Cómo crear una estrategia para su jornada de puertas abiertas virtual [Kit de planificación gratuito].

Las jornadas de puertas abiertas son una forma estupenda de promocionar su universidad, mostrar el campus a los futuros estudiantes y permitirles conocerlo de primera mano. Los estudiantes pueden hacerse una idea de la vida en el campus, y las universidades pueden conectar con los estudiantes. En cualquier caso, una jornada de puertas abiertas ofrece más a su público objetivo que un folleto. A jornada de puertas abiertas virtual sigue siendo una jornada de puertas abiertas, pero en un "lugar virtual".

Los eventos virtuales son una parte importante del futuro. Los profesionales del marketing no pueden negar sus ventajas. Permiten llegar a un público mundial y ayudan a analizar el evento y su éxito con datos empíricos. Incluso eliminan la necesidad de viajar y los gastos añadidos. Por este motivo el 71% de los profesionales del marketing esperan que los eventos virtuales continúen más allá de 2020.

A medida que la gente se va haciendo a la idea de lo virtual, estamos aquí para ayudarle a maximizar los beneficios que obtiene de su jornada de puertas abiertas virtual.  

Lo más probable es que ya esté planificando sus jornadas de puertas abiertas virtuales para este año. 

¿Pero no sabe por dónde empezar a planificar? 

Sabemos lo importante que es para usted causar una buena impresión y conectar eficazmente con sus futuros estudiantes. Por eso hemos preparado una hoja de planificación para ayudarte a crear una estrategia para tu jornada de puertas abiertas virtual. 

Sin más dilación, ¡vamos allá! 

Estrategia para la Jornada de Puertas Abiertas Virtual

Defina su plan de eventos

Cree un plan para su evento, empezando por lo básico. Fije objetivos, esboce metas y diríjase a su público. Definir un plan claro para su evento le ayudará a mantener el rumbo, sin permitirle desviarse de sus objetivos finales.

Tenga en cuenta lo siguiente cuando empiece a definir el plan de su evento:

• Objetivos: lo que espera conseguir, estableciendo objetivos e indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el éxito de su evento.
• Público objetivoDefina a quién se dirige, quiénes son los responsables de la toma de decisiones y los grupos destinatarios a los que desea llegar.

• Plataforma de eventos virtualesPlataforma de eventos virtuales: investigue los proveedores de plataformas de eventos virtuales para ver cuál se adapta a sus necesidades y puede traducir sus requisitos en un evento virtual
• Estrategia del evento: identificar patrocinadores, paquetes de patrocinio, procesos de venta de entradas, salas de exposición

Consejo profesional: Antes de seguir adelante con tu proceso de planificación, traza tus hitos. Esto le ayudará a controlar sus objetivos, tareas y plazos. De este modo, podrá celebrar su jornada de puertas abiertas virtual en el plazo previsto.

A partir de aquí, la creación de su estrategia será más fácil, ya que conocerá sus objetivos, su público objetivo y dónde va a su jornada de puertas abiertas virtual.

Sin embargo, la siguiente pregunta es dónde aterriza su público objetivo. La respuesta es sencilla. En su página de destino. 

Diseñar una página de destino atractiva

Aquí es donde se dirigen todos sus esfuerzos de marketing. Aquí es donde su público objetivo acude para obtener toda la información relativa a su jornada de puertas abiertas virtual. Desde las fechas del evento, los horarios y el orden del día, todo se muestra aquí. Su página de aterrizaje del evento página de aterrizaje también debe crear expectación: los visitantes deben estar deseando asistir. Ofrezca adelantos del evento y destaque a los ponentes que asistirán.

Además, asegúrese de que existe un formulario de registro para recopilar eficazmente los datos de los consumidores. Cree formularios de registro que sean rápidos de rellenar y agradables a la vista. Intégrelos con herramientas que le permitan recopilar datos de los consumidores. Por ejemplo, la integración con un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) podría ayudarle a recopilar información básica como nombres, números y direcciones, etc. Esta información podría ser valiosa en futuras actividades promocionales.

En vFairsla creación de su página de aterrizaje no supone ningún esfuerzo gracias al apoyo constante del equipo del proyecto, que se asegura de que el proceso sea perfecto desde el principio.

Y por último, ¡ponga en marcha su página de aterrizaje! 

Consejo profesional: cree páginas de aterrizaje de eventos rastreables. Esto le permite recopilar datos sobre qué métodos de promoción de eventos están funcionando mejor y qué método tiene el mayor ROI.

Ahora que ha conseguido atraer visitantes a su evento. Hablemos de cómo retenerlos. Mantenerlos comprometidosy ayudarles a interactuar con otros asistentes, expositores y anfitriones determinará en gran medida el éxito de su evento.

Asegúrese de incluir las siguientes características que impulsarán los niveles de participación de su evento.

Desarrollar contenidos informativos

Necesita contenidos que mantengan la participación efectiva de sus asistentes. Despierte su interés con documentos y vídeos interactivos. El contenido ofrece un valor tangible a sus asistentes. 

Por lo tanto, tenga en cuenta lo siguiente a la hora de diseñar su estrategia de contenidos: 

• Vídeo de bienvenidada la bienvenida a los asistentes, esboza el orden del día, guía a los asistentes por el evento y prepara el terreno para el resto de la jornada de puertas abiertas virtual.
• Sobre nosotrosAñade información básica sobre tus escuelas, departamentos, programas, vida en la ciudad, vida en el campus. Añade vídeos cortos sobre historias de éxito de antiguos alumnos.
• Recorrido por el campusVídeo de visita en el que se muestra a los estudiantes el campus, incluyendo alojamientos, cafetería, instalaciones deportivas y auditorios.
• Guía de la zonaDónde comprar productos de primera necesidad, lugares turísticos y de ocio, estaciones de autobús y tren, cómo llegar y salir del campus...
• Información sobre visadosTramitación de visados, listas de control y plazos

Independientemente de que elija vídeos o documentos, su contenido debe ayudar a los estudiantes a tomar su decisión y a que el proceso, que de otro modo resultaría intimidatorio, no les suponga ningún esfuerzo. Los estudiantes deben poder descargar este material para consultarlo más adelante. 

Atractivos stands de expositores

Los stands de los expositores son también un centro de información. Atraer a los estudiantes a los stands y asegurarse de que se quedan y obtienen la información necesaria es esencial. Se pueden instalar puestos de información sobre ayuda financiera, trámites de visado, alumnado y servicios profesionales para que los estudiantes dispongan de información relevante sobre cada uno de estos temas. Disponerlos de forma clara ayudará a tu público a navegar fácilmente por ellos. La incorporación de algunas de estas características mantendrá el interés de los asistentes:

• Chat: incluya un botón de "chat", asigne asistentes a las salas de chat que permitan una comunicación eficaz y añada un horario de estudiantes que gestionen las salas de chat
• Notas de los ponentes: responder a las preguntas más frecuentes de las jornadas de puertas abiertas anteriores
• Documentos y vídeos descargables: añada listas de comprobación, instrucciones, documentos clave y vídeos que presentan información valiosa.

Consejo profesional: Añade stands informativos sobre los distintos departamentos, universidades, sociedades y actividades que se desarrollan en tu universidad. Esta es una oportunidad para destacar adecuadamente todo lo que ofrece tu universidad.

Sesiones de ponentes

Organizar sesiones con ponentes de los que el público pueda aprender y con los que pueda identificarse también puede ser una gran aportación a sus jornadas de puertas abiertas virtuales. Invita a antiguos alumnos de éxito para que hablen de su trayectoria en la universidad y más allá de ella. Algunos miembros destacados del profesorado o consejeros de carrera pueden hablar sobre la elección de carreras, un programa de grado e incluso decidir qué cursos tomar. Puedes hacer planes para:

• live sessions, where speakers can host a dialogue with their audience
• sesiones semivídeo, en las que se reproduce un vídeo pregrabado pero los oradores están disponibles a través de una función de chat, o
• pre-recorded presentations and webinars, where the audience can watch the presentation on their own time. 

No olvide crear los horarios de las sesiones para que los asistentes sepan cuándo tendrá lugar cada una de ellas. Configure las sesiones en su plataforma de eventos virtuales y añada recordatorios en la plataforma para las sesiones de los ponentes, de modo que los asistentes puedan recibir un aviso cada vez que vaya a comenzar una sesión concreta. 

Red

Los futuros estudiantes y sus padres acuden a la jornada de puertas abiertas virtual para conocer mejor la universidad, el profesorado y la vida en general. Así que asegúrate de que lo sepan de primera mano. Cree una plataforma de contactos en la que puedan hablar con estudiantes actuales, profesores y jefes de departamento para saber más sobre su universidad. 

Consejo profesionalpara relacionarte con algunos estudiantes objetivo, concierta reuniones 1:1 o sesiones de chat en grupo para hablarles de sus requisitos y destacar lo que tu universidad puede ofrecer a cambio. Estos estudiantes que vienen del instituto pueden seleccionarse en función de su nota media, sus actividades extracurriculares o sus preferencias de programa.

Crear un espacio virtual accesible

Su plataforma virtual de jornada de puertas abiertas debe ser un espacio acogedor para todos. Permitir que las personas con discapacidades y con diferentes idiomas participen cómodamente puede suponer un gran avance para usted. Por eso, asegúrese de que su evento es accesible para la comunidad de ciegos y sordos. accesible. Desde la navegación hasta el contraste de colores, pasando por un tamaño de letra grande, narraciones de páginas y webinars subtitulados, estos pequeños añadidos pueden permitir que todo el mundo se sienta bienvenido.

Además, es posible que asistan a su jornada de puertas abiertas virtual desde otro país y se sientan cómodos con diferentes idiomas. Permita que estas personas participen integrando funciones como KUDO. Esta función le permite organizar seminarios web multilingües y sesiones de preguntas y respuestas. Kudo también le ayudará a atender a la comunidad sorda, ya que permite traducciones al lenguaje de signos.

Y por último, ¿cómo hacer todo este esfuerzo sin crear algo de ruido? 

Marketing marketing marketing... y algo más de marketing

Después de crear una página de aterrizaje y una plataforma interactiva para tu jornada de puertas abiertas virtual, ¡díselo al mundo! Corrala voz por todas partes. Utiliza tus redes sociales y tu sitio web para promocionar tu jornada de puertas abiertas virtual. Haz que tus alumnos y profesores corran la voz. Incorpora a antiguos alumnos que sean figuras destacadas y tengan seguidores. Las personas que acudan a tu evento como ponentes o que sean patrocinadores pueden servirte de apoyo.

El marketing es la culminación de toda su sangre, sudor y lágrimas para dar vida a este evento, así que no deje piedra sin remover. 

Y por último, hablemos del evento. Qué hacer antes, durante y después de la jornada de puertas abiertas virtual. 

La recta final

Por último, ha creado su plataforma virtual de jornada de puertas abiertas. También debe tener listo su plan de juego para unas horas antes del evento, su estrategia para el evento y después del evento.  

Día anterior al evento

• repasar el evento virtual con su jefe de proyecto
• compruebe si todas las funciones están instaladas y funcionan correctamente  
• realizar pruebas con todos los oradores a través de la plataforma de presentación
• hacer una campaña rigurosa en las redes sociales
• enviar un correo electrónico recordatorio del acto
• Utilizar un potente botón de llamada a la acción que anime a participar.
• crear su propio número de centro de llamadas que puede añadir a su página de destino para ofrecer asistencia

Día del evento

• asegurarse de que los estudiantes y los padres puedan navegar fácilmente por la sede virtual 
• siga de cerca el acontecimiento; en caso de problemas técnicos, informe inmediatamente a su jefe de proyecto
• gestionar el mostrador de información
• seguimiento de los informes sobre asistencia y afluencia en los puntos críticos. 
• controlar quiénes de los preinscritos no se han apuntado y enviarles un recordatorio por correo electrónico

Día posterior al evento

• agradecer a los inscritos que asistieron
• enviar correos electrónicos de agradecimiento a los padres y alumnos que asistieron a la jornada de puertas abiertas virtual
• envíe correos electrónicos a las personas que no asistieron; añada algunos documentos útiles sobre su universidad, información sobre escuelas, departamentos, etc. para ayudarles
• Obtenga información de su gestor de proyectos sobre el desarrollo de la jornada de puertas abiertas virtual, las mejoras que pueden introducirse la próxima vez y los problemas técnicos que podrían evitarse. 
• obtener estadísticas y análisis de eventos

Reflexiones finales

La idea de una jornada de puertas abiertas virtual no es sólo conocer a los futuros estudiantes, sino también promover la vida y las experiencias que les esperan en su universidad. Su objetivo final debe ser ayudarles en su toma de decisiones y guiarles a través de este proceso. Así que asegúrate de que les proporcionas los conocimientos necesarios para que puedan tomar por sí mismos esta decisión tan angustiosa. 

Eche un vistazo a las exitosas jornadas de puertas abiertas virtuales de IE Business School y Royal Holloway. jornadas de puertas abiertas virtuales.

Puede descargar su kit de planificación gratuito para ayudarle a organizar la jornada de puertas abiertas virtual más memorable.