinden, z. B. in Form von Videokonferenzen, textbasierten Chats oder Audiodiskussionen, und bieten somit Flexibilität bei der Art und Weise, wie Menschen miteinander in Kontakt treten und kommunizieren.
Wichtig ist, dass Online-Meetings die Einbeziehung aller fördern. Sie stellen sicher, dass jeder, unabhängig von seinem Aufenthaltsort, aktiv an wichtigen Diskussionen teilnehmen und zu den gemeinsamen Zielen und Entscheidungen der Gruppe oder Organisation beitragen kann.
Eine virtuelle Veranstaltung konzentriert sich auf Ihre Kunden oder Ihr Zielpublikum. Sie umfasst mehrere Sitzungen und Aktivitäten, um eine Vielzahl von Teilnehmern zu beschäftigen. Die Veranstaltung kann über eine Konferenz, Messe, Jobmesseoder Bildungsmesse-Plattform.
Ein virtuelles Treffen ist jedoch weitgehend eine interne Veranstaltung. Sie dient in der Regel der internen Zusammenarbeit eines Unternehmens oder einer Organisation, z. B. im Rahmen einer Jahresbilanz oder einer Versammlung. Es muss sich jedoch nicht nur darauf beschränken. Ein virtuelles Treffen kann auch zwischen zwischenstaatlichen Behörden oder führenden Politikern der Welt stattfinden.
Es gibt zahlreiche Besprechungsformate, und um Licht in diese vielfältige Landschaft zu bringen, hat vFairs seinen erfahrenen Personalleiter befragt. Im Folgenden finden Sie eine ausführliche Liste von Besprechungsformen, die Ihnen dabei helfen soll, diejenige zu finden, die am besten zu Ihren individuellen Anforderungen passt.
Town Hall Meetings sind Versammlungen für das gesamte Unternehmen und können alle zwei Wochen stattfinden. Ihr Hauptziel ist es, eine Verbindung zu den Mitarbeitern herzustellen und aktuelle Informationen aus verschiedenen Teams und Abteilungen zu verbreiten. Diese Sitzungen, die in der Regel von Teamleitern oder Personen, die eng mit einem bestimmten Update oder Projekt verbunden sind, geleitet werden, bieten eine Plattform, um Anlässe wie Geburtstage, Arbeitsjubiläen und Erfolge der Mitarbeiter zu feiern.
Darüber hinaus bieten Town Hall Meetings eine hervorragende Gelegenheit für interaktive Aktivitäten wie Spiele und Wellness-Initiativen, die sich auf das geistige oder körperliche Wohlbefinden konzentrieren. Sie sind ein wertvolles Barometer für die allgemeine Stimmung der Mitarbeiter und tragen wesentlich zur Förderung des Gemeinschaftsgefühls innerhalb des Unternehmens bei.
Retrospektive Meetings finden am Ende eines Projekts statt, um den Teams zu helfen, innezuhalten und über die Verbesserung künftiger Leistungen nachzudenken. Es ist ein geschützter Raum für die Überprüfung der Projekterfolge, die Ermittlung von Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und die Lösung von Problemen, die möglicherweise aufgetreten sind. Normalerweise nehmen die Manager nicht an diesen Sitzungen teil.
Huddles finden in der Regel täglich, wöchentlich oder zweiwöchentlich statt. Die Teams nutzen diese Zusammenkünfte, um sich über tägliche Aufgaben und Teamziele auszutauschen. Sie dienen dazu, Prioritäten zu setzen, die Aufgaben und Zeitpläne aller Beteiligten zu verwalten und Informationen auszutauschen.
"Spieletage" sind teamorientierte Unternehmungen, die die Kameradschaft durch zwanglose Interaktionen und virtuelle Spiele wie Pictionary, Two Truths and a Lie, Trivia und mehr fördern. Diese Zusammenkünfte folgen zwei einfachen Prinzipien: 1) der Spaß steht im Vordergrund, und 2) arbeitsbezogene Diskussionen bleiben außen vor.
Bei den Puls-Check-Ins treffen sich die Personalverantwortlichen mit den Mitarbeitern, um verschiedene Aspekte wie Zufriedenheit, Leistungsanalyse, Engagement, Unterstützungsbedarf und allgemeine Arbeitsmoral zu bewerten.
Diese Sitzungen sind für die Einweisung neuer Mitarbeiter gedacht. Sie können sie durch den virtuellen Arbeitsbereich führen und ihnen zeigen, wie Sie arbeiten. Das soll ihnen helfen, sich in den Arbeitsbereich einzuleben und sich mit der Arbeitskultur vertraut zu machen.
Dies sind unternehmensweite Sitzungen, die vierteljährlich stattfinden. Sie werden in der Regel vom Vorstandsvorsitzenden und den Führungskräften geleitet und dienen dazu, neue Quartalsziele für jedes Team vorzustellen und über die Ziele des vergangenen Quartals zu berichten. Dies hilft den Teams zu verstehen, wie sie im Vergleich zum letzten Quartal abgeschnitten haben. Sie können auch Aktivitäten zum Engagement und zur Teambildung durchführen.
Hierbei handelt es sich um ein optionales Treffen, zu dem die Organisation einen externen Vordenker, Kunden, Prominenten, Autor oder Einflussnehmer einlädt. Diese Person steht im Einklang mit einem aktiven Unternehmensziel, einer Mission oder einem Wert. Der Redner wird in der Regel live von einem internen Mitglied interviewt und erhält im Vorfeld Fragen von Mitarbeitern, die an einem bestimmten Thema interessiert sind.
Hierbei handelt es sich um ein weiteres optionales Treffen, bei dem eine Führungskraft, der Gründer oder der CEO des Unternehmens von allen Mitgliedern des Unternehmens befragt wird. Übliche Themen sind die Vision des Unternehmens, Einnahmen, persönliche Hobbys oder Leidenschaften.
Dies ist eine von den Mitarbeitern initiierte Besprechung, die ad hoc stattfindet. Ziel ist es, dass ein Mitarbeiter einen neuen Prozess, ein neues Tool, eine neue Technologie oder eine Produktfunktion mit dem gesamten Team teilt.
Ein Remote-Meeting, bei dem der Manager Mitarbeiter zu einer Sitzung mit Direktunterstellten einlädt, um Feedback zu besprechen und eine Leistungsanalyse des Teams und der Ideen durchzuführen.
Die Rundtischgespräche werden vom CEO geleitet und sollen Mitarbeiter aus verschiedenen Teams, mit unterschiedlichem Hintergrund und an verschiedenen Standorten zusammenbringen. Das Ziel ist es, die Integration und den Austausch von Ideen zu fördern.
Jeder runde Tisch dreht sich um ein bestimmtes Thema, wie z.B. "Die Gamification-Funktion der vFairs-Plattform erkunden" oder "Die Herausforderungen von Remote-First-Arbeitsumgebungen meistern". Während dieser Sitzungen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre wertvollen Erkenntnisse mitzuteilen, seien es ihre persönlichen Erfahrungen, Kundenfeedback oder individuelle Perspektiven.
Diese privaten Treffen finden zwischen einer Führungskraft und ihrem direkten Mitarbeiter statt und dienen der offenen Diskussion über Feedback, Leistung, Prioritäten, Herausforderungen und Erfolge. In der Regel werden wöchentlich Einzelgespräche mit jedem direkten Mitarbeiter geführt.
Bei diesen Sitzungen vermittelt die Personalabteilung die Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Mitarbeitern, die Unterstützung benötigen. Die Personalabteilung fungiert als Vermittler, der die Mitarbeiter bei der Führung des Dialogs unterstützt und sie zu einer konstruktiven und für beide Seiten vorteilhaften Lösung führt.
Hierbei handelt es sich um eine Ad-hoc-Sitzung, bei der die an einem Projekt oder einer Initiative Beteiligten in einer virtuellen Sitzung zusammenarbeiten. Der Zweck dieser Art von Treffen ist es, kreativ zu werden, Hindernisse zu identifizieren und eine Situation durchzuspielen, um zu sehen, ob sie nachhaltig und skalierbar ist.
Ähnlich wie bei internen Retrospektiven wird bei einer externen Retrospektive eine Pause eingelegt, in der sowohl die Kunden als auch das Projektteam gemeinsam über die künftige Leistung nachdenken können. Während dieses Prozesses stehen die Projektergebnisse, verbesserungswürdige Bereiche, die Lösung von Problemen und die Formulierung neuer Pläne im Mittelpunkt.
Bei einem QBR leitet der Kundenbetreuer eine Diskussion darüber, inwieweit das Unternehmen die Kundenerwartungen erfüllt oder nicht erfüllt hat. Diese Sitzung dient auch als Plattform, um künftige Produktmerkmale und bevorstehende Ereignisse zu untersuchen und neue Perspektiven für Wachstum und Verbesserungen zu finden.
Bei diesem Treffen kommt das Team zusammen, um sich auf eine bevorstehende Veranstaltung vorzubereiten. Während dieser Sitzung erarbeiten die Teilnehmer gemeinsam eine Strategie für die Veranstaltungslogistik, legen Aktionspunkte fest, definieren Erwartungen und überlegen, wie sie ein unvergessliches Erlebnis schaffen können.
Eine Demo ist ein Treffen zwischen Ihrem Unternehmen und einem potenziellen Kunden mit dem Ziel, den Wert Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung zu veranschaulichen und die Anwendbarkeit auf die Ziele des Kunden zu demonstrieren.
In diesen Besprechungen kommen die Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit den Kunden ins Gespräch, um ausstehende Maßnahmen, Aufgaben oder ungelöste Probleme zu besprechen und zu lösen. Diese Besprechungen sind ein wichtiger Berührungspunkt, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Kunden erfüllt, Fragen beantwortet und Anliegen angemessen behandelt werden.
In Vorstellungsgesprächen sprechen Personalverantwortliche mit potenziellen Bewerbern, die sich für eine Stelle im Unternehmen bewerben. Ziel dieser Gespräche ist es, die Qualifikationen, Fähigkeiten und die Eignung der Bewerber für bestimmte Positionen im Unternehmen zu beurteilen.
Virtuelle Meetings bedeuten unvergleichlichen Komfort. Anstatt sich akribisch vorzubereiten, können Sie Probleme schnell lösen, indem Sie Ihr Team ansprechen und sich in eine virtuelle Besprechung begeben. Diese Einfachheit übertrifft die Mühe, physische Besprechungsräume zu finden, Teilnehmer zu koordinieren und sich an einem Ort zu versammeln.
Virtuelle Meetings machen übermäßige Ausgaben überflüssig. Alles, was benötigt wird, ist eine stabile Internetverbindung und ein Computer oder ein mobiles Gerät für den Zugang. Sie müssen keine Reisekosten, Verpflegungskosten oder Mietkosten für physische Räume mehr tragen. Dieser kostensparende Ansatz lässt Raum für Investitionen in andere wichtige Instrumente für Ihr Unternehmen.
In einer Welt, die mit der drohenden Gefahr des Klimawandels zu kämpfen hat, müssen Unternehmen ihre Strategien neu überdenken. Der Kohlenstoff-Fußabdruck, der die Treibhausgasemissionen durch die Reisen der Mitarbeiter und den Energieverbrauch der Gebäude umfasst, kann durch virtuelle Meetings erheblich verringert werden.
Die Zukunft wird, wenn auch nicht vollständig virtuell, so doch mit Sicherheit in diese Richtung tendieren. Infolgedessen werden hybride Veranstaltungsformate immer notwendiger werden, um den unterschiedlichen Präferenzen gerecht zu werden. Einige Mitarbeiter werden vielleicht weiterhin aus der Ferne arbeiten, während andere sich für physische Interaktionen entscheiden und ins Büro zurückkehren.
Virtuelle Online-Meetings bieten die nötige Flexibilität, um diesen unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden, so dass die Arbeit nicht ins Stocken gerät. Anbieter virtueller Veranstaltungen bieten bereits Lösungen an, die auf verschiedene Weise anwendbar sind, indem sie Meetings interaktiv gestalten und folgende Elemente einbeziehen Gamification-Elemente sowohl in physischen als auch in virtuellen Umgebungen.
Virtuelle Veranstaltungsmanagement-Plattformen wie vFairs bieten ein komplettes Projektmanagement und entlasten Sie von der Last der Veranstaltungsplanung. Ein engagierter Projektmanager und sein Team kümmern sich um alles, von der anfänglichen Planung und Gestaltung bis hin zur Durchführung, dem technischen Support und der Analyse nach der Veranstaltung. Wenn Sie diese Aufgaben delegieren, bleibt Ihnen mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.
Für kleine Unternehmen oder gemeinnützige Organisationen kann der Kostenfaktor ein wichtiger Faktor sein, wenn es um virtuelle Meetings geht. Die Einrichtung und Planung eines virtuellen Meetings kann mit Kosten verbunden sein, insbesondere wenn Sie eine aufwändigere Einrichtung anstreben.
Dennoch sind Plattformen wie vFairs bestrebt, Ihren Budgeteinschränkungen entgegenzukommen. Mit der All-in-One-Veranstaltungsplattform können Sie Ihre Veranstaltung an Ihre Wünsche anpassen und die Funktionen nutzen, die Sie benötigen. Das engagierte Projektmanagement-Team hilft Ihnen dabei, die auf Ihre Ziele zugeschnittenen Funktionen optimal zu nutzen, ohne Ihr Budget aus den Augen zu verlieren. In jedem Fall sind diese Online-Meetings in der Regel kostengünstiger als ihre physischen Gegenstücke.
Das Engagement der Teilnehmer während virtueller Meetings aufrechtzuerhalten, kann eine schwierige Aufgabe sein, vor allem, wenn das Meeting bestimmte Ziele verfolgen soll. Wie können Sie sicherstellen, dass die Teilnehmer engagiert bleiben, ohne vom Ziel des Meetings abzulenken?
Glücklicherweise bieten virtuelle Veranstaltungsplattformen wie vFairs eine Reihe von Engagement-Tools die darauf ausgelegt sind, die Teilnehmer aktiv zu beteiligen. Sie können interaktive Elemente wie Umfragen und Frage- und Antwortrunden einbauen, um die Teilnehmer zur Mitarbeit zu ermutigen. Darüber hinaus können Funktionen wie ein Quiz oder ein Glücksrad die Veranstaltung spannender machen, so dass sie für alle Beteiligten noch interessanter wird.
Virtuelle Meetings sind zu einem festen Bestandteil der modernen Kommunikation am Arbeitsplatz geworden. Eine effektive Vorbereitung ist jedoch der Schlüssel dazu, dass diese Besprechungen reibungslos ablaufen und die angestrebten Ziele erreichen. In diesem Kapitel gehen wir auf wichtige Tipps und Überlegungen ein, die Ihnen bei der Vorbereitung erfolgreicher Online-Meetings helfen.
Bei der Entscheidung über die am besten geeigneten Tools und Plattformen für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen ist die Einbeziehung Ihrer Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess von entscheidender Bedeutung. Führen Sie zunächst abteilungsübergreifende Umfragen und Abstimmungen durch. Sammeln Sie Erkenntnisse darüber, welche Tools Ihre Mitarbeiter bevorzugen und welche Anbieterfunktionen ihren Bedürfnissen entsprechen. Durch diese fortlaufende Bewertung wird sichergestellt, dass die Technologie eingesetzt wird, die Ihrem Unternehmen am besten dient.
Die Schaffung eines positiven Mitarbeitererlebnisses beginnt mit einer umfassenden Schulung und Einarbeitung, insbesondere bei der Umstellung auf neue Technologien. Machen Sie sich bewusst, dass Mitarbeiter möglicherweise nicht mit allen Aspekten dieser Tools vertraut sind, sei es beim Wechsel von einer Software-Suite zu einer anderen oder bei der Anpassung an neue Geräte und Plattformen. Investieren Sie in Schulungen und persönlichen Support, um diese Wissenslücken effektiv zu schließen.
Stellen Sie sich auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter ein. Erwägen Sie die Bereitstellung der notwendigen Ausrüstung wie geräuschunterdrückende Headsets und zusätzliche Monitore, um die Erfahrung mit virtuellen Meetings zu verbessern. Zuverlässige Internetverbindungen und andere technische Ressourcen sollten ebenfalls leicht verfügbar sein, um eine reibungslose Teilnahme zu ermöglichen.
Eine gut beleuchtete Umgebung sorgt dafür, dass Sie bei Online-Meetings professionell und gut sichtbar erscheinen. Eine angemessene Beleuchtung, die das Display Ihres Bildschirms ergänzt, ist für eine klare Kommunikation und die Aufrechterhaltung eines professionellen Images unerlässlich.
Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer teilnehmen können, sollten Sie Ihre virtuellen Sitzungen sorgfältig planen. Berücksichtigen Sie dabei die Verfügbarkeit und die Zeitzonen aller beteiligten Parteien. Nutzen Sie gemeinsam genutzte Kalender, Tools wie Calendly oder Planungsplattformen wie HubSpot, um den Planungsprozess zu optimieren und die Präferenzen der Teilnehmer zu berücksichtigen.
Jede Besprechung sollte einen klaren Zweck und klare Ziele haben. Legen Sie fest, was Sie erreichen wollen, egal ob es sich um Problemlösung, Zielsetzung, Einholung von Feedback oder Brainstorming handelt. Eine klar definierte Tagesordnung stellt sicher, dass die Teilnehmer über die Ziele der Besprechung informiert sind und wertvolle Beiträge einbringen können.
Veröffentlichen Sie die Tagesordnung der Besprechung auf einer von Ihrer Plattform bereitgestellten Landing Page. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Teilnehmer die Struktur und die Ziele des Meetings verstehen, und fördert das Engagement und die Einbeziehung der Teilnehmer.
Sobald Sie die Besprechung geplant und die Tagesordnung festgelegt haben, ist es an der Zeit, die Teilnehmer einzuladen. Ihre Einladungs-E-Mail sollte prägnant und informativ sein und die wichtigsten Details enthalten. Befolgen Sie diese Schritte für eine effektive Einladung:
Pro-Tipp: Fassen Sie sich in der E-Mail kurz und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Informationen, um Klarheit und Engagement zu gewährleisten.
Bei der Durchführung virtueller Meetings ist die Einhaltung bestimmter Umgangsformen von entscheidender Bedeutung, die sich deutlich von denen in physischen Meetings unterscheiden. Eine Vernachlässigung dieser Richtlinien kann dazu führen, dass ein Meeting unerwartet aus dem Ruder läuft. Hier sind einige wichtige Überlegungen:
Bei der Planung eines virtuellen Meetings haben Sie die Verfügbarkeit und die Verpflichtungen Ihrer Teilnehmer berücksichtigt. Es ist wichtig, dies zu berücksichtigen, indem Sie die Sitzung wie geplant beginnen und beenden. Als Gastgeber ist es ratsam, frühzeitig zu erscheinen, um sicherzustellen, dass Ihre Teilnehmer nicht warten müssen und ohne Sie nicht beginnen können. Pünktlichkeit zeigt, dass Sie die Zeit der Teilnehmer respektieren, und trägt dazu bei, dass die Sitzungen nicht länger dauern als vorgesehen.
Wenn Sie keinen virtuellen Hintergrund haben, wählen Sie einen professionell aussehenden Raum für Ihr Treffen. Ihr Büro zu Hause ist eine ausgezeichnete Wahl, falls vorhanden. Andernfalls sollten Sie sich für einen neutralen und unaufgeräumten Raum entscheiden, der idealerweise nicht von anderen Personen, einschließlich Familienmitgliedern, genutzt wird. Ein ablenkungsfreier, professioneller Rahmen sorgt für den richtigen Ton in der Besprechung.
Die Einhaltung der Tagesordnung verschafft den Teilnehmern Klarheit und ermöglicht es ihnen, sich vorzubereiten und effektiv mitzuarbeiten. Außerdem hilft es, den zugewiesenen Zeitrahmen einzuhalten, was die Effizienz der Sitzung erhöht.
Wenn Sie planen, die Sitzung aufzuzeichnen, holen Sie vorher die Zustimmung der Teilnehmer ein. Dadurch wird sichergestellt, dass sie sich wohlfühlen und alle privaten Informationen geschützt werden. Die Zustimmung ist sowohl in virtuellen als auch in physischen Kontexten ein entscheidender Faktor.
Eine Präsentation zu beflügeln ist selten effektiv. Um den Überblick zu behalten und Schluckauf in letzter Minute zu vermeiden, ist eine gründliche Vorbereitung unerlässlich. Vergewissern Sie sich, dass Sie mit der Konferenzsoftware vertraut sind, führen Sie einen Probelauf durch, um sich mit den Tools vertraut zu machen, und stimmen Sie Ihre Präsentation zeitlich auf die Tagesordnung ab. Vergewissern Sie sich, dass alle Audio- und Videogeräte einwandfrei funktionieren.
Während bei Online-Meetings wegen der Kameraeinstellungen oft der Oberkörper im Vordergrund steht, ist es ratsam, sich von Kopf bis Fuß professionell zu kleiden. Das setzt nicht nur den richtigen Ton, sondern minimiert auch das Risiko peinlicher Situationen.
Bestimmen Sie einen Moderator, der das Gespräch leitet. Legen Sie zu Beginn der Besprechung Grundregeln fest, z. B. das Stummschalten der Mikrofone, um Hintergrundgeräusche zu reduzieren. Ermutigen Sie die Teilnehmer, Funktionen wie die "Hand heben"-Funktion zum Sprechen zu nutzen, um Unterbrechungen zu vermeiden. Der Umgang mit mehreren Rednern, die gleichzeitig sprechen, kann eine Herausforderung sein, aber Moderatoren haben die Kontrolle über das Meeting, um einen geordneten Ablauf der Diskussionen zu gewährleisten.
In einer virtuellen Umgebung, in der die Körpersprache weniger sichtbar ist, ist es wichtig, Augenkontakt zu halten. Schauen Sie direkt in die Kamera, um den Eindruck zu erwecken, dass Sie direkt zu Ihren Zuhörern sprechen. Üben Sie diesen Ansatz, als ob die Kamera Ihr Publikum wäre. Sie können Ihren Blick auf Ihre Notizen oder andere Teilnehmer richten, aber das Ziel ist es, dass sich jeder angesprochen fühlt.
Die Art und Weise, wie Sie Ihr virtuelles Meeting abschließen, ist von großer Bedeutung. Ermutigen Sie die Teilnehmer, per Chat oder Audio abschließende Bemerkungen zu machen, damit jeder die Möglichkeit hat, sich zu äußern. Bieten Sie eine Zusammenfassung des Meetings an und verweisen Sie auf die Zeit, um Ihr Zeitbewusstsein zu demonstrieren. Ziehen Sie als Gastgeber in Erwägung, sich als Letzter abzumelden und für eventuelle Nachfragen zur Verfügung zu stehen.
Wenn Sie diese Leitlinien in Ihre virtuellen Meetings einbeziehen, tragen Sie zu deren Erfolg und Effektivität bei und gewährleisten eine produktive und respektvolle virtuelle Sitzung für alle Teilnehmer.
Die Durchführung eines virtuellen Meetings kann genauso anspruchsvoll sein wie die eines persönlichen Treffens. Wenn Sie jedoch eine virtuelle Plattform wie vFairs nutzen, können Sie eine nahtlose Erfahrung erwarten.
vFairs bietet eine umfassende Suite von virtuellen Funktionen um erfolgreiche virtuelle Meetings zu ermöglichen. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige wichtige Funktionen vor, die das Engagement der Teilnehmer erhöhen und die Zusammenarbeit in einer visuell beeindruckenden virtuellen Umgebung fördern.
Wenn Ihr Unternehmen häufig mit Kunden über Videochats kommuniziert, sollten Sie in Erwägung ziehen, Personalisierungsfunktionen in Ihre Online-Meetings einzubauen. Diese Funktionen ermöglichen Ihnen die Erstellung von individuelle Ausstellungsräume, Lobbys und Theatern zu erstellen, um Ihren Teilnehmern ein besonderes virtuelles Erlebnis zu bieten. Darüber hinaus können Sie Keynote-Sitzungen, gesponserte Meetings und Networking-Lounges einbeziehen und so die Möglichkeiten für einen sinnvollen Dialog mit Ihren Teilnehmern verbessern.
Um einen reibungslosen Ablauf virtueller Meetings zu gewährleisten, ist es entscheidend, Plattformen zu wählen, die benutzerfreundlich und einfach zu navigieren sind. vFairs All-in-One-Eventmanagement-Plattform bietet umfassenden End-to-End-Support und intuitive Funktionen, die eine nahtlose virtuelle Umgebung ermöglichen.
Ein erfolgreiches virtuelles Meeting zeichnet sich durch ein hohes Maß an Interaktivität aus. vFairs bietet eine Fülle von Funktionen, die Online-Meetings sehr ansprechend gestalten. Live-Chats, Q&A-Sitzungen, Trivia und Umfragen gehören zu den herausragenden Engagement-Elemente die zur aktiven Teilnahme und Interaktion anregen.
Um die Interaktivität Ihres virtuellen Meetings zu erhöhen, bietet vFairs Social Media Integrationsfunktionen die Ihre Online-Präsenz verstärken. Diese Funktion ermöglicht Ihnen die Integration mit sozialen Plattformen und hebt sogar das Engagement des Publikums mit Tools wie walls.io hervor.
Jede integrierte Funktion dient einem bestimmten Zweck und erhöht die Gesamteffektivität Ihrer Veranstaltung. Die Zahlungsintegration von vFairs vereinfacht den Prozess der Erfassung von Zahlungen während der Registrierung. Die Plattform lässt sich nahtlos mit PayPal und Stripe integrieren und bietet Ihren Teilnehmern ein sicheres und bequemes Zahlungserlebnis.
Dies sind nur einige der vielen verfügbaren Funktionen, mit zusätzlichen Optionen wie Sponsoring-MöglichkeitenTools für den Aufbau von Veranstaltungen, virtuelles Veranstaltungsmarketing, Gamification und mehr. Die Nutzung dieser Funktionen kann Ihre virtuellen Meetings auf die nächste Stufe heben und für alle Teilnehmer zu einem fesselnden und unvergesslichen Erlebnis werden lassen.
Stellen Sie sicher, dass Sie einige Aktivitäten geplant haben, um Ihre Mitarbeiter zu beschäftigen. Hier sind einige Ideen für virtuelles Engagement damit virtuelle Meetings mehr Spaß machen!
Eisbrecher sind eine gute Möglichkeit, um Sie und Ihre Teilnehmer zu entspannen und sich wohlzufühlen. Andernfalls werden Sie ein Publikum haben, das sich nicht zu Wort meldet. Sie können eine Frage stellen oder die Teilnehmer auffordern, etwas über sich selbst zu erzählen. Wenn die Leute merken, dass andere im selben Boot sitzen wie sie, entspannen sie sich. Hier sind einige Vorschläge für Eisbrecher-Aktivitäten für Ihre virtuellen Meetings.
Die einfachste und allgemeinste Methode, um alle Teilnehmer miteinander bekannt zu machen, ist eine Vorstellungsrunde. Dies ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn Sie sich zum ersten Mal treffen. Fordern Sie die Teilnehmer auf, ihren Namen zu sagen und sich kurz vorzustellen. Bitten Sie die Teilnehmer, etwas Lustiges über sich selbst zu erzählen, um der Sache eine Wendung zu geben.
Warum nicht eine Quizrunde im Büro veranstalten? Teilen Sie die Teilnehmer in Gruppenräume ein und lassen Sie sie innerhalb einer bestimmten Zeit Fragen beantworten. Das Team, das die meisten richtigen Antworten findet, gewinnt!
Profi-Tipp: Geben Sie Geschenkkarten als Preise aus, um den Wettbewerb zu steigern.
Je nachdem, wie gut sie sich fühlen, können Sie einzelne Personen dazu bringen, ein Talent vorzustellen oder ihr Talent vorzuführen (auch hier sollten Sie sie nicht unter Druck setzen). Dies kann auch dazu beitragen, dass sie sich gegenseitig besser kennenlernen.
Teilen Sie die Definition des Begriffs "Geisttier" mit und lassen Sie alle darüber nachdenken. Jeder teilt dann mit, warum er sich mit diesem bestimmten Tier vergleicht. Dies ist eine gute Selbsterkundungsübung für Online-Meetings.
Als Teil Ihrer virtuellen Umgebung können Sie eine Schnitzeljagd veranstalten. Während sich die Teilnehmer von einem Raum zum anderen in der virtuellen Lobby oder Messehalle bewegen, sollen sie entweder nach dem Firmenlogo, einem Firmenprodukt oder irgendetwas anderem Ausschau halten! Derjenige, der am meisten davon findet, gewinnt!
Wenn Sie eine virtuelle Schnitzeljagd oder ein Quiz anbieten, können Sie eine Tafel einrichten, auf der die Ergebnisse zusammengefasst werden. Schaffen Sie einen freundschaftlichen Wettbewerb zwischen den Mitarbeitern, die ihre Punkte sammeln und versuchen, sich gegenseitig zu übertreffen. Sie können auch Punkte für verschiedene Aktivitäten vergeben, um Anreize für die Teilnahme zu schaffen.
Pro-Tipp: Fördern Sie das Engagement der Mitarbeiter, indem Sie dem Gewinner, dem Zweitplatzierten und dem Drittplatzierten Geschenke machen.
In der heutigen Zeit sind Achtsamkeit und Wohlbefinden ein wichtiger Bestandteil des individuellen Lebens. Halten Sie zwischen den Gruppensitzungen eine Sitzung ab, in der sich die Mitarbeiter entspannen oder ausruhen können. Ein entspannter Mitarbeiter ist zwangsläufig auch ein glücklicherer Mitarbeiter. Denken Sie daran: zufriedene Mitarbeiter = zufriedene Kunden.
Warum sollten Sie nach einem langen Tag mit Sitzungen und Brainstorming den Tag nicht mit einer virtuellen Happy Hour beenden? Sie können Ihren Mitarbeitern vor der virtuellen Sitzung Geschenkboxen mit einem Getränk zukommen lassen und sie bitten, diese bis zum Ende des Tages aufzubewahren. Jeder kann dann an einem Gruppengespräch teilnehmen oder sich in der Networking-Lounge mit einem Getränk in der Hand und in netter Gesellschaft entspannen.
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter im Rahmen des Meetings an Social-Media-Aktivitäten teilnehmen. Sie können zum Beispiel eine Büroaktivität, die sie durchgeführt haben, auf ihren Social-Media-Profilen posten, mit einem eigenen Hashtag nur für das virtuelle Meeting. Diese Beiträge werden dann auf der Social-Media-Wand innerhalb des virtuellen Meetings angezeigt. Bitten Sie die Mitarbeiter, ihre Favoriten zu liken, und vergeben Sie einen Preis für diejenigen, die am besten abgeschnitten haben!
Dies wird sowohl vor als auch während des Treffens ein wunderbares Engagement erzeugen. Es bricht das Eis, gibt Ihren Mitarbeitern etwas Spannendes zu tun und zeigt auch, wie integrativ Ihr Unternehmen auf Social-Media-Plattformen ist.
Mit Integrationen wie Kahoot können Sie lustige Spiele wie Quizze erstellen und Mitarbeiter gegeneinander antreten lassen. Stellen Sie lustige Fragen über das Unternehmen oder die Chefs. Für Ihre Mitarbeiter ist dies eine großartige Möglichkeit, sich zu entspannen und gleichzeitig einen freundschaftlichen Wettbewerb mit Gleichaltrigen zu starten. Die Gewinner können einen Präsentkorb des Unternehmens erhalten.
Im Zeitalter der sozialen Medien liebt jeder ein freundliches Foto, auf dem er seine Erfahrungen mit anderen teilt. Warum bringen Sie nicht einen Fotoautomaten in Ihr virtuelles Meeting und lassen Ihre Mitarbeiter gemeinsam Gruppen- oder Einzelfotos machen?
Wir dürfen nicht vergessen, dass das Treffen aus einem bestimmten Grund stattfindet. Sie alle versuchen, ein Unternehmensziel zu erreichen. Pausenräume sind bei einer unternehmensweiten Besprechung unerlässlich. Sie können Tools wie Miro Whiteboard nutzen, um die Ideen aller Teilnehmer auf interaktive Weise zu notieren, die dann in den Hauptbesprechungsraum gebracht werden können.
Denken Sie daran, dass Sie den Mitarbeitern das Gefühl geben müssen, dass sie ein integraler Bestandteil des Unternehmens sind. Überlegen Sie sich, was für sie von großem Nutzen wäre. Was würde ihnen wirklich Spaß machen, wenn sie an der Sitzung teilnehmen könnten? Warum sollten sie nicht in den Entscheidungsprozess einbezogen werden?
Veröffentlichen Sie vor der Veranstaltung eine Umfrage oder einen Fragebogen. Sammeln Sie Informationen, die Ihnen auch bei der Erstellung der Tagesordnung helfen können. Fragen Sie die Teilnehmer, was sie gerne in das Treffen einbringen würden. Vielleicht gibt es bestimmte Fähigkeiten, die sie gerne auffrischen oder neu erwerben würden. Zu diesem Zweck können Sie Webinare mit abschließenden Zertifizierungen anbieten.
Während des Treffens können Sie die Teilnehmer auffordern, ihre Ideen oder Visionen für das Unternehmen in Breakout-Sitzungen vorzustellen. Dazu können sie ein Miro-Whiteboard verwenden oder Poster erstellen, die in der virtuellen Posterhalle ausgestellt werden können. Diese Aktivität wird ihnen helfen, sich als Teil des Unternehmens zu fühlen und somit mehr in das Erreichen seiner Mission und Ziele zu investieren.
Bei der Auswahl einer Plattform für virtuelle Meetings gibt es einige entscheidende Faktoren zu beachten. Im Folgenden finden Sie einige Schlüsselfragen, die Ihnen helfen zu beurteilen, ob ein virtuelles Meeting-Tool für Ihre Bedürfnisse geeignet ist:
Sie benötigen eine zuverlässige Softwarelösung, die organisationsweite Meetings unterstützt. Sie sollte nahtlos mit mehreren Rednern und Teilnehmern umgehen können. Außerdem sollte bei technischen Störungen oder Problemen ein reaktionsschnelles Support-Team zur Verfügung stehen, das sich umgehend darum kümmert und sie behebt.
Wie bereits erwähnt, ist die Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses von entscheidender Bedeutung. Die Plattform sollte Funktionen zur Einbindung der Mitarbeiter bieten, z. B. Gamification oder die Möglichkeit, Umfragen zum Unternehmensfeedback durchzuführen. Diese Tools tragen zu einem interaktiveren und angenehmeren Erlebnis bei virtuellen Meetings bei.
Ziehen Sie Plattformen in Betracht, die über banale Videoanrufe hinausgehen und eine umfassende virtuelle Umgebung bieten. Diese Plattformen umfassen oft Integrationen mit beliebter Software wie Zoom und Microsoft Teams und bieten zusätzliche Funktionen wie virtuelle Auditorien, Ausstellungsräume, Networking-Lounges und mehr. Diese erweiterten Funktionen verbessern das gesamte Meeting-Erlebnis.
Der Zugang zu analytischen Daten ist für die Bewertung der Meeting-Leistung entscheidend. Kann die Plattform Einblicke in die Teilnehmer, ihre geografischen Standorte, die Anzahl der anwesenden Unternehmensvertreter, Teilnehmerprofile und ihr Feedback geben? Zuverlässige Analysen helfen Ihnen, die Wirkung Ihrer virtuellen Meetings zu messen.
Die Anpassung von Besprechungsräumen an bestimmte Gruppen oder Einzelpersonen ist wichtig. Ganz gleich, ob Sie eine unternehmensweite Versammlung oder ein Treffen ausschließlich für Vorstandsmitglieder oder Stakeholder organisieren, die Plattform sollte es Ihnen ermöglichen, individuelle Besprechungsräume mit eingeschränktem Zugang einzurichten, um sicherzustellen, dass nur bestimmte Personen teilnehmen können.
Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass nicht alle Teilnehmer in Echtzeit an der Besprechung teilnehmen können. Daher ist es wichtig, dass Ihre Plattform die Möglichkeit bietet, Besprechungsmaterialien zu speichern und auf Abruf bereitzustellen. Dazu gehören Webinare, PDF-Dateien oder andere Ressourcen, die Sie verteilen möchten. Diese Materialien können leicht verfügbar gemacht werden, sogar als Teil eines virtuellen "Beutels", was die Zugänglichkeit und das Engagement nach der Sitzung verbessert.
Durch die Beantwortung dieser Fragen und die Berücksichtigung dieser Kriterien können Sie eine fundierte Entscheidung bei der Auswahl der virtuellen Plattform treffen, die Ihren spezifischen Meeting-Anforderungen am besten entspricht, und so produktive und ansprechende virtuelle Zusammenkünfte gewährleisten.
Um besser zu verstehen, worauf Sie bei Plattformen für virtuelle Meetings achten sollten, finden Sie hier eine kurze Übersicht.
Die Teilnehmer können sich einfach per Mausklick anmelden oder ihre E-Mail-Adresse eingeben, um sich für Ihr Meeting zu registrieren. Dies ist möglich, da die Informationen bereits im Backend Ihrer Unternehmensdatenbank verfügbar sind. Dies gewährleistet Sicherheit und Datenschutz.
Ist Ihr Unternehmen an eine bestimmte Software gewöhnt? Wahrscheinlich wäre es am besten, wenn Sie bei Ihren virtuellen Sitzungen dieselben Tools verwenden würden, damit Ihre Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, dass sie die gesamte Plattform verstehen müssen, wenn sie ankommen.
Egal ob MS Teams, Zoom, vFairs oder eine andere Plattform für virtuelle Meetings - Ihre virtuelle Meeting-Plattform sollte Ihnen diese Integrationen bieten können. Diese Software sollte über HD-Audio- und Videofunktionen verfügen, damit Sie während Ihrer Besprechung effektiv kommunizieren können.
Besprechungen erfordern viele Diskussionen, und es sollte Raum für diese Gespräche vorhanden sein. Ob es sich um eine Teambesprechung oder einen 1:1-Chat handelt, Sie können Audio-, Video- oder Textfunktionen bereitstellen, damit die Teilnehmer miteinander reden können.
Die Vernetzung ist innerhalb virtueller Plattformen effizienter und einfacher geworden. Vernetzungswerkzeuge wie das automatische Matchmaking bringen Personen mit ähnlichen Profilen zusammen. Dies kann die Bildung von Teams in Breakout-Sitzungen erleichtern.
Haben Sie Besprechungen mit externen Interessengruppen? Mit Teilnehmerprofilen, die über eine virtuelle Visitenkarte verfügen, können Sie jetzt Teilnehmer speichern und ihre Informationen am Ende der Veranstaltung in eine Excel-Tabelle exportieren. All dies macht das Networking so viel effizienter und einfacher.
Verschiedene Zugänglichkeitsfunktionen werden Ihr Meeting noch einfacher machen. Mit der einvernehmlichen Aufzeichnung können Sie sicher sein, dass jeder Teilnehmer den Inhalt der Besprechung bei Bedarf abrufen kann. Während der Besprechung können Sie außerdem die Textgröße anpassen, Bildmaterial einbeziehen und Untertitel bereitstellen. Diese Tools sind wichtig, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer Zugang zu den Inhalten haben.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung mobil zugänglich ist. Mit der vFairs Mobile App können Sie sicher sein, dass Ihre Teilnehmer von überall aus teilnehmen können. Sie können sich über die mobile App leicht mit anderen Teilnehmern austauschen und vernetzen. Webinare sind mit Hilfe der mobilen App auch unterwegs verfügbar.
Mit Gamification können Sie das Erlebnis so viel angenehmer gestalten. Während der Sprechersitzungen können Sie interaktive Fragen und Umfragen durchführen oder Software wie Kahoot für ein fesselndes Erlebnis integrieren. Innerhalb der Veranstaltung können Sie virtuelle Schnitzeljagden, eine virtuelle Bestenliste, Quizspiele und vieles mehr anbieten.
Vielleicht haben Sie inzwischen verstanden, wie sich die Durchführung eines virtuellen Meetings von der Durchführung einer virtuellen Sitzung auf Zoom unterscheidet. Wenn Sie sich jedoch noch nicht sicher sind, ob Sie vFairs als Ihre nächste virtuelle Plattform für nahtlose Meetings wählen sollen, sollten Sie Folgendes wissen.
vFairs ist eine hochgradig anpassbare virtuelle Plattform, die eine Reihe von technischen Lösungen bietet, um Ihr virtuelles Meeting-Erlebnis zu verbessern. vFairs lässt sich mühelos in Ihr bestehendes technisches System integrieren und bietet einen unvergleichlichen Mehrwert für Sie. Sie können KI-gesteuertes Matchmaking nutzen, um mit Gleichgesinnten in Kontakt zu treten. Die Teilnehmer können sich in Einzel- und Gruppenchats per Audio, Video und Text austauschen. Modernste Funktionen wie Breakout-Räume und runde Tische verbessern das Networking in Ihrem virtuellen Meeting.
Virtuelle Teilnehmer kommen in den Genuss einer immersiven virtuellen Umgebung mit Ausstellungshallen, Webinaren mit mehrgleisigen Tagesordnungen, Networking- und Matchmaking-Tools, Gamification-Elementen und anderen Funktionen zur Einbindung des Publikums.
Die benutzerfreundliche Einrichtung der Plattform, die umfassenden Demovideos und die aktuelle Wissensdatenbank machen virtuelle Meetings zum Kinderspiel und versetzen Sie in die Lage, das volle Potenzial dieser leistungsstarken Plattform auszuschöpfen.
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Die Einrichtung eines virtuellen Meetings umfasst die Auswahl einer geeigneten Plattform, die Planung des Meetings, die gemeinsame Nutzung von Einladungen, die Festlegung der Tagesordnung und das Testen der Technologie im Vorfeld. Die detaillierten Anweisungen können je nach dem gewählten virtuellen Meeting-Tool variieren.
Starten Sie zunächst die Software oder Plattform für virtuelle Meetings, die Sie ausgewählt haben. Melden Sie sich bei Bedarf an und erstellen Sie dann eine Besprechung oder treten Sie ihr bei, indem Sie die bereitgestellte Besprechungs-ID oder den Link verwenden. In der Regel müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Audio- und Videoeinstellungen korrekt konfiguriert sind.
Zur effektiven Durchführung virtueller Meetings gehört es, klare Ziele zu setzen, die Teilnehmer einzubinden, die Zeit effizient zu verwalten und die Zusammenarbeit zu fördern. Sorgen Sie für eine strukturierte Tagesordnung, fördern Sie die aktive Teilnahme und konzentrieren Sie sich auf die Ziele des Meetings.
Bevor Sie ein virtuelles Meeting durchführen, sollten Sie eine Tagesordnung planen, die technischen Anforderungen bestätigen, die Teilnehmer einladen und sich mit der Meeting-Plattform vertraut machen. Halten Sie sich während des Meetings an die Tagesordnung, moderieren Sie Diskussionen und halten Sie das Engagement aufrecht.
Virtuelle Meetings für Unternehmen bieten Vorteile wie Kosteneinsparungen, höhere Flexibilität und bessere Erreichbarkeit. Sie ermöglichen es Unternehmen, mit Mitarbeitern, Kunden und Partnern an entfernten Standorten effizient in Kontakt zu treten und die Zusammenarbeit und Produktivität zu verbessern.
Die einfachste Form eines virtuellen Meetings ist oft ein Videogespräch unter vier Augen oder eine Diskussion in einer kleinen Gruppe, die über einfache Videokonferenz-Tools oder Chat-Anwendungen geführt wird. Diese Meetings erfordern nur minimale Vorbereitungen und sind für eine direkte Kommunikation leicht zu initiieren.
Romanna
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