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Hosting and organizing events can be one of the most daunting tasks for anyone. That is why an event management software, and the right one at that, can be most helpful. But with so many top event management platforms on the market, the choice can be as hard as it sounds.
We have made sure that this list covers the best event management software platforms that have all the necessary tools required to streamline the event planning process for you.
Best for: all-in-one event management, advanced event registration & ticketing, in-depth & real-time event reporting, event marketing etc.
vFairs, one of the best event management platforms, offers a range of solutions for any virtual, physical, or hybrid event type that includes but is not limited to trade shows, conferences, job fairs, open days, benefits fairs, etc.
The event software offers a remarkably impressive range of third-party integrations and accessibility features as well. vFairs has also been consistently ranked among the best event management software by customer reviews on G2 and Capterra.
You can create, promote, manage, and execute all types of events at scale on this one platform. The platform has exceptional networking capabilities and also offers gamification tools that can make your event fun. Moreover, the best event management software platform also offers effective email marketing tools, in-event and post-event reporting dashboards, and a stellar customer service experience.
vFairs offers easy-to-use event registration and ticketing solutions for all types of events through an event landing page. Some of the key features include:
The online registration form can be set up into various tiers differentiated by add-ons, exclusive content accessibility, and ticket price.
One of the biggest challenges at any large-scale event is handling the long queues of attendees at check-in time. Manually taking attendance or handing out entrance passes can be a cumbersome job and might require a team of event managers to handle it.
An event manager software takes the burden off your team. Apps for self-check-in and badge printing can also reduce the manpower required at the event.
vFairs offers the best event planning software for in-person events and a seamless event tech stack that can help you manage onsite check-ins. The vFairs onsite check-in solution offers remarkable feature additions like:
vFairs, the best event coordination software, also offers ticketing solutions, specially designed for paid events.
A mobile app is a must-have among the best event management tools. The vFairs all-in-one mobile app is one of the best event management apps as it makes event management and resource distribution among attendees and speakers seamless.
With vFairs mobile you can set up your event within the app. With this, you can attract more attendees. You can also make the event a lot more accessible and easy to navigate for attendees as well.
Einige Merkmale sind:
When doing an event management software comparison, in-person event offerings cannot be overlooked vFairs, being one of the best event management software, offers an exclusive app for badge printing for in-person events.
Die App kann kostenlos heruntergeladen werden und macht Check-ins völlig kontaktlos und einfach zu verwalten. Sie können im Voraus individuelle Ausweise und Schlüsselbänder entwerfen. Beim Check-in müssen Sie dann nur noch die Anmeldedaten des Teilnehmers oder Redners eingeben und den Ausweis ausdrucken.
vFairs also offers a lead capture app that will make the life of your trade show exhibitors a lot easier. The app offers features for easy lead capture and management and will streamline the entire process for you. Some features include:
Die vFairs Best Event Management Software erleichtert die Verwaltung aller Inhalte Ihrer Veranstaltung durch nützliche Tools, detaillierte Anleitungen und praktische Schulungen. Die Plattform erleichtert das Hochladen von Dokumenten direkt auf Messestände und Event-Landingpages. Sie können den Teilnehmern auch helfen, indem Sie alle Informationen zu den Rednern in den Speaker Hub hochladen. Dieser kann Biografien der Redner, Details zu den Sitzungen und Chat-Optionen enthalten.
The vFairs event management system offers full control over how you want to design the exhibit hall. You can choose from templates like scrolling and overhead hall view and add multiple halls based on your requirements. Exhibit halls can also have animated logos, graphics of your choice, custom booth designs, and sponsorship areas for generating revenue.
Inside the booths, the best event management software offers functionality like chat rooms, downloadable document hosting, outbound link tabs, chat queueing, and a meeting scheduler. All these features can make managing a booth easy sailing for booth reps even if they have heavy traffic.
Die anpassbaren Stände ermöglichen Sponsoring-Möglichkeiten, und die Aussteller können ihre Stände entsprechend ihrem Markenimage einrichten. Die Einrichtung des Standes ist mit Hilfe des Formulars für die Standeinrichtung, das selbsterklärend und leicht auszufüllen ist, recht einfach. Ihre engagierten Projektmanager können die Aussteller virtuell in die Einrichtung der Stände einweisen.
E-Mail-Marketing kann eine der effektivsten Methoden sein, um die Zahl der Veranstaltungsanmeldungen zu erhöhen und mehr Teilnehmer zur Anmeldung zu bewegen. vFairs bietet als umfassende und beste Eventmanagement-Software einen bemerkenswerten E-Mail-Builder für die Durchführung Ihrer Eventmarketing-Kampagnen. Sie können Ihre E-Mails vollständig anpassen, dynamische Elemente verwenden und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf sich ziehen.
The email builder is a simple drag-and-drop tool that is easy to set up. You can also choose to send an email to customized segments of your audience through the platform. vFairs has also launched AI-powered event marketing tools that can help you draft marketing content quickly and without any hassle. With our AI Writing Assistant, you can:
You can also integrate the best event management software with CRM and marketing automation tools for event management.
One of the most crucial benefits of hosting any event is getting access to attendee data and behaviour patterns. The vFairs platform also serves as an event tracking software.
The analytics dashboards are available for event organizers and exhibitors. These dashboards show real-time data that can be translated into actionable insights by exhibitors and hosts.
Attendee information, number of booth visits, number of logged-in attendees, number of webinar views, and number of clicks on an in-booth link are only some of the metrics that you can collect. You can download each report as a PDF file from the backend easily.
vFairs has an AI-powered reporting chatbot that sets it apart from its competitors. With this chatbot, you can quickly find the numbers you’re looking for without manually sifting through piles of data. Simply ask the chatbot a question, and it will find the answer through the relevant report.
Webinare sind die Höhepunkte vieler virtueller Veranstaltungen, und die vFairs-Plattform bietet ein immersives, interaktives und visuell ansprechendes Webinar-Erlebnis. Einige der Funktionen der Webinar-Plattform umfassen:
Not all events are the same and vFairs has customized features that fit your needs and make it one of the best event management software.
For instance, if you are hosting a job fair, you can set up attendee search, auto-match, and job board functionalities. These can help recruiters and prospective candidates attending the event make the best of the available collaborative tools. The attendee search can filter out candidates, the job board makes it easier to find suitable roles, and the auto-match filters out the most suitable candidates for you.
The vFairs platform also offers a virtual shopping cart that is a great feature to have for virtual trade shows. Multiple exhibitors can set up a virtual shop within their booths, close deals, and process orders within the platform.
Virtual conferences can set up a poster hall that is a dedicated space to showcase presentations and scientific research. Paid events can set up tiers within the platform that allow and restrict access for certain user profiles.
vFairs bietet zwei Arten von Plänen an: jährlich und pro Veranstaltung oder Produkt.
There are three different types of annual licenses namely basic, premium, and enterprise. You can also explore each of their offerings. The pricing page offers insights into what’s included in each plan, however, you will need to get in touch with the team to get more information about costs.
vFairs often receives some of the best event management software reviews from its customers. Here’s what they have to say:
Profis
“As first-time users of a virtual event platform, we were pleasantly surprised by the ease and seamlessness vFairs offered. The platform’s customization options, user-friendly interface, and diverse features made navigation a breeze. The vFairs team’s rapid resolution of any issues that surfaced demonstrated their commitment to ensuring a glitch-free event.” – Realyn J.
"Der Zeitaufwand für die Erstellung einer Veranstaltung beträgt nur einen Bruchteil dessen, was ich auf unserer alten Plattform brauchte, und die Benutzeroberfläche ist so einfach und leicht zu bedienen. Ich liebe es, wie unsere virtuellen Stände den Teilnehmern angezeigt werden, und ich bin sogar noch beeindruckter davon, wie die Agenda auf der Landing Page und in der Umgebung präsentiert wird." - Margot H.
Nachteile
"Es gab keine großen Nachteile bei der Nutzung von vFairs. Der Preis war sehr fair, der Support war gut, und meine wenigen Empfehlungen nach der Veranstaltung wurden zur Kenntnis genommen und bereits in der Warteschlange für Verbesserungen auf der Grundlage des Feedbacks anderer Kunden." - Corbin S., Hauptverwaltungsbeamter
Best for: event networking
RingCentral software for event management helps event organizers create engaging events with its networking tools. The platform allows for scalability with the capacity to manage 10,000 attendees. However, users have reported that some modules like the speaker backend glitch before and during the event disrupting user experience.
Moreover, there are a lot of features specifically designed for virtual events, and might be of little to no interest to you if you’re hosting an in-person event.
RingCentral (Hopin): Hauptmerkmale
Maßgeschneiderte Landing Pages für Veranstaltungen
While Hopin does not offer an immersive 3D virtual environment, it does offer a customized and easy-to-build landing page for your event. You can build and design the landing pages as you like, adding your organization’s branding or other dynamic elements.
Allerdings bieten die meisten anderen besten Veranstaltungsmanagement-Software in unserer Liste auch das gleiche und dies ist kein herausragendes Merkmal.
Live-Streaming-Verwaltung
RingCentral allows you to live stream guest speaker sessions, panel discussions, or webinars to a greater audience without the need for any fancy equipment. This can be a good feature to have but only for solely virtual or hybrid events. The live-streaming sessions through the platform can be executed professionally without any production experience. You can also use the same streams to broadcast pre-recorded videos over multiple channels.
There are tools available to edit the video as it plays. You can add logos, banners, overlays, and a lot more to make it look more professional.
The platform also offers a virtual green room that can help you manage guest speakers. Streaming to various online channels simultaneously is a good feature to have but you might be able to do the same with other event management platforms as well. Moreover, this feature is likely of little to no interest to you if you’re planning an in-person event.
Engagement-Fähigkeiten
RingCentral (Hopin) claims to make your virtual events as engaging and immersive as possible. For that, they have a bunch of networking tools that can help, but nothing truly revolutionary. Attendees can connect directly through 1:1 meetings or talk to a bigger group through group chats and video calls.
RingCentral (vormals Hopin) verfügt jedoch nicht über neuartige Tools zur Einbindung von Teilnehmern, wie z. B. intelligentes Matchmaking oder räumliche Verbindungsfunktionen, die Konkurrenten wie vFairs bieten. Darüber hinaus kann es sein, dass Sie sich mehr wünschen, wenn Sie eine persönliche Veranstaltung veranstalten, da Hopin nicht viel Unterstützung bietet.
Integrationen
RingCentral (Hopin) ermöglicht es den Teilnehmern auch, sich durch die Integration von Drittanbieter-Apps auf unterhaltsame Weise zu verbinden. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, bekannte Apps für Fotokabinen, Live-Quiz, Spiele und Fragerunden herunterzuladen. Diese Integrationen lassen sich leicht in Ihr virtuelles Event einbinden und können es aufwerten.
RingCentral (Hopin) offers a bunch of different pricing options that you can subscribe to on a monthly or annual basis. Hopin offers a free plan with up to 100 attendees. However, for longer, bigger, and more dynamic events, you will have to choose one of the paid plans.
The Starter package costs $99 per month with slightly more customizable plan options as well. If you want a completely customized solution with in-person and hybrid event support as well, you can get in touch with their representatives for more information.
Hier ist, was die Nutzer über Hopin zu sagen haben.
“The analytics feature is fantastic, allowing you to see in real-time what is going on at the event, as well as analyzing data post-event.” – Ollie J. Festival Director
“The platform provides all the different options for different needs – a fully pre-recorded event, a mix of live and recorded videos, multiple live speakers, and so on. I loved how you could configure everything based on what you wanted to get out of it.” – Agnes G., Sr. Product Marketing Specialist
“The price, I see Hopin as a great solution and platform for a higher budget, you pay every month and get all the features, it’s well designed but a little expensive when you have many events and clients like us.” – Ouali B., CEO & Founder
“The whole registration and login process turned out to be a mess. Some registrants could not find their confirmation emails and the only way to resend them was to have support send them. A couple of people ended up registering again and I had to refund their previous registration.” – Ed T., CEO
Best for: event integrations
Cvent, one of the best event management software, caters to event organizers hosting events of different sizes — from small events to large conferences. It offers diverse and complete solutions for planning and building your event to connect your audience and execute a dynamic virtual, hybrid, or in-person event.
If you’re looking for a platform that offers a variety of seamless integrations, Cvent might be right for you. It offers great third-party integrations such as CRMs and event marketing tools.
Allerdings haben Nutzer berichtet, dass die Plattform manchmal Probleme macht und es wenig bis gar keine Unterstützung für Event-Organisatoren an Live-Event-Tagen gibt. Angesichts des hohen Preises, den Sie für Cvent zahlen müssen, sollten Sie auch andere Optionen in Betracht ziehen.
Registrierung & Marketing-Tools
Cvent is one the best event management software that offers a single solution for all things related to your event management. There are effective ways that you can promote your event and attract more registrations through email marketing tools and customized website landing pages. You can design your event as you like and drive more traffic through the landing pages. However, you may have to do most of the marketing yourself as there are no added marketing services for most plans.
Moreover, once you have a fair share of leads, you can send payment reminders via email, collect more attendee information, and make sure you don’t lose touch with the attendees.
The platform doesn’t offer proprietary email marketing features and it is similar to most competitors who may offer less expensive plans.
Verwaltung von Veranstaltungsinhalten
Content on your virtual event can include resources such as welcome videos, walkthrough videos, presentations, pre-recorded webinars, etc. The event management solution can make it simpler to manage all the content that goes onto the platform. You won’t need to download additional supporting software to keep the content up-to-date. Uploading, distributing, and updating content can all be done through the Cvent platform.
Sie können die Redner auch über die Cvent-Plattform verwalten und ihnen dort verschiedene Aufgaben zuweisen. Aber wenn die Redner die Aufgabenliste irgendwie übersehen oder nicht technisch versiert genug sind, haben Sie am Ende vielleicht ein noch größeres Problem.
Aussteller-Management
Die Ausstellermanagement-Funktionen von Cvent können eine große Hilfe sein, da sie ein Self-Service-Ausstellerportal umfassen. Aussteller können ihre Profile aktualisieren und verwalten, Standaufgaben einrichten, Standpersonal verwalten und über das Portal verwertbare Erkenntnisse gewinnen.
Außerdem wird es für das Standpersonal einfacher, seine Termine und Kalendereinträge während des Tages zu verwalten. Allerdings müssen Sie den Ausstellern vor den Live-Tagen möglicherweise umfangreiche Schulungen für eine reibungslose Durchführung anbieten, was mehr Aufwand und Zeit erfordert.
Cvent offers customized plans based on your event’s scale and added features. However, if you want to learn more about how the product works and get details about their solutions, you can request a demo online. The website has a small online form that you can fill out and one of their team members will get in touch with you. This will help you know if Cvent is worth choosing among the best event management systems on the list.
Pro und Kontra
"Ich finde es toll, dass alle unsere Veranstaltungsanmeldeinformationen an einem Ort gespeichert werden können, auf den jeder in unserem Team Zugriff hat. Das spart eine Menge Arbeitsstunden in der Vorplanungsphase von Veranstaltungen." - Justina H., Veranstaltungsleiterin
"Ich finde es toll, dass die Veranstaltungs-App Live-Fragen und Antworten während der Sitzungen anbietet, anstatt mit einem Mikrofon herumlaufen zu müssen, ohne zu wissen, was die Teilnehmer sagen werden." - Laura A., Veranstaltungsmanagerin
"Einige der Technologien funktionieren nicht wie vorgesehen. Der Support ist bis zur Veranstaltung verfügbar, aber an den Live-Support-Tagen mitten in der Veranstaltung ist es schwierig, Probleme zeitnah zu lösen." - Benutzer in der Medienproduktion
"Die Berichterstattung über die Leistung der Website und die Datenerfassung ist nicht intuitiv und sehr begrenzt. Sie haben versucht, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, aber wir konnten trotzdem nicht die Informationen erhalten, die wir brauchten." - Administrator in Marketing & Werbung
Best for: online event ticketing
Eventbrite is a popular event ticketing platform that offers payment management, tiered packages, complete platform customization, and email confirmations and reminders. It can be a good fit for smaller events like a conference or a huge concert.
Eventbrite is suitable if you are only looking for an exclusive ticketing platform but if you’re interested in an all-in-one platform, it is not the best event management software solution for you.
Eventbrite-Marktplatz
It is easy to create a custom event page with Eventbrite Marketplace’s best event management software. You can design it according to your event and organization branding and the event type and then post it on the Marketplace. This is a great way to get the word out about your event and start selling tickets.
The Marketplace helps you create recurring events as well so you don’t have to repeat the process every time you’re hosting.
Moreover, it is also easy to connect with ticket buyers through email blasts and reminders. However, you can do all of that with a simple built-in email builder and social media ad campaigns without having to list your event anywhere. Some other event marketplaces can also list your event free of charge and get you some more traffic.
Mobile Funktionalitäten
Mit Eventbrite können sich die Teilnehmer über das Internet und das Mobiltelefon anmelden. Eventbrite hat auch eine mobile App, mit der die Nutzer die Veranstaltungen finden können, die sie interessieren. Einigen Nutzerbewertungen zufolge bietet die App jedoch nicht viele Anpassungsoptionen und erfüllt möglicherweise nicht die Anforderungen aller Nutzer.
Da es sich bei Eventbrite nicht um eine Full-Service-Software für das Veranstaltungsmanagement handelt, kann sie etwas teuer sein, wenn man bedenkt, dass Sie andere Plattformen in Verbindung mit ihr benötigen. Wenn es Ihnen jedoch mehr um die Rationalisierung des Ticketing für Ihre Veranstaltung geht, dann kann eine exklusive Plattform helfen.
Die Plattform bietet drei Preiseditionen: Flex, Pro und Premium sowie eine kostenlose Testversion. Der Flex-Preis beträgt 9,99 $ pro Veranstaltung für bis zu 100 Tickets, der Pro-Plan kostet 29 $ pro Monat für bis zu 100 Tickets, und für Details zum Premium-Plan müssen Sie sich mit dem Team in Verbindung setzen.
"Sie können wiederkehrende Veranstaltungen erstellen, was wir als besonders hilfreich empfunden haben, da wir so nicht ständig monatliche Veranstaltungen einrichten müssen." - Administrator in Marketing & Werbung
"Es gibt andere Ticketportale, die wir verwendet haben, aber sie scheinen immer komplizierter zu sein; wir mussten nie den Support von Eventbrite kontaktieren, da alles selbsterklärend ist." - Ally G., Administratorin
"Es gibt keine Möglichkeit, die Ticket-Seite individuell zu gestalten. Die Seite für den Ticketkauf ist verwirrend für Benutzer, die keine IT-Kenntnisse haben. Zum Beispiel gibt es keine Schaltfläche 'BUY TICKET'. Die Seite ist außerdem mit so viel unnötigem Zeug vollgestopft." - Benutzer in einer zivilen und sozialen Organisation
"Bitte nutzen Sie andere Plattformen, die ihre Kunden wirklich schätzen - Eventbrite gehört nicht zu dieser Gruppe." - Agentur für Medienproduktion
Best for: event reporting
Whova is one of the best event management software providers that offers to save time and lets you stay in complete control of your event.
The online event management software capabilities of Whova promise to make the job easy for you with speaker management, in-depth analytics, badges, attendance management, and more. However, users have often complained about a lack of pre-event platform training and live support services.
Sprecher & Content Management
The speaker centre from Whova is similar to Cvent in its content management capabilities. Whova enables speakers to directly upload their session details, speaker bios, headshots, and other resource material. This makes the content collection process as streamlined as possible. Although, you can expect to have to put some effort into platform training for speakers.
Die Whova-Plattform bietet außerdem über 16 vorgefertigte Vorlagen für die Seite mit den Rednerinformationen auf Ihrer Veranstaltungswebsite. Sie können eine dieser Vorlagen auswählen und so die manuelle Umsetzung des Designs und die damit verbundenen Komplikationen vermeiden. Es ist so einfach wie ein Kopieren und Einfügen. Das bedeutet aber auch, dass Sie keine vollständige Kontrolle über die Anpassung haben.
Live-Umfragen
Knowing how your event is going in real-time can be a challenge. You can use the available questions and poll templates as a starting point to save time.
Die Live-Abstimmungen und Umfragen können direkt über die Veranstaltungs-App oder sogar per E-Mail beantwortet werden. Dies macht es für die Teilnehmer einfacher, ihre Gedanken mit dem Veranstaltungsmanagement, den Moderatoren und anderen Teilnehmern zu teilen.
Eingehende Analysen und Ereignisberichte
The Whova dashboard is a great place to review and strategize your event management with real-time, pre and post-event analytics. You can see who is visiting your event pages and interacting with your content before the event.
Zu den Echtzeit-Eventdaten gehören Ticketverkäufe, Check-in-Status der Teilnehmer, Gamification-Aktivitäten und deren Ergebnisse, Live-Umfragen usw. Die Berichte nach der Veranstaltung können ebenfalls heruntergeladen werden, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu analysieren und zu sehen, wie engagiert Ihre Teilnehmer waren. Diese Zahlen können sehr nützlich sein, aber wie Sie sie nutzen, hängt ganz von Ihnen als Gastgeber ab.
Whova is one of the best event software platforms but offers no insights about any of their plans or how much they cost. Instead, their pricing page only has a form that you can fill out and wait for their team to get in touch with you.
"Whova hat alles, was man für eine Konferenzplattform braucht - aber ohne das lächerliche Preisschild! Für kleine Organisationen ist es ideal!" - Lauren M., Senior Executive Director
"Ihr Kundendienst ist erstklassig. Sie sind extrem zugänglich, sehr kompetent und sehr freundlich. Wir haben immer das Gefühl, dass wir in den besten Händen sind." - Michelle S., Geschäftsführerin
"Ein großer Mangel an Anpassungsmöglichkeiten ist im gesamten System vorherrschend - das führt natürlich zu seiner Einfachheit." - MJ C., VP Betrieb
"Der technische Support ist bestenfalls mittelmäßig, es ist nicht die benutzerfreundlichste Konferenz-App, und sie haben die Preise nach Vertragsabschluss geändert." - Angela B., Kunden-Event-Koordinatorin
"Der Kundendienst von Whova ist sehr mangelhaft. Das Customer-Success-Team ist sehr starr und unflexibel mit seinen wischiwaschiartigen Servicebedingungen. - Michael H., Programm-Manager
Best for: online meetings
Zoom Events can help you in hosting single and multiple-day conferences. However, it lacks some of the more advanced features from competitors like vFairs like customizable exhibitor hall and booths, gamification, advanced networking features, etc.
Zooms Events can be a suitable option for small-scale events if you’re not looking for an all-out event platform.
Einrichtung und Verwaltung von Konferenzen
Zoom Events best event management software can help you design multiple types of events whether they are aimed at a global audience or an internal team. You can use the platform to set up free or paid events with varying tiers.
Zoom, one of the best event software platforms, also facilitates single-day, multiple-day, and recorded event screenings. You can play one session, multiple sessions, and even concurrent sessions and record them for on-demand replays as well. However, as it lacks gamification and networking capabilities, your attendees may end up having webinar fatigue.
Event Builder
Die Plattform bietet ein einfaches Tool zum Erstellen von Veranstaltungen, mit dem Sie das Aussehen der Veranstaltung anpassen können. Sie können die Farben ändern, um das Branding Ihres Unternehmens widerzuspiegeln, und Ihre eigenen Sprecherprofile und Sitzungsinformationen einrichten.
Sie können auch das Event-Builder-Tool verwenden, um Ihre eigenen Sitzungen zu erstellen und sie nach Ihren Wünschen zu gestalten. Die Verwaltung der Inhalte für die Sprechersitzungen ist einfacher und kann auch für jede Sitzung unterschieden werden. Die Anpassungsoptionen sind jedoch weit weniger umfangreich als bei einer All-in-One-Software für das Veranstaltungsmanagement.
Ereignisanalyse
Zoom Events is a corporate event management software and thus its analytics dashboard provides data for attendee engagement, ticket sales, revenue generation, event registrations, etc. It does not include separate dashboards for event admins, hosts, speakers, or exhibitors.
The Zoom Events platform offers varying price points depending on the total number of attendees at your event.
"Zoom ermöglicht auch die Einrichtung von Nebenräumen, in denen sich verschiedene kleine Gruppen separat treffen, Entscheidungen treffen und dann an der Hauptsitzung teilnehmen können." - Lina M., Studentin
"Ich mag die Funktionalität von Zoom, insbesondere die Möglichkeit für Organisatoren, Teilnehmer sichtbar oder unsichtbar zu machen, stumm zu schalten oder nicht, auf Chat-Funktionen zuzugreifen und die Frage- und Antwortfunktion zu nutzen. Als Teilnehmer genieße ich die Option 'Reaktionen' und die Breakout-Räume." - Kailey G., CEO
"Es gibt viel bessere und billigere Lösungen, insbesondere für das Webinar". - Hamit D., Spezialist für digitales Marketing
"Ich mag es nicht, dass es so viele Ressourcen meines Computers verbraucht und gelegentlich einfriert." - Benutzer im Hochschulbereich
Best for: event marketing
Hubilo is an all-in-one event management and hosting software that can help you from the creation to the execution of your event. Apart from the event hosting functionality of the best event management software, it also offers basic networking features, marketing tools, landing pages, ticketing management, and event analytics dashboards.
The event management solution offers a robust email marketing engine and it can be a good choice if you’re looking for a platform that can help you market your event as well. However, users have complained that the tech restricts users from creating completely customized visual experiences like changing the app’s colors or designing customized landing pages.
Landing Page für Veranstaltungen
Die Hubilo Plattform bietet benutzerdefinierte Landing Page Designs, die das Ticketing und die Registrierung von Veranstaltungen erleichtern. Sie können die Seite so anpassen, dass sie das Branding der Veranstaltung widerspiegelt, die Veranstaltungsagenda, Informationen über Sitzungen und Redner hinzufügen und einzigartige Funktionen der Veranstaltung bewerben.
Der Prozess ist einfach und unkompliziert mit dem Hubilo Landing Page Builder. Sie können benutzerdefinierte Elemente hinzufügen, Formulare verwenden und Widgets hinzufügen, um Erstbesucher zu beeindrucken. Der Builder ermöglicht Vorschauen für Ihre Landing Pages und ist mit Handys und Laptops kompatibel. Allerdings haben sich Nutzer darüber beschwert, dass die Anpassungsmöglichkeiten für bestimmte Seitenlayouts im Vergleich zu anderen Anbietern begrenzt sind.
Anmeldungen & Zahlungen
Die Hubilo Plattform ermöglicht das Hinzufügen verschiedener Zahlungswege für den Online-Ticketverkauf über die Event-Landingpage. Sie können alle Ihre Ticketverkäufe für kostenpflichtige Veranstaltungen oder Registrierungen für kostenlose Veranstaltungen über dieselbe Plattform verkaufen und verwalten.
The platform offers support for ticket sales in different currencies and also facilitates refunds. You can add multiple tiers to your tickets for various user types and give out discount codes as well. However, users have faced complications while creating and tracking discount coupons as the process may not be as simple as it sounds.
E-Mail-Marketing-Engine
Mit den E-Mail-Marketing-Tools von Hubilo können Sie komplette Event-Marketing-Kampagnen über diese eine Plattform verwalten. Sie können Event-Teilnehmerlisten erstellen und Event-Einladungen oder Erinnerungsmails über den E-Mail-Builder versenden. Sie können bestimmte Teilnehmergruppen ansprechen und E-Mail-Benachrichtigungen verschicken.
Es gibt verschiedene E-Mail-Layouts, aus denen Sie wählen und den Inhalt nach Belieben bearbeiten können. Einigen Nutzern gefällt jedoch nicht, dass Sie mit dem E-Mail-Builder das Aussehen Ihrer E-Mail nicht vollständig anpassen können und ein eingeschränktes Format haben.
Auf der Hubilo-Website werden drei verschiedene Pläne erwähnt - Webinar+, Digital Events und All-In. Es werden jedoch keine Preise genannt und Sie müssen sich mit dem Vertriebsteam in Verbindung setzen, um weitere Informationen zu erhalten. Die Website ermöglicht einen Seite-an-Seite-Vergleich aller drei Stufen, um zu zeigen, was jede von ihnen beinhalten kann.
"Die Plattform ist benutzerfreundlich, sowohl im Backend als auch im Frontend. Auf der Seite des Veranstalters konnten wir schnell durch die Optionen navigieren, und alles war unkompliziert." - Bryan S., Marketing und Grafik
"Das Ticketing, die Datenbank, der Newsfeed, die Agenda-Seite und vor allem die Gamification-Funktionen, die unsere Kunden sehr schätzten, um das Engagement der Teilnehmer während der Konferenz zu steigern." - Pauline L., Leiterin der Abteilung Operations
“Several break-out rooms failed because the host could not connect the speaker and his/her slides and/or video.” – Rick V., Principal
"Ich muss zwischen den Dashboards hin- und herschalten, um die Details eines Ereignisses zu aktualisieren. Bitte lassen Sie alles in EINEM Dashboard, damit es bequem ist." - Agentur für Umweltwissenschaften
Best for: event ticketing
Timely event management platform isn’t an all-in-one solution for setting up events but it can help with managing ticketing and calendars. This feature makes it the best event management software for small business owners and enterprise-level clients can benefit from it too. That’s one of the reasons why we’ve listed it as one of the best event management software.
From creating your event and listing it on Timely to the actual execution, the platform facilitates you at all steps. You can promote your event using the marketing solutions, organize everything with the calendar tool, and set up attendee registrations and check-ins.
All this makes the platform a good alternative to solutions that offer ticketing and registrations only but a more holistic event management platform like vFairs will have more functionality.
Veranstaltungskalender
Timely lets you create a custom event agenda for your attendees which can be accessed through mobile and web. You can also customize it according to your brand image and logo to attract your audience. The event calendar can have single-day, multiple-day, and recurring events and the setup only takes a few minutes.
Der Eintrag im Veranstaltungskalender hilft Ihnen, Ihre Veranstaltung zu verwalten, zu teilen und zu vermarkten. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, Bilder, Tabellen, Dokumente, Videos und Links zu Meetings zu Ihrem Kalender hinzuzufügen. Sie können eine White-Label-Veranstaltungsliste für Ihre Website mit einem beeindruckenden visuellen Design erstellen. Sie müssen lediglich den Code in eine beliebige Webseite einbetten, und schon kann der Kalender auch Teil Ihrer eigenen Website sein.
Tools zur Veranstaltungsregistrierung
Sie können die Erfahrung Ihrer Teilnehmer aufwerten, indem Sie die Online-RSVP-Funktion wählen. Sie können mit Timely auch individuelle Online-Registrierungsseiten erstellen, die dem Branding Ihrer Organisation entsprechen. Die Vorlagen für die Registrierungsseiten sind bereits verfügbar und Sie haben nicht viel Spielraum für Anpassungen.
Das Timely Event Registration System kann in Ihre bestehende Website integriert werden und wird trotzdem professionell und nativ aussehen. All dies funktioniert jedoch nur, wenn Sie bereits eine Veranstaltungswebsite haben, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Viele andere Mitbewerber, wie vFairs, bieten an, individuelle Landing Pages für Ihre Veranstaltung zu erstellen, die Anmeldeformulare und Tagesordnungen enthalten können.
Ticketing-Lösung für Veranstaltungen
Timely bietet auch eine nahtlose Lösung für das Event-Ticketing an, die ein Selbstbedienungsportal ist, das über Web und Handy zugänglich ist. Die Teilnehmer können Tickets online kaufen und sicher über das Portal bezahlen
The ticketing solution can be incorporated with the event calendar so any leads can be converted to ticket sales. However, all this can get expensive if you’re hosting on another event platform. A more holistic solution that offers a complete event management toolkit along with other hosting features might be a better choice.
Timely bietet eine kostenlose Veranstaltungskalender-Software an, die für Einzelpersonen geeignet sein kann. Wenn Sie jedoch ein KMU mit mehreren Veranstaltungen pro Jahr sind, benötigen Sie das Premium-Eventmanagement-Softwarepaket. Timely bietet eine kostenlose Testversion an, aber es sind keine Preise verfügbar. Sie können einen Termin mit einem der Vertriebsmitarbeiter vereinbaren, um einen personalisierten Plan für Ihre Veranstaltung zu erhalten.
“I like how user-friendly it is to add items to your calendar. The layout and look of the calendar is great also.” Kat D.
"Ich bin begeistert, wie flexibel diese Software ist! Wir haben Veranstaltungen, die sich das ganze Jahr über wiederholen, mit zufälligen Pausen und freien Wochen/Tagen. Mit dieser Software ist das Veranstaltungsmanagement ein Kinderspiel." - Stephen O.
“I think their biggest downfall is the lack of knowledge base on how to use certain aspects of the software.” – Vicki L.
"Nachdem wir herausgefunden haben, dass wir die Online-Cloud-Version nutzen und unsere Systeme geändert haben, war es großartig, aber der Weg dorthin war mühsam." - Jean Y., Lebensmittel und Getränke
Best for: event customization
Airmeet is a powerful and one of the best event management software platforms offering a range of different solutions.
No matter what the size or type of your event is, their AirControl online event management software solution gives you the ability to manage all with a single dashboard. So, the solution is tailor-made for larger virtual events as well as small online conferences. The software can assist with event entry, and ticketing, and offers customization options for the event.
Kartenverkauf & Registrierung
Die Registrierung von Veranstaltungen kann eine der schwierigsten Aufgaben sein, und ohne ein geeignetes Ticketing-System sind Sie möglicherweise nicht in der Lage, sie zu bewältigen. Airmeet kann Ihnen dabei helfen, das Ticketing für Veranstaltungen, Online-Zahlungen und die Verwaltung der Registrierungen über die Plattform einzurichten. Sie können verschiedene Stufen für kostenpflichtige Veranstaltungen einrichten und den Zugang für exklusive Ticketinhaber einschränken oder erweitern.
Die Teilnehmer können Tickets online kaufen und über sichere Gateways problemlos bezahlen. Sie erhalten Zugang zu Teilnehmerinformationen wie Namen und Kontaktdaten. Diese Informationen können verwendet werden, um ihnen automatische E-Mails und Erinnerungen zu senden.
CRM-Integrationen
CRM- und E-Mail-Automatisierungstools können für das Veranstaltungsmanagement wichtig sein. Airmeet bietet einfache und schnelle Integrationen von Drittanbietern mit Ihren bereits vorhandenen Eventmanagement-Tools. Sie können alles innerhalb der gleichen Plattform einrichten und vermeiden die Mühe, Daten von einem Ort zum anderen zu verschieben.
Airmeet bietet eine Reihe verschiedener Lösungen an und es gibt eine Preisseite auf der offiziellen Website, auf der kostenlose und drei weitere kostenpflichtige Pläne namens Premium Webinars, Virtual Events und All-In Suite erwähnt werden. Es gibt jedoch keine detaillierten Preisangaben für einen dieser Pläne. Sie können mehr Informationen erhalten, indem Sie mit einem Airmeet-Vertreter sprechen.
"Die Plattform selbst ist sehr benutzerfreundlich. Airmeet hat es unseren Teilnehmern ermöglicht, in Echtzeit miteinander in Kontakt zu treten, was hoffentlich zu neuen Geschäftspartnerschaften und Investitionen führt. Außerdem war das Support-Personal wirklich leicht zu erreichen, wenn wir Probleme hatten." - Emily C., Programm-Managerin
"Airmeet bot uns eine optisch sehr ansprechende Plattform für unsere Veranstaltung und war so einfach zu navigieren, dass es keine großen Probleme verursachte. Wir waren in der Lage, die Teilnehmer auf unterschiedliche Weise effektiv anzusprechen." - Jeremiah G., Verkaufsleiter
"Es gibt einen übermäßig langwierigen Anmeldeprozess für jede Anmeldung, was eine große Abschreckung ist. - Abhijit P., Leiter der Abteilung für studentische Angelegenheiten
"Die Konferenzmanagement-Funktionen und der Kundensupport von Airmeet waren beide ziemlich schlecht. Wir hatten eine Reihe von Problemen beim Einrichten der Veranstaltung und es fehlen Funktionen für die Verwaltung von Tickets/Teilnehmern." - Administrator für Veranstaltungsdienste
Best for: attendee management
GoTo Webinar is one of the emerging favourites for professional event management software. It is an all-in-one webinar and conference management platform and makes it to the list of best event management platforms as well by offering event management services. GoTo Webinar also offers an event producer for extensive white-glove and technical support throughout your event. They will handle all the behind-the-scenes technicalities while you focus on your attendees and give them good value for their time.
However, they market themselves primarily as a virtual conference platform with some good webinar management and hosting features. You may be able to get more holistic features with other platforms, have a look at GoTo Webinar’s comparison with vFairs, to make the best choice.
E-Mail-Marketing-Automatisierung
GoTo Webinar can also help market your event with its built-in email marketing features and contact list management. You can send out email blasts to all event registrations and manage the responses through the powerful CRM and email automation software integrations. However, users have had issues with the platform’s interface as it may look outdated compared to other platforms.
Teilnehmer-Management
GoTo Webinar can help you with attendee management features like contact card management, event registrations, ticketing support, etc making it a top event management software. Tickets can also be purchased online through the event platform.
However, GoTo Webinar only accepts payments through Stripe. This is a huge setback for the platform as there are a variety of payment options commonly used like Paypal, Wise, and Venmo. whereas other platforms can give you more options.
Sie erhalten umfassende Unterstützung, um die Teilnehmer zur Veranstaltung zu bringen und sicherzustellen, dass es keine Probleme bei der Anmeldung gibt. In diesem Punkt bleibt die Plattform jedoch hinter einigen ihrer Konkurrenten zurück. Es gibt nur minimale interaktive und Netzwerkfunktionen für die Teilnehmer. Es gibt keine Möglichkeit, dass die Teilnehmer miteinander kommunizieren können, und das lässt bei einer virtuellen Veranstaltung viel zu wünschen übrig.
Engagement Dashboard
The platform also offers reliable event reports that you can download and view later as well. There is an engagement dashboard that can highlight key in-event analytics such as a number of webinar views, etc. You can use these analytics to understand your attendees better and know which mediums are getting you the most traffic.
Darüber hinaus können die Teilnehmerberichte sehr umfassend sein, so dass Sie das Verhalten der Teilnehmer analysieren und ihr Interesse an der Veranstaltung aufrechterhalten können. Die Analysen erleichtern die Verfolgung von Engagement, NPS, Leistung und anderen wichtigen Metriken.
There is a pricing page on their website that offers detailed information about their plans and packages. There are four plans, Lite, Standard, Pro and Enterprise with some basic features and the ability to add on more as you like. However, a free trial is only available for the Pro feature which makes it the most popular one as well.
Die Preise für die Plattformpläne sind $59 pro Monat für Lite, $129 für Standard, $249 für Pro und $499 für Enterprise. Die Preise können auf der gleichen Seite auf andere Währungen wie AUD, CAD, GBP und EUR umgestellt werden, was ein praktisches Add-on ist.
"Ein großartiger Punkt, den scheinbar keine andere Plattform bietet, ist die Möglichkeit, mehr als einer Person (Diskussionsteilnehmer oder Organisator) die Kontrolle über Tastatur und Maus zu geben, so dass der Übergang zwischen den Sprechern nahezu nahtlos ist." - Lisa C., Bildungsmanagerin
"Ich kann meinen Teilnehmern nicht nur benutzerdefinierte Fragen stellen, sondern auch automatische Follow-up-E-Mails einrichten, meine Aufzeichnungen bearbeiten, bevor ich einen Link veröffentliche, die Teilnehmer anhand eines Quellcodes verfolgen, mehrere Arten von Berichten herunterladen und ich hatte noch nie eine Störung während einer Live-Veranstaltung." - Christina B., Leiterin Marketing-Programme
"Die Schnittstelle ist sowohl für die Organisatoren/Panelisten als auch für die Teilnehmer sehr schwierig. Sie ist sehr klobig und nicht benutzerfreundlich." - Benutzer im Krankenhaus & Gesundheitswesen
"Es dauert ewig, sich anzumelden und die Anwendung zu starten, und sie friert oft mitten im Webinar ein." - Tony V
If you’ve read all the way to here, you’re surely a little closer to answering the burning question: what is the best event management software?
Event management is a holistic task with multitudes of things to worry about. You have to pick the best event management solution and make sure it has the event management tools you would need to make your event a success. Read reviews on G2, Capterra, and other software review sites. Book a demo with the shortlisted solutions you have in mind before you make the final call!
Die Wahl der richtigen und besten Eventmanagement-Software kann davon abhängen, was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen wollen. Finden Sie zunächst Ihre eigenen Erwartungen und Anforderungen an die Veranstaltungstechnik heraus. Recherchieren Sie nach den besten Plattformen, die die von Ihnen gewünschten Lösungen anbieten. Informieren Sie sich dann über die einzelnen Plattformen und wägen Sie deren Vor- und Nachteile ab, wobei Sie Ihr Veranstaltungsbudget und Ihre Preise im Auge behalten sollten.
Einige unabdingbare Voraussetzungen für jede Veranstaltungsmanagement-Software sind: - Ticketing-Lösung - Landing Page für Veranstaltungen - Automatisierungswerkzeuge für E-Mail-Marketing - Mobile App für Teilnehmer, Ausweisdruck, Lead-Erfassung und mehr - Leistungsstarke Integrationen, z. B. in CRM-Software - Detaillierte Berichte während und nach der Veranstaltung - Eine beeindruckende virtuelle Umgebung - Engagierter Kundenservice
Eine Software für das Veranstaltungsmanagement kann zwischen einigen hundert und einigen tausend Dollar pro Monat kosten. Die meisten Softwarelösungen für Veranstaltungen bieten Jahreslizenzen an.
Syeda Hamna Hassan
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