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Las conferencias, ferias comerciales, salones profesionales y seminarios están muy extendidos en la mayoría de las empresas y grandes organizaciones. Estos actos forman parte de campañas de mayor envergadura para atraer a un público más amplio, seducir a quienes buscan empleo o lanzar nuevos productos. A medida que la gente vuelve a los eventos presenciales e híbridos, ¿qué lugar ocupan los eventos virtuales? ¿Siguen teniendo futuro en el sector de los eventos? Sí. Los eventos virtuales serán un aspecto importante de la estrategia global de eventos de cualquier organización en el futuro, ya que ofrecen muchas ventajas. Permiten contratar talentos en todo el mundo, poner en contacto a profesionales sin complicaciones y llegar a un público más amplio, además de ser inclusivos, rentables y cómodos.
Los eventos virtuales son una alternativa digital a los eventos presenciales a los que pueden asistir personas de todo el mundo. Un evento virtual tiene lugar en directo a través de vídeo en plataformas como Zoom, Microsoft Teams o Facebook Live. Las personas pueden reunirse, intercambiar ideas y hacer negocios con personas de todo el mundo a través de un evento virtual. Pueden ser desde pequeñas reuniones privadas en línea hasta grandes eventos con decenas o incluso cientos de miles de personas.
Aunque muchos eventos virtuales intentan replicar la organización de una conferencia o reunión en persona, cada vez son más los eventos virtuales que desarrollan su propia estructura. Ahora se pueden diseñar interactivas personalizadas y stands de ferias para ayudar a la gente a hacer negocios. También puede reclutar candidatos y organizar juegos y actividades interactivas, como fotomatones, utilizando plataformas de eventos virtuales. Gracias a las integraciones, podrá tener verdaderas oportunidades de establecer contactos cara a cara a pesar de ser virtuales, haciendo uso del propio vFairs Conexión espacial de vFairs.
Organizar con éxito un evento virtual requiere tecnología especializada. Aunque es posible utilizar herramientas propias, ello implicaría una planificación y una gestión considerables. Los eventos virtuales dependen de varias herramientas, pero las ventajas de recurrir a empresas de planificación de eventos virtuales superan con creces el valor de cada una de ellas. Puedes organizar eventos virtuales utilizando herramientas de videoconferencia como Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts o incluso plataformas de redes sociales. El punto clave es que los organizadores no están limitados por la ubicación, lo que ofrece numerosas oportunidades de conexión con el público.
Hoy en día, las plataformas de eventos en línea son habituales y ofrecen características únicas, como stands de exposición interactivos y opciones de creación de redes. También permiten la integración con múltiples plataformas para una experiencia de evento virtual sin fisuras. vFairspor ejemplo, es una de las mejores plataformas de eventos virtuales con funciones personalizables y fáciles de usar para mejorar la experiencia de los asistentes.
Los eventos híbridos y virtuales comparten un objetivo común: reunir a la gente. Sin embargo, elegir entre eventos híbridos y virtuales puede ser un dilema para muchos planificadores de eventos. Los eventos virtuales permiten a los asistentes participar exclusivamente a través de una plataforma en línea, mientras que las plataformas de eventos híbridos pueden combinar lo mejor de ambos mundos.
Algunos asistentes pueden sintonizar virtualmente a través de una transmisión en directo, mientras que otros asisten en persona. Las empresas también pueden incorporar eficazmente sus eventos presenciales utilizando plataformas de eventos virtuales como vFairs para ampliar su alcance global. En un espectro, los eventos híbridos se sitúan en medio de los eventos presenciales y virtuales.
Los actos virtuales son lo contrario de eventos presenciales ya que se celebran exclusivamente en línea, sin interacciones humanas físicas. Los eventos presenciales tienen un público en vivo y físicamente presente, y un lugar de celebración, y pueden exigir más de los organizadores del evento en términos de costes y logística. Todos los asistentes al acto, incluidos los anfitriones y los ponentes, deben estar presentes en el lugar en el momento del evento.
Las reuniones virtuales son interacciones y colaboraciones en tiempo real que tienen lugar en línea mediante una herramienta de audio, vídeo o chat como Zoom, Skype, Google Meet, etc. Los eventos virtuales suelen ofrecer mucho más que reuniones virtuales para atraer a los asistentes. Pueden tener un vestíbulo, ponentes principales, mesas redondas, salas de networking, un muro de redes sociales o juegos como una búsqueda del tesoro, etc.
Aunque la mayoría de los eventos virtuales implican reuniones virtuales de un modo u otro, no es necesario que todas las reuniones virtuales formen parte de un evento. Las reuniones virtuales pueden ser interacciones individuales, como una reunión de colaboración en el lugar de trabajo, un ayuntamiento o una clase en línea, y en su mayoría son internas. Sin embargo, los eventos virtuales suelen estar diseñados para asistentes específicos y se dirigen a un público objetivo ajeno a su organización.
Los eventos virtuales pueden ser una excelente forma de aumentar los ingresos y hacer un seguimiento de los datos clave sobre su público. También ayudan a los organizadores a ampliar su audiencia y promover la inclusión. Los eventos virtuales pueden distribuir el contenido, las oportunidades de establecer contactos y los beneficios del evento a lo largo de varios días o interacciones, proporcionando a los asistentes más valor. Además, los organizadores pueden mantener los eventos virtuales en línea incluso después de su finalización, lo que permite a los participantes acceder a los contenidos a la carta y garantiza un impacto y un compromiso más duraderos.
El futuro de los eventos virtuales promete ser dinámico y transformador, ofreciendo una mezcla de innovación tecnológica, personalización y sostenibilidad. A medida que las experiencias digitales sigan ganando protagonismo, los eventos virtuales seguirán siendo una valiosa herramienta para conectar a las personas, compartir conocimientos y alcanzar diversos objetivos en todos los sectores. Las empresas de todo el mundo pueden crear eventos virtuales muy atractivos y gratificantes con una planificación cuidadosa y un enfoque estratégico bien estructurado.
Las conferencias virtuales reúnen a profesionales de todo el mundo en torno a un tema de aprendizaje y debate. Incluyen sesiones, breakouts y keynotes, con la flexibilidad de tener múltiples sesiones y herramientas de participación comunitaria. Los asistentes pueden ver las ponencias en directo y personalizar su agenda con contenidos a la carta.
También tiene la opción de pregrabar o retransmitir en directo el contenido. Muchas empresas optan por pregrabar las ponencias para que el evento se desarrolle sin contratiempos, sin dejar de ofrecer sesiones de preguntas y respuestas en directo con los ponentes, lo que ha demostrado ser muy eficaz.
Cualquier experto en marketing le dirá que las ferias comerciales son excelentes para impulsar las ventas, generar clientes potenciales y reforzar la imagen de marca al tiempo que se llega a un público más amplio. Las ferias suelen ser eventos muy exclusivos. Muchas marcas y empresas del sector se reúnen para hablar de sus últimos productos o simplemente para conectar con su público.
Los mismos principios se aplican a ferias virtuales. Puede invitar a empresas y expertos del sector, montar stands de exposición, organizar sesiones magistrales, exponer productos y servicios e interactuar con su público a través de una plataforma virtual. La ventaja es que sus asistentes pueden ser desde un público más local hasta compradores o clientes potenciales de todo el mundo.
Las ferias de empleo virtuales permiten a los candidatos reunirse con reclutadores y otros empleados para contratar para puestos vacantes en su empresa. Aprenderá más sobre el proceso de contratación y establecerá contactos con empresas interesadas en contratarle. Cuando asista a una feria de empleo virtual en lugar de a un evento presencial, no tendrá que hacer cola para hablar con los reclutadores. Al inscribirse en una feria profesional virtual, se inscribe en horarios específicos, lo que le asegura un lugar para hablar con las empresas que le interesan.
A feria de empleo virtual es un evento en línea que ayuda a múltiples empleadores a contratar candidatos de cualquier parte del mundo. Reclutadores y demandantes de empleo se reúnen en un entorno virtual para intercambiar información sobre ofertas de empleo a través de redes virtuales, stands interactivos y sesiones informativas. Estos eventos son utilizados con mayor frecuencia por escuelas que buscan colocar a estudiantes en carreras profesionales y asociaciones que buscan apoyar a sus miembros. Muchas empresas de tecnología para eventos de contratación ofrecen plataformas virtuales de alojamiento de webinars y chats, como vFairs, que puede utilizar para organizar una feria de empleo específica.
La formación facilitada por el empleador es ahora más que habitual en entornos virtuales, ya que las organizaciones realizan negocios virtualmente y los empleados trabajan a distancia. La formación virtual reproduce esencialmente los fundamentos de la formación presencial en una plataforma virtual. Se trata de una clase de formación muy atractiva, dirigida por un instructor, con objetivos de formación claramente definidos y participantes que se reúnen en un entorno de aula basado en la web.
A graduación virtual es aquella en la que los estudiantes y sus familias de todo el mundo pueden entrar en un entorno 3D de fácil manejo que sigue el modelo de su centro de estudios. Las páginas de inicio y registro personalizadas pueden entusiasmar a los estudiantes y sus familias. También puede aumentar la autenticidad con funciones como avatares animados de graduados, disponibles en plataformas como vFairs.
A exposición virtual es un evento en línea que se organiza en una plataforma de exposición virtual integral basada en la web. Permite a los expositores mostrar su oferta, conocer a posibles clientes y consolidar su presencia en el mercado. Personas de todo el mundo pueden asistir a exposiciones virtuales, por lo que usted puede maximizar la visibilidad de sus expositores llevándolos a un escenario global.
Existen varios tipos de eventos virtuales. Veamos algunos de los mejores eventos organizados en la plataforma vFairs:
CTICEl ICTC, un centro nacional canadiense de conocimientos especializados, tenía como objetivo poner en contacto a profesionales con formación internacional (IEP) con empresarios del sector de las TIC de Canadá. Para lograrlo, se asociaron con vFairs para organizar una feria virtual de carreras profesionales. vFairs ofreció apoyo completo al ICTC desde la planificación hasta la ejecución, garantizando el éxito del evento.
Las vFairs permitieron celebrar seminarios web para que el CTIC ofreciera sesiones informativas sobre diversos temas. Los expositores, incluidos empleadores y PYME, dispusieron de stands virtuales personalizados para mostrar sus organizaciones, ofertas de empleo y entablar contacto con los asistentes en tiempo real. La exitosa feria profesional contó con más de 180 asistentes, más de 1.100 visitas a los stands y más de 50 seminarios web. Este evento facilitó la creación de redes, la búsqueda de empleo y el intercambio de conocimientos, promoviendo el crecimiento de la industria canadiense de las TIC y las oportunidades de empleo para los profesionales del sector.
Harbor Wholesale feria virtual con vFairs se tradujo en un aumento de las ventas del 35% en comparación con sus ferias anteriores. Uno de los factores clave de este extraordinario éxito fue que el equipo de Harbor Wholesale se dio cuenta de que vFairs ofrecía todos los elementos esenciales de una feria presencial, pero en formato virtual. Los asistentes podían sumergirse en un entorno que se asemejaba mucho a un evento físico, lo que mejoraba su experiencia global.
Entre estas características se incluían un vestíbulo animado con avatares, un emocionante pabellón de exposiciones con stands personalizables, un auditorio realista con sesiones de ponentes y mucho más. El éxito del evento demostró que la inversión de Harbor Wholesale en ferias virtuales con vFairs no sólo fue una decisión estratégica acertada, sino también un testimonio del poder de la tecnología innovadora a la hora de remodelar la forma en que las empresas conectan con su público y obtienen resultados.
En Universidad de Dundee ofreció un total de 67 presentaciones de sus programas y facultades durante la jornada de puertas abiertas. De ellas, 60 tuvieron lugar en tiempo real el mismo día del evento. Se pudo acceder a estas presentaciones en directo a través de enlaces, y los asistentes también pudieron ver más tarde las versiones grabadas utilizando la plataforma vFairs. Además, cada facultad dispuso de un stand de exposición virtual para mostrar sus programas, cursos y la experiencia de los estudiantes durante la jornada de puertas abiertas virtual de la Universidad de Dundee. Esto permitió a los estudiantes explorar los distintos programas y recabar información de diversas maneras.
El análisis posterior al evento fue otro aspecto valioso del evento virtual. El equipo pudo hacer un seguimiento rápido y sencillo de la asistencia y participación en el seminario web, lo que proporcionó información valiosa.
Los eventos virtuales tienen numerosas ventajas, la más importante de las cuales es que eliminan la logística y las limitaciones asociadas a los eventos presenciales. Personas de todo el mundo pueden asistir, participar y entablar relaciones. Los clientes siempre buscan oportunidades para establecer contactos y divertirse con sus colegas. Con una estrategia de eventos virtuales puede ofrecer todas estas experiencias al tiempo que reduce los costes, el tiempo de inactividad y la pérdida de productividad. Puede ampliar su público objetivo, hacer que sus eventos sean accesibles a más personas y dar forma así al futuro de los eventos virtuales. A continuación se enumeran algunas de las principales ventajas de los eventos virtuales:
En comparación con los eventos presenciales, los virtuales tienen un mayor potencial de asistencia. Es probable que participe más gente porque pueden unirse desde cualquier lugar, y usted puede llegar a nuevas audiencias de todo el mundo. No es necesario desplazarse y los materiales están disponibles a la carta.
Empresas de todo el mundo ahorran mucho dinero gracias a las estrategias de eventos virtuales. Las estadísticas indican que el coste se reduce al menos un 75%. Personal, lugar de celebración, montaje, hoteles, comidas y gastos de viaje son sólo algunas de las áreas en las que una empresa puede ahorrar dinero. En realidad, el coste de la plataforma de reuniones virtuales es el único factor a tener en cuenta.
En la mayoría de los eventos presenciales, los asistentes y expositores tienen que desplazarse a un único lugar, lo que contribuye significativamente a la huella de carbono del evento, sobre todo cuando la gente viene de todas partes. Sin embargo, los eventos virtuales reducen drásticamente los desplazamientos de larga distancia y a menudo solo requieren un pequeño equipo de producción virtual.
Los eventos virtuales emiten menos del 1% del dióxido de carbono generado por los eventos en vivo. Esta reducción de las emisiones de carbono se debe a la disminución de los viajes, la reducción de los residuos, el catering, el uso del suelo y el consumo de agua. vFairs ha puesto en marcha la iniciativa Verde y Global para ayudar a las organizaciones a organizar eventos respetuosos con el medio ambiente y mitigar los efectos nocivos del cambio climático.
En los eventos virtuales, sus socios tienen más oportunidades de relacionarse con los asistentes y promocionar su marca. Los expositores y patrocinadores pueden conectar con los asistentes en línea, mostrar sus servicios a través de comunidades virtuales y eliminar la preocupación de los stands físicos vacíos. De este modo se reducen los desplazamientos y se consiguen interacciones más significativas y eficaces.
El anfitrión del acto y los asistentes pueden ahora trabajar en red y relacionarse desde la comodidad de sus hogares con un evento virtual. En poco tiempo, cualquiera puede conectar con otras personas de todo el mundo. En comparación con los eventos presenciales, la creación de redes se limita a las fronteras geográficas, mientras que los eventos virtuales permiten interactuar con personas de todo el mundo.
Las reuniones virtuales pueden ayudarle a establecer nuevos contactos, lo que puede generar más oportunidades de negocio y contactos. También pueden ayudarle a adelantarse a la competencia y a mantenerse al día de las tendencias del sector.
A las empresas les resulta mucho más fácil medir los resultados ahora que casi todo tiene lugar en línea. Durante la celebración de un evento virtual, puede recopilar información sobre sus asistentes, como cuándo se conectaron, desde dónde lo hicieron, qué vieron, el número de personas que asistieron, su método de pago, etc.
Los eventos virtuales requieren cierto tiempo de preparación antes de ponerse en marcha, pero no consumen tanto tiempo como los eventos físicos. Aunque organice un acto en línea, tendrá que dedicar tiempo al marketing, la inscripción y la promoción. Los empleados que normalmente asisten a eventos virtuales en directo pueden dedicar su tiempo a impulsar las ventas mientras se celebra el evento en directo, ya que puede ayudar a su organización a ahorrar tiempo.
Aunque es posible organizar un evento virtual sin una plataforma específica, puede resultar complicado. Las plataformas de eventos, como vFairs, ofrecen valiosas funciones para crear eventos virtuales interactivos y atractivos. Siga leyendo para descubrir lo que vFairs y plataformas similares pueden ofrecerle y cómo pueden beneficiarle.
Una solución de eventos virtuales permite a los usuarios organizar fácilmente conferencias virtuales, reuniones, seminarios, exposiciones comerciales en línea, actividades deportivas virtuales y mucho más. Tienen características que van más allá de las que se ven en el típico software de videoconferencia. Estas plataformas facilitan las experiencias digitales a través de funciones integradas de webcasting, colaboración con software de webinars, o ambas.
Reacciones emoji, sesiones de preguntas y respuestas con gamificación, sondeos, encuestas, salas de chat, stands de exposición y otros componentes interactivos están disponibles en las plataformas de eventos virtuales. vFairs es una solución líder de eventos virtuales que incorpora contenidos interactivos como preguntas y respuestas, encuestas en directo, chat de grupo y creación de redes 1:1 para ayudar a recrear experiencias de eventos en persona. También ofrece una aplicación móvil para eventos para mejorar las experiencias virtuales, permitiendo a los asistentes acceder a la información del evento desde cualquier dispositivo.
La mayoría de las plataformas de eventos ofrecen una amplia gama de herramientas de creación de redes, participación y generación de contactos en función del tipo de evento virtual. Estas herramientas pueden añadir mucho valor al evento para los asistentes, los expositores y los organizadores. Estas son algunas de las características clave de las plataformas virtuales que es más probable que vea:
A la hora de organizar su evento, es fundamental asegurarse de que el entorno virtual sea lo suficientemente cautivador como para atraer a un público numeroso. Conseguirlo implica proporcionar un entorno interactivo que incorpore los diseños adecuados para cautivar la atención de su público.
Además, un entorno virtual simplifica el proceso para que los asistentes participen y extraigan el máximo valor del evento. Esto, a su vez, mejora la participación y aumenta el número de inscripciones. Las funciones del entorno virtual están diseñadas para que sean fáciles de usar, lo que las hace accesibles incluso para quienes no dominan la tecnología. Estas funciones incluyen:
El objetivo de un stand virtual es entablar una conversación significativa con los asistentes. Puede elegir entre una gran variedad de diseños de stands interactivos, combinaciones de colores, gráficos exclusivos y enlaces a páginas web. El diseño del stand virtual puede ser en 3D o basado en páginas.
Los eventos virtuales consisten en seminarios educativos interactivos en línea. Suelen contar con un anfitrión y uno o varios ponentes que debaten un tema específico. Los seminarios virtuales utilizan herramientas como presentaciones de PowerPoint, pizarras y encuestas para atraer e instruir a la audiencia.
Las retransmisiones en directo son esenciales cuando se trata de eventos virtuales. Claro que puede pregrabarlo todo y luego publicarlo en un sitio web de eventos virtuales o en un canal de YouTube. Sin embargo, ese enfoque no crea el mismo tipo de conexiones personales que un evento en directo. Las sesiones de retransmisión son un componente crucial de la organización de un evento virtual.
Una de las características más destacadas de los eventos virtuales es su contenido a la carta. Aunque los eventos físicos también lo ofrecen en cierta medida, capturar cada momento puede ser todo un reto. Aquí es donde brillan los eventos virtuales. Se puede acceder cómodamente a discursos, presentaciones, demostraciones, exhibiciones de productos y mucho más, tanto durante como después del evento.
Al igual que en los eventos presenciales, es esencial dar prioridad a la inclusión y la accesibilidad en sus eventos virtuales. La participación en eventos virtuales puede resultar complicada para personas con discapacidad visual o auditiva.
Además, al ampliar sus eventos al ámbito internacional, puede encontrarse con asistentes cuya lengua materna no sea el inglés. Para atender a todos los participantes, es crucial integrar una amplia gama de funciones de accesibilidad. Estas incluyen elementos como contraste de color, lectores de pantalla, tamaño de texto ajustable, traducciones de vídeo, traducciones de seminarios web en tiempo real y subtítulos en directo.
Evento gamificación mejora la participación en los eventos utilizando principios de juego como objetivos, puntos, insignias y certificados a medida que los participantes superan los retos. Entre las funciones de gamificación más populares se encuentran las tablas de clasificación, las búsquedas del tesoro virtuales y los concursos de preguntas y respuestas en directo.
Conectar con personas de todo el mundo es ahora muy sencillo gracias a las conversaciones cara a cara. Los asistentes pueden localizar fácilmente a personas que comparten su formación o intereses y entablar conversaciones con ellas.
Las funciones de creación de redes de una solución para eventos virtuales deben ser fáciles de navegar y utilizar. Muchas plataformas que utilizan algoritmos de emparejamiento basados en IA ayudarán a su público a conectar con personas que comparten intereses similares. vFairs ofrece esto como su función Smart Matchmaking y otras experiencias de networking impresionantes e inmersivas como Spatial Connect.
Una plataforma virtual de gestión de eventos eficaz ofrece opciones de personalización que se ajustan a sus preferencias. En el mundo actual, la imagen y la presentación de una marca son tan importantes como sus productos, si no más. Por eso es tan valioso contar con una solución de marca blanca. Una gran plataforma de gestión de eventos virtuales le permite mostrar su marca, permitiendo la personalización de la marca en la página de inicio, el vestíbulo del evento, el auditorio, las cabinas de exposición, etc.
El creciente sector de la tecnología para eventos ha introducido diversas marketing de eventos que los organizadores pueden aprovechar en su beneficio. Entre estas herramientas, la creación de una página de aterrizaje eficaz es crucial para crear expectación e impulsar la acción, como la venta de entradas y las inscripciones. Como comercializador de eventos, su responsabilidad es evocar una sensación de emoción en los asistentes potenciales y luego convertirla en acción. Una página de página de aterrizaje con el mensaje adecuado y un CTA claro puede aumentar significativamente el número de inscripciones. Con vFairs, puede producir campañas de marketing en cuestión de minutos con el asistente AI de ChatGPT.
Marketing por correo electrónico
Puede mejorar las inscripciones a los eventos simplemente siguiendo unas sencillas pautas de email marketing para la promoción de eventos. Es importante conseguir que se inscriba el mayor número posible de personas a medida que se acerca la fecha del evento. Para ello es necesario enviar correos electrónicos recordatorios con un sentido de urgencia y una CTA destacada que les anime a inscribirse.
Integración en redes sociales
Los asistentes a eventos esperan actualizaciones a través de las redes sociales y confían en que las empresas comuniquen información crucial a través de sus plataformas. Los invitados potenciales también pueden comunicarse en tiempo real a través de las redes sociales, lo que les permite hacer preguntas, dar su opinión y entablar una conversación.
Plataformas como vFairs permiten muchas integraciones que permiten tanto al anfitrión como al participante acceder a diversos servicios. Algunos de los socios de integración más destacados son:
vFairs cuenta con una amplia gama de integraciones que permiten tanto a los anfitriones como a los asistentes acceder a diversas funciones. Hemos trabajado con los mayores proveedores de servicios del mercado, ya sea para funciones de accesibilidad o de análisis de datos.
Los eventos virtuales proporcionan información detallada que va más allá de la asistencia de invitados. Los datos de los eventos virtuales cubren la participación en el evento, la creación de redes y el compromiso con sus gráficos minuciosos y observadores. Se puede acceder en gran medida a los análisis de datos a través del panel de control de la plataforma de eventos virtuales y exportarlos de forma sencilla. Estos análisis permiten realizar un seguimiento en tiempo real de la actividad de los invitados y ayudan a los organizadores con los informes posteriores al evento. informes posteriores al evento.
Le complacerá descubrir que hay disponibles diversas funciones especializadas para ofrecer una experiencia más completa y personalizada a sus asistentes. Estas funciones son especialmente eficaces para eventos especiales que van más allá de las típicas conferencias virtuales. Algunos ejemplos de estas funciones especializadas son
Cuando se organiza una feria virtual de empleo, es aconsejable incorporar una bolsa de trabajo al evento. La inclusión de una bolsa de trabajo permite a los expositores identificar eficazmente a los candidatos adecuados para sus puestos vacantes. Esta bolsa sirve como lista exhaustiva de las vacantes disponibles, simplificando el proceso para que los solicitantes de empleo descubran los puestos que se ajustan a sus habilidades y preferencias. En consecuencia, agiliza el proceso de contratación para los empresarios.
Al integrar una bolsa de empleo, tanto las empresas como los posibles empleados pueden conectarse sin grandes esfuerzos. Toda la información necesaria estará fácilmente accesible, lo que facilitará su interacción y las conversaciones sobre posibles oportunidades de empleo.
Para los sectores con un fuerte énfasis en la investigación, resulta beneficioso incorporar una sala de pósters a su evento. De este modo, los equipos pueden exponer sus pósteres junto con las presentaciones que los acompañan e interactuar con el público mediante sesiones interactivas de preguntas y respuestas. Mientras que las presentaciones pueden estar pregrabadas, los ponentes tienen la oportunidad de responder a las preguntas de los asistentes en tiempo real.
Esta sala de pósters constituye un valioso recurso para los profesionales del sector que deseen presentar datos, resultados de investigaciones, gráficos y contenidos relacionados. Estará situado como una sección diferenciada dentro de su evento, fácilmente accesible a su público a través del vestíbulo dinámico o de la barra de navegación superior.
Si desea agilizar la tramitación de pedidos de productos durante su evento, la solución es sencilla. Incorpora un carrito de la compra fácil de usar y equipado con diversos métodos de pago y opciones de envío.
Los asistentes pueden añadir cómodamente productos a su cesta y, cuando estén listos, serán redirigidos sin problemas al sitio web de comercio electrónico del anfitrión para completar su compra. Esto no solo mejora la experiencia global del evento, sino que también contribuye a aumentar los ingresos generados durante el mismo.
¿Le interesa crear un ambiente de exclusividad en su evento? Este enfoque es especialmente eficaz cuando su evento dispone de distintos niveles de entradas. Puede ofrecer seminarios web exclusivos, debates y salones privados a los asistentes de las categorías superiores, ofreciéndoles espacios dedicados a diversas presentaciones y actividades.
Implementar este tipo de acceso limitado añade emoción a su evento y motiva a los asistentes a optar por opciones de entradas de mayor nivel. Si desea generar ingresos con su evento, esta estrategia representa una excelente oportunidad.
Ejecutar un evento virtual exige tener muy claras las metas y los objetivos, y elegir cuidadosamente qué aspectos incluir para alcanzarlos. A continuación te explicamos cómo planificar un evento virtual.
Dado que los eventos virtuales requieren un personal más reducido, ofrecen una organización más rápida, e incluso puede posponerlos de forma razonablemente sencilla si es necesario.
Aumentar su participación en eventos virtuales conduce a interacciones y asociaciones más significativas entre sus invitados, patrocinadores, expositores y partes interesadas.
Es fundamental elegir una solución de gestión de eventos virtuales que incluya todas las capacidades y funciones que su empresa necesita para llevar a cabo un evento atractivo y sin contratiempos. Plataformas como vFairs le ayudan a planificar, promocionar, analizar y ejecutar todos sus eventos virtuales, híbridos y presenciales.
Los eventos virtuales permiten hablar directamente sin estar físicamente presente. Esto permite a un gran número de personas participar en una conferencia, sesión de formación, etc. También mejoran la interacción entre la empresa y sus clientes cuando existen barreras geográficas y no hay interacción física.
Los eventos virtuales requieren menos viajes y logística, así como menos folletos, panfletos y otros documentos impresos, lo que puede suponer una menor huella de carbono.
Los eventos virtuales permiten pagos en línea y acceso restringido sólo para sus miembros. Esto significa obtener el ROI habitual de los eventos virtuales a partir de las cuotas de inscripción, los patrocinios, etc. Los objetivos de organizar un evento virtual en línea también incluyen los siguientes:
Una vez que haya decidido organizar una conferencia virtual, el siguiente paso crucial en la planificación de un evento virtual consiste en elegir la fecha, el formato y el tema. Con vFairs, tendrá acceso a una serie de funciones personalizables para diseñar su evento a la perfección. Puede personalizar elementos como el escenario virtual, las salas de exposición, el creador de eventos y los seminarios web, que son partes vitales de su evento. Además, puede incorporar actividades atractivas, como búsquedas del tesoro, para cautivar a su público.
Los errores o la falta de conocimiento de los usuarios pueden ser problemas habituales a la hora de organizar un acto virtual. A la hora de planificar, los organizadores también deben tener en cuenta a los asistentes no expertos en tecnología, a los que los eventos virtuales pueden resultarles nuevos y desalentadores. La mayoría de las plataformas de eventos en línea pueden ofrecer vídeos superpuestos personalizados. Se puede integrar un vídeo en cada página que sirva de guía para todos los asistentes. También es una buena práctica publicar agendas y guías de eventos virtuales en línea en la página de aterrizaje antes de que empiece el evento.
Un acto virtual es tan bueno como el contenido que se comparte a través de él. Ni siquiera el mejor software y la mejor experiencia de asistencia pueden compensar un material pobre y unos ponentes aburridos. Aunque muchos presentadores tendrán material valioso que ofrecer, un orador profesional será capaz de captar la atención del público y transmitir su información de forma fácil de entender y fascinante. Antes de empezar a buscar al orador perfecto, tendrás que averiguar algunas cosas.
Crear un presupuesto virtual para un evento consiste en identificar todos los componentes de los costes. Utilizar una hoja de cálculo simplifica este proceso. La hoja de presupuesto debe constar de tres secciones principales:
A continuación encontrará un ejemplo de hoja de presupuesto que puede ayudarle a gestionar eficazmente las finanzas de su evento virtual:
Durante la planificación de un evento virtual, lo mejor es leer testimonios honestos de usuarios auténticos en sitios como G2 para obtener ideas sobre qué software de eventos virtuales es el adecuado para usted. Echa un vistazo a otros eventos virtuales populares para ver qué herramientas y software utilizan.
En G2, vFairs es la plataforma de eventos virtuales más popular, con una valoración de 4,7/5 de más de 1.100 clientes.
Ahora, más que nunca, es vital seguir unas directrices esenciales de branding a la hora de elaborar mensajes de marca para eventos virtuales. Estos son algunos consejos para eventos virtuales en relación con la marca y los mensajes:
Los eventos virtuales pueden generar casi un tercio de los ingresos que los eventos físicos o presenciales. Los eventos virtuales, a pesar de que algunos los consideran una "evolución forzada" para el sector de los eventos masivos, ofrecen una clara propuesta de valor cuando se ejecutan bien. Aunque es más difícil captar a su público en línea que reunirse con ellos cara a cara. Sin embargo, con vFairs, puede interactuar con a su público de varias formas. ¡Vamos a ello!
Las redes sociales son una poderosa herramienta para atraer a su público. Puede empezar enviando un tuit, que se mostrará en directo en las redes sociales durante el acto. Esto le permitirá controlar los hashtags del evento, recopilar contenidos generados por los usuarios y permitir que los asistentes conecten entre sí. Además, plataformas como vFairs ofrecen funciones como los muros de Twitter y la integración con wall.io, que le permite crear un muro social para la participación continua de la audiencia durante y después de su evento virtual.
Con vFairs, sus participantes ya no tendrán que desplazarse manualmente durante horas por los perfiles de otras personas. En función de sus habilidades, pasiones o campos de especialización, pueden ser emparejados. Los usuarios pueden rellenar los numerosos campos del formulario de inscripción o su perfil de usuario durante el evento para emparejarlos mejor con personas afines.
Puede añadir un emocionante elemento de competición a su evento mediante trivias y concursos. Puede plantear preguntas a los asistentes sobre temas que les interesen. Es una idea fantástica para temas relacionados con la industria. Funciona bien como rompehielos para reunir a personas con ideas afines, y también ayuda a la participación en seminarios virtuales.
Añadir una actividad a su evento virtual es una forma estupenda de mantener a sus participantes comprometidos e interesados en su evento. Las búsquedas del tesoro, por ejemplo, mantendrán a los participantes en vilo y a su acto en ebullición. También es una forma fantástica de reunir a los participantes para establecer contactos, colaborar e inspirar la creación de equipos.
Una forma muy eficaz de aumentar la motivación de los participantes en los eventos es utilizar una tabla de clasificación para destacar a los asistentes más activos y comprometidos. Esto no solo fomenta la implicación de los asistentes, sino que también mejora la participación en el chat, dando vida a tu evento y evitando un chat aburrido e inactivo.
Para captar la atención de los asistentes a su evento, puede incorporar una sesión de preguntas y respuestas, especialmente durante conferencias o mesas redondas. Tradicionalmente, tras la intervención de los ponentes, se animaba al público a hacer preguntas en persona. Sin embargo, con la creciente demanda de eventos virtuales y su mayor accesibilidad, organizar sesiones de preguntas y respuestas en directo o en línea se ha convertido en una opción viable.
Las salas de descanso son sesiones separadas del acto principal. Permiten a los participantes reunirse en grupos más pequeños y están totalmente separadas de la sesión principal en cuanto a audio y vídeo. El uso de una sala de descanso no sólo ayudará a los participantes a relacionarse entre sí, sino que también les ayudará a retener el contenido y la información del evento. Las salas de descanso son personales y es más probable que los asistentes participen en los debates cuando los grupos se dividen en grupos más pequeños.
El uso de encuestas y sondeos en directo puede potenciar enormemente la participación durante los eventos virtuales. Proporcionan una plataforma para que participantes, ponentes y anfitriones interactúen a su propio ritmo, manteniéndolos diferenciados pero conectados. Las encuestas y sondeos en directo cautivan a los participantes y les animan a seguir participando.
En el mundo del marketing de eventos virtuales, especialmente en B2B, muchos profesionales utilizan encuestas para mejorar la participación de la audiencia. Estas encuestas en línea son una forma sencilla de interactuar con los asistentes durante los eventos y recopilar valiosos comentarios para reforzar su marca.
Utilizar contenidos interactivos es una forma estupenda de mantener el interés de los asistentes a su evento virtual. Encontrará diferentes stands y salas de expositores donde los asistentes podrán conectarse e interactuar virtualmente. Además, podrán coger fácilmente recursos de la bolsa de regalos y enviarlos a su correo electrónico para consultarlos en el futuro.
Durante un evento virtual, tiene la opción de retransmitir en directo en varias plataformas de redes sociales, lo que permite a los asistentes interactuar entre sí. Se trata de un método fantástico para atraer a la audiencia, ya que permite la interacción a través de diferentes plataformas.
Otra forma excelente de atraer a tus invitados es instalar un fotomatón virtual. Puede crear plantillas de fotos con su marca y ofrecer filtros para atraer mejor a su público. Los asistentes podrán guardar y compartir fotos en el fotomatón virtual, creando así un recuerdo único de su evento.
Una fantástica idea de participación en un evento virtual es organizar un concurso. Para organizar un concurso con éxito, considere los detalles y decida un premio o recompensa. Puede ser tan sencillo como animar a los asistentes a compartir fotos o imágenes de su experiencia en el evento virtual como contenido generado por el usuario. También puede hacerles participar con preguntas, encuestas divertidas u otras actividades interactivas relacionadas con estas opciones.
Promocionar su evento virtual requiere el mismo esfuerzo, si no más, que un evento físico en la vida real. Sin embargo, el marketing pueden diferir. Lo ideal es asegurarse de que su programación en línea y en vídeo se dirige al público adecuado y no se pierde entre la multitud. Estos son algunos consejos fantásticos para eventos virtuales que le permitirán alcanzar sus objetivos de participación de los asistentes.
Utilizar su sitio web para promocionar su próximo evento virtual es una buena forma de despertar el interés de la gente. Le recomendamos que incluya un área destacada en la página de inicio de su sitio web que dirija a los visitantes a la página de aterrizaje de su evento virtual.
Algunas de las opciones más avanzadas son los anuncios intersticiales, los banners publicitarios y los paneles de mensajes que se colocan en la parte inferior o superior de la página. Sin embargo, lo más importante es que el texto que incluya en su anuncio tenga un efecto significativo. Elabore un titular convincente que transmita lo que ganan los participantes y cree una urgencia que les impulse a actuar de inmediato.
Es fundamental promocionarse en redes sociales. Utilice tanto la promoción orgánica como la de pago, así como el remarketing. El enfoque más obvio para utilizar LinkedIn y Facebook en su beneficio es publicar constantemente actualizaciones para su base de seguidores sobre su próximo evento virtual.
El remarketing en LinkedIn, Facebook e Instagram utiliza tecnologías web para rastrear a quienes visitaron la página de su evento pero no se registraron. Trabajan para mostrar publicidad a estas mismas personas utilizando etiquetas de perspicacia en el sitio web de su evento virtual o en la página de destino.
Si tiene prisa por aumentar el número de personas que se inscriben en su evento virtual, pagar por tráfico adicional es una medida crucial para atraer a su público objetivo en línea. La creación de un marketing a medida dirigido al público, la ubicación geográfica y los datos demográficos correctos puede ayudar a aumentar la publicidad y la exposición del evento.
Puede utilizar estrategias de marketing por correo electrónico para aumentar las inscripciones a un acto, mantener informados a los participantes antes del acto y captar la atención de los asistentes antes de su acto virtual. En todas las fases del evento, el correo electrónico es la mejor forma de ponerse en contacto con los invitados. Utilice una tecnología de marketing por correo electrónico que pueda enviar mensajes personalizados y con su marca, realizar un seguimiento de las tasas de apertura y los análisis de clics, y automatizar cuándo y a quién se envían los mensajes en función de los datos de los asistentes. A la hora de enviar correos electrónicos previos al evento, sea lo más generoso posible. No se limite a enviar un recordatorio y dé por sentado que será suficiente, ya que es fácil pasar por alto los mensajes de correo electrónico. Antes de su evento, es una buena idea enviar al menos cuatro correos electrónicos recordatorios:
El contenido desempeña un papel crucial en el éxito de cualquier evento. El marketing de contenidos consiste en crear y compartir contenidos valiosos y relevantes para atraer e implicar a su público objetivo. Tanto si promocionas una conferencia virtual como el lanzamiento de un producto o un seminario en directo, una estrategia de marketing de contenidos bien ejecutada puede crear expectación, impulsar las inscripciones y mejorar la experiencia general de los asistentes.
Desde entradas de blog y actualizaciones de redes sociales hasta vídeos, seminarios web y campañas de correo electrónico, el marketing de contenidos permite a los organizadores de eventos contar una historia convincente, proporcionar información valiosa y establecer una fuerte conexión con su público, garantizando en última instancia que el mensaje del evento llegue y resuene en las personas adecuadas.
Colabore con los patrocinadores para mejorar los esfuerzos de marketing de su evento virtual. Anímeles a promocionar el evento virtual en sus sitios web, redes sociales y otras plataformas digitales. Con su permiso, puede incluso enviar correos electrónicos a sus listas de suscriptores o crear artículos como invitado en sus sitios web.
También es beneficioso incorporar a su estrategia de eventos a unos oradores invitados únicos. Estos embajadores y portavoces suelen ser las principales atracciones de los eventos virtuales y atraen a un público deseoso de escucharles, participar y aprender de ellos. Involúcrelos en debates y conversaciones relacionados con su evento virtual para generar interés y entusiasmo de forma natural.
Con la creciente competencia en el campo de los eventos virtuales, necesitará un plan de marketing de eventos virtuales sobresaliente para mejorar las conversiones, generar interés y aumentar la asistencia a su próximo evento virtual.
A diferencia de los actos tradicionales, que requieren de 6 a 12 meses de planificación, los actos virtuales pueden realizarse en 1 ó 3 meses. La organización de un evento virtual le da más tiempo para centrarse en la promoción de su evento, ya que no tiene que conseguir un lugar físico con antelación. A continuación le indicamos cómo promocionar su evento en general:
No desveles todos tus secretos de entrada. Ofrezca a sus espectadores cliffhangers para mantenerlos expectantes. Mantenga a su público expectante y con ganas de volver a su sitio web o a la página del evento para obtener más información.
Numerosas conferencias y eventos virtuales han recreado sus conocidos lugares físicos. Además, los particulares pueden crear sus propios festivales virtuales, con diversas áreas temáticas que explorar. Un ejemplo excelente es NOLO Land, un acontecimiento virtual interactivo mundial celebrado en vFairs, centrado en las bebidas sin alcohol y de bajo contenido alcohólico, organizado por IFF para sus clientes. Lo que lo diferenció fue la presencia de múltiples espacios virtuales en un mismo evento, cada uno de ellos con un aspecto y un ambiente únicos. Al pasar de un lugar a otro también cambiaba la música de fondo y las interacciones entre avatares, lo que la convertía en una experiencia dinámica y envolvente.
En un panorama tan cambiante como el actual, es esencial estar atento a las tendencias tecnológicas en constante evolución que siguen configurando el sector. Estas tendencias no solo ofrecen formas innovadoras de atraer y conectar con el público, sino que también tienen el potencial de transformar toda la experiencia del evento.
La tecnología de reconocimiento facial ha ganado una inmensa popularidad. Funciona escaneando la cara de una persona y capturando su foto durante el registro o la entrada en un evento. La gente suele utilizar el reconocimiento facial en sus dispositivos móviles y en el lugar de trabajo. Esta tecnología simplifica enormemente tareas mundanas como desbloquear el teléfono, acceder a aplicaciones o inscribirse en un evento.
El uso de juegos en eventos es una gran tendencia. Los eventos gamificados consiguen que participe mucha más gente, lo que los convierte en una forma estupenda de mejorar la experiencia de los asistentes. Si quieres que más gente se descargue tu aplicación móvil para eventos, háblales de los juegos a los que pueden jugar dentro de ella. Verás cómo el número de descargas se dispara.
NFT son las siglas de "Non-Fungible Token" (Ficha no fungible). En general, puede tratarse de dibujos, canciones u otras obras originales. Los NFT se pueden utilizar mejor en eventos virtuales, pero la mayoría de los organizadores de eventos todavía se están acostumbrando a la idea. Dado que los NFT pueden ayudarle a abrirse paso entre el ruido y establecerse como líder del mercado, además de generar ingresos con su evento virtual, es una situación en la que todos salen ganando. Por ejemplo, puede utilizar las NFT para vender versiones digitales de productos de marca. Esto puede hacerse con carteles digitales, recuerdos del evento o incluso clips del propio evento. También puedes vender avatares personalizados, obras de arte e incluso artículos del propio evento.
Muchos organizadores de eventos pueden ignorar la importancia de los medios patrocinados durante los eventos virtuales. No sólo hace que su evento parezca más legítimo, sino que también puede ayudarle a organizar una parte de lo que cuesta todo el evento. Las plataformas de eventos como vFairs pueden ayudarle a dar el espacio promocional adecuado a todos sus patrocinadores.
Al ponerse en contacto con posibles patrocinadores, puede presentar atractivos paquetes de patrocinio de eventos virtuales similares a los que se ofrecen en los eventos físicos. Los patrocinadores platino, oro y plata pueden asegurarse espacios diferenciados en el vestíbulo y la sala de exposiciones virtuales, y obtener menciones destacadas en boletines promocionales y en la página de inicio del evento. Estas oportunidades de patrocinio de eventos virtuales garantizan que los patrocinadores reciban la visibilidad y el reconocimiento que buscan. He aquí un magnífico presentación de patrocinio que puede utilizar.
Asociaciones de contenidos con personas influyentes en las redes socialesy sus ponentes principales pueden ayudarle a promocionar su acto entre el público adecuado. Pueden publicar un vídeo promocional invitando a sus seguidores a asistir al acto, ya que ellos también estarán allí. La mayoría de los asistentes interesados en lo que diga su ponente principal probablemente también les sigan en Internet. De este modo, estará llegando a la audiencia adecuada haciendo correr la voz. Los expertos y expositores relevantes de su evento también pueden promocionar su evento virtual desde los canales oficiales de sus empresas.
Quedarse incluso una vez finalizado el acto puede ser una forma eficaz de ofrecer información relevante, interactuar con los asistentes y responder a sus preguntas. También puede ayudarle a recibir comentarios inmediatos y a crear una red de contactos. Los organizadores de eventos también pueden pedir opiniones una vez finalizado el evento virtual mediante sondeos o encuestas en línea. Hacer un seguimiento de los asistentes formulando las preguntas adecuadas puede ayudar a los organizadores a recabar información y aprender. Es una gran estrategia para descubrir las áreas de mejora y ampliar las verticales de éxito.
Aunque reconocemos que los eventos virtuales pueden no tener el mismo impacto que las reuniones presenciales, hay situaciones en las que pasar a la modalidad virtual se convierte en una necesidad, a menudo con poca antelación. Con una planificación adecuada y el uso de la plataforma de eventos virtuales adecuada, esta transición puede ser una forma segura de ofrecer experiencias atractivas e informativas a sus asistentes, reflejando los esfuerzos que dedica a sus eventos presenciales.
A continuación encontrará algunos ejemplos de lo que puede hacer organizando un evento virtual: - Comparta y aprenda cosas sobre el sector. - Conectar virtualmente con expertos y compañeros. - Debatir temas e ideas que sean relevantes para ambos. - Buscar talentos en todo el mundo. - Atraiga a nuevas empresas. - Muestre y venda sus productos y servicios. - Capte nuevos estudiantes para facultades y universidades. - Celebre graduaciones y otros aniversarios significativos. - Establezca contactos entre estudiantes y agentes inmobiliarios. - Incorpore nuevas contrataciones a su organización formándolas e integrándolas.
La gente utiliza los eventos virtuales interactivos para establecer contactos, relacionarse con personas afines y encontrar nuevos clientes potenciales. La interactividad es un enfoque interesante y divertido para personalizar un evento. He aquí algunos elementos divertidos que puede incluir en la planificación de su evento virtual. - Haga concursos y encuestas. - Anime a la gente a votar en los eventos virtuales. - Cree un entorno de aprendizaje agradable. - Cree recuerdos con una plataforma de eventos virtuales atractiva como vFairs. - Permita que asistentes y organizadores se comuniquen en tiempo real.
El nombre de su evento es la primera impresión que causa, ya que transmite su tono y lo que pueden esperar los asistentes. En un panorama abarrotado, un nombre memorable y claro es esencial. Cuando ponga nombre a su acto virtual, recuerde que debe ser autoexplicativo y dejar una impresión duradera. Considere estrategias creativas como el juego de palabras, la inspiración en la historia local, la combinación de palabras o el uso de vocabulario industrial o cultural para crear un nombre distintivo y atractivo que diferencie su evento de la competencia.
Una reunión virtual es un tipo de encuentro o interacción que tiene lugar en línea y no en un lugar físico. Consiste en que las personas se reúnen a través de internet utilizando diversas herramientas y plataformas de comunicación, como programas de videoconferencia, seminarios web o aplicaciones de colaboración.
La retransmisión a la carta puede ser la solución correcta para usted si su público no puede asistir a su evento en directo o si desea que la trascendencia de su retransmisión en directo perdure para que futuros públicos puedan acceder a ella y participar en ella. Los eventos a la carta le permiten ampliar su alcance y llegar a la mayor audiencia posible. Puede tener todas las ventajas de un livestream interactivo con la ventaja añadida de poder editar las partes que no le gusten. También puede ajustar los segmentos e incluso añadir contenido adicional, como interacciones con el público, música y más entrevistas, para aumentar el valor de su evento.
Los patrocinios de eventos virtuales son asociaciones entre organizadores de eventos y empresas u organizaciones externas que proporcionan apoyo financiero, servicios o recursos a cambio de oportunidades promocionales y visibilidad en un evento virtual. Estos patrocinios pueden ayudar a compensar los costes del evento y mejorar la experiencia de los asistentes. Por lo general, los patrocinadores reciben diversos beneficios en función de su nivel de patrocinio, como la colocación de logotipos, oportunidades para dar charlas y espacios virtuales dedicados dentro de la plataforma del evento.
En los eventos virtuales no hay asistentes físicos porque todos participan electrónicamente a través de una plataforma de eventos virtual. Sin embargo, los eventos híbridos combinan las ventajas de ambos tipos de eventos. Algunos de los participantes pueden asistir en persona, mientras que otros serán "traídos virtualmente", lo que mejora la interacción general.
Los eventos presenciales requieren que todos los asistentes estén presentes en un lugar físico a la hora de inicio del evento. Las reuniones presenciales son una excelente manera de conocer gente nueva, ponerse al día con viejos amigos, colegas y compañeros del sector, y ampliar sus posibilidades profesionales o personales.
Los eventos virtuales, en cambio, son aquellos a los que todo el mundo asiste a través de Internet. Ya no son necesarios los locales ni la comida, porque los organizadores de eventos pueden reunirse electrónicamente con la gente en línea. Esto reduce el trabajo manual y disminuye los costes técnicos. Organizar eventos en línea también es más rentable porque no hay limitaciones de tiempo ni de espacio.
Hira Yousaf
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