Incorporación virtual: Guía rápida de planificación

La incorporación de los empleados es una parte importante de los planes y el crecimiento de una empresa. Los estudios demuestran que una incorporación excelente puede mejorar la retención de los empleados en un ochenta y dos por ciento.

Cuando las empresas deben crear una estrategia sólida para la incorporación de empleados, la tarea se convierte en un juego de pelota totalmente diferente. Tanto si tu empresa trabaja totalmente a distancia como si sigue un modelo híbrido, debes crear un programa de incorporación bien diseñado para facilitar la incorporación de nuevos empleados y transmitir una mejor cultura de trabajo.

¿Qué es la incorporación virtual?

Como decíamos al principio, el mundo actual se ha vuelto tecnológico. Las empresas se han adaptado con éxito a la "nueva normalidad" del espacio de trabajo, que implica una importante contribución de la tecnología y las plataformas virtuales para llevar a cabo las tareas cotidianas de la oficina y más allá.

La incorporación virtual ha formado parte del mundo empresarial durante mucho tiempo, pero ha tomado un giro diferente después de que las empresas adoptaran normas de trabajo remoto e híbrido.

La idea de la incorporación virtual es similar a la del proceso de incorporación en persona. Sin embargo, la incorporación virtual es mucho más cómoda e impactante que la presencial.

Objetivos de la incorporación virtual

El objetivo del onboarding virtual es similar al del onboarding presencial, que consiste en explicar a los recién contratados la cultura de trabajo, las condiciones de los servicios, las funciones del puesto y otros aspectos. Sin embargo, hay algo más que conseguir:

• El proceso de incorporación se centra en hacer que el nuevo empleado forme parte de la organización.
• El onboarding virtual se centra en explicar la cultura de trabajo, las condiciones de servicio, las funciones del puesto y toda la información esencial sobre la empresa que necesitan los nuevos empleados.
• Las herramientas de incorporación virtual, como las videoconferencias, los recursos en línea y las plataformas virtuales de confianza, ayudan a llevar a cabo el proceso de incorporación.

En los dos últimos años hemos aprendido que el cambio y la adaptación son inevitables. Tras la debacle de la pandemia, las empresas de todo el mundo han experimentado cambios masivos en sus condiciones, políticas y estilo de trabajo. El onboarding virtual, en este caso, ayuda a las empresas a explicar a los nuevos empleados qué cambios han pasado a formar parte del módulo empresarial.

Con el onboarding virtual, los recién contratados pueden intentar comprender las diferencias entre términos y políticas de forma independiente. En cambio, los recursos en línea, las sesiones interactivas y los seminarios web ayudan a los recién llegados a acceder rápidamente a la información desde sus portátiles, lo que les permite comprender la cultura de la empresa y su viaje corporativo.

Cómo organizar una feria de contratación virtual

A estas alturas, ya tiene una idea de lo necesario que es tener una feria virtual de incorporación bien planificada para su empresa y sus nuevos empleados. Pues bien, no tiene que buscar más. A continuación le ofrecemos algunos consejos sobre cómo organizar ferias virtuales de incorporación.

Una cálida bienvenida hace mucho

Crear una estrategia de incorporación bien estructurada no es tan fácil como parece. Una encuesta de Gallup reveló que sólo el doce por ciento de los empleados está de acuerdo en que su organización está haciendo un gran trabajo de incorporación de nuevos empleados. Esto significa que un porcentaje alarmante de organizaciones carecen de una feria de onboarding satisfactoria.

Como hemos dicho, una feria de incorporación sólida puede ayudar a aumentar la tasa de retención. Por lo tanto, es el momento de hacer lo necesario. Lo primero que debe hacer es dar una cálida bienvenida a sus nuevos empleados.

Es seguro que los recién contratados están nerviosos y tienen varios pensamientos en la cabeza cuando se unen a un equipo. Especialmente si está incorporando nuevos empleados a su empresa de trabajo a distancia, es posible que los empleados no sepan qué esperar el primer día. Aquí es donde resulta útil una cálida bienvenida.

Un correo electrónico de bienvenida debe incluir lo siguiente:

•  Una cálida bienvenida a la empresa
•  Una rápida introducción a su punto de contacto de incorporación
•  Un anexo de employer branding
•  Enlaces a documentos y sitios importantes
•  Modalidades y detalles de facturación
•  Un vídeo de bienvenida
•  Lista de comprobación del equipo enviado (ordenador portátil, auriculares, botín)
• Una invitación para unirse al sitio de incorporación

Destaque el éxito de la empresa

Puede que se pregunte por qué un empleado contratado necesita oír todo lo que la empresa ha conseguido o lo que espera conseguir. Pues bien, es uno de los pasos más cruciales de una feria de incorporación virtual a la que muchas empresas deben prestar atención.

Según el informe de Digitate, es poco probable que uno de cada cinco nuevos empleados recomiende a su empresa después de la experiencia de incorporación. Ayuda a motivar a tus empleados y hacer que se sientan parte de algo desde el principio. Hay que centrarse en el employer branding. Destacar el éxito de la empresa puede ayudar a validar la decisión de los empleados de formar parte de tu organización.

Recuerde que debe centrarse en la cultura de la empresa

Centrarse en la cultura de trabajo de la empresa es la base de las ferias virtuales de incorporación. Todo lo que comunique a sus nuevos empleados a través de la incorporación debe orientarles hacia la cultura de su empresa.

Es necesario mostrar los valores y la actitud que posee su empresa.

Especialmente para los trabajadores remotos, es esencial conectar con las raíces de la empresa desde el principio de su viaje corporativo. Una feria de incorporación virtual bien diseñada puede ayudar a crear un sentido de pertenencia y responsabilidad desde el principio.

Las actividades o vídeos que realice como parte de la feria virtual de incorporación desarrollarán la actitud deseada hacia la empresa, los compañeros, los clientes y su trabajo.

Espacio para las presentaciones

Se pueden hacer muchas cosas con las ferias virtuales de incorporación. A diferencia de un proceso de incorporación tradicional, la incorporación virtual ayuda a los nuevos empleados a explorar los distintos programas de la organización.

Con una plataforma virtual fiable como vFairs, que ofrece cómodas ferias virtuales de incorporación, los nuevos empleados pueden visitar stands virtuales o asistir a seminarios web para comprender la misión, la visión y los valores de la empresa. Además, una plataforma virtual ayuda a los nuevos empleados a entender los diferentes departamentos y jerarquías.

Con la ayuda de una plataforma virtual como vFairs, puede desarrollar una feria virtual de incorporación que garantice que los nuevos contratados estén bien informados y no se sientan abrumados por los detalles.

Empezar a asignar nuevas tareas

Una vez que los nuevos empleados se familiarizan con la misión, la visión, los valores y la jerarquía general de la empresa, están deseando empezar a trabajar.

En esta fase, debe disponer de un paquete de tareas de incorporación que contenga toda la formación necesaria para los nuevos empleados antes de que empiecen a desempeñar sus tareas. Puedes empezar a asignar el trabajo pertinente a tus empleados y ayudarles a utilizar nuevos métodos y enfoques.

Asegúrese de poner a prueba la feria virtual de incorporación

Una vez que haya programado todas las actividades de su feria virtual de incorporación, es necesario poner a prueba el proceso. Una prueba le ayudará a detectar cualquier obstáculo en la incorporación antes de enviar la feria al nuevo empleado. Después de todo, no querrá dejar una buena impresión en los nuevos contratados con una feria virtual de incorporación no probada o mal diseñada.

También puede leer: Cómo elaborar un plan de incorporación virtual

Lo imprescindible: Funciones de incorporación virtual

Después de comprender cómo se lleva a cabo una feria de contratación virtual, es posible que se sienta abrumado. La buena noticia es que muchas plataformas virtuales ofrecen formas sencillas de crear una feria de contratación virtual. Una de las plataformas de incorporación virtual más populares, vFairs, ofrece tecnología de seminarios virtuales, recursos y mucho más para ayudar a las empresas a limitar los problemas de la incorporación virtual.

A continuación se detallan las funciones del software de incorporación de empleados de vFairs que ayudan a que la incorporación de nuevos empleados a su organización sea rápida, accesible y sin problemas.

Sedes virtuales seguras

Disponer de sedes virtuales seguras es uno de los beneficios más significativos de contar con una plataforma virtual para crear una feria virtual de contratación para su empresa. vFairs es reconocida por ofrecer acceso restringido a las sedes virtuales para que la feria virtual de contratación creada para su empresa permanezca segura. Además, la plataforma aumenta la seguridad con la autorización de dos factores y el inicio de sesión único.

Al incorporar nuevos empleados a su empresa remota, es inevitable que se sientan un poco indecisos al principio del proceso debido a la falta de contacto físico. Sin embargo, con unas impresionantes salas 3D, puedes hacer que tu edificio corporativo cobre vida para tus nuevos empleados.

Puede crear un espacio por el que sea fácil navegar utilizando vestíbulos, auditorios y salas familiares para que los recién contratados desarrollen rápidamente un sentimiento de pertenencia al lugar de trabajo. Puede personalizar las cabinas para sus departamentos y módulos de formación mientras imita a los representantes de los departamentos con diversos avatares.

Esta función de sede virtual segura da el pistoletazo de salida a la feria de incorporación virtual en una red cerrada y mantiene a los recién contratados entusiasmados con su viaje corporativo gracias a un edificio virtual realista.

Compromiso

A diferencia del onboarding presencial, las ferias de onboarding virtuales necesitan muchos más elementos para mantener a los nuevos contratados comprometidos e interesados.

Con las funciones de participación de vFairs, como la formación de anfitriones con sesiones en directo, semivídeo y pregrabadas, se asegura de que sus empleados no se aburran con la información. Además, puede crear agendas de webinars personalizadas para la formación de los empleados y ofrecer ayuda rápida mediante sesiones de preguntas y respuestas y encuestas.

Para mantener la emoción, vFairs ofrece búsquedas del tesoro y juegos de clasificación para las nuevas contrataciones. Además, los nuevos empleados pueden mantenerse informados con alertas y notificaciones durante el evento. Todo esto y mucho más ayuda a crear una feria virtual de incorporación en la que no falta el compromiso de los empleados.

Recursos

Una de las ventajas más significativas de optar por una feria de incorporación virtual en lugar de la incorporación presencial es tener acceso a recursos fáciles de manejar. Con los servicios de onboarding virtual de vFairs, puede cargar guías de onboarding, vídeos, evaluaciones y mucho más en su almacén de recursos.

Además, puede permitir que el empleado descargue los recursos en su maletín virtual mientras navega por la feria. También puedes compartir información sobre eventos y mucho más con una página de aterrizaje de marca de tu feria virtual de incorporación.

Informes

Es justo que disponga de toda la información en tiempo real sobre cómo está sentando su feria virtual de incorporación a los nuevos empleados. Para ayudarle con esto, vFairs ofrece métricas en tiempo real para el progreso de la formación y el compromiso. Además, también puede acceder a informes que incluyen las visitas al stand, las descargas de recursos y las visualizaciones de los seminarios web.

Además, también puede obtener información sobre la trayectoria de los empleados y utilizar encuestas de opinión para medir el éxito de su feria virtual de incorporación. También puede ejecutar informes posteriores a los eventos para analizar el éxito de la feria de incorporación virtual. Son muchas las ventajas de los informes que pueden ayudarle a sacar partido del proceso de incorporación.

Red

Disponer de las funciones de red adecuadas es esencial para el éxito de una feria virtual de contratación. Con vFairs, puede conectar a los clientes potenciales con los representantes a través de chat, audio y videollamadas.

También puede utilizar salas de chat temáticas para los departamentos de su organización. La programación de reuniones de incorporación también resulta muy práctica gracias al planificador de reuniones de la plataforma virtual. Por último, la función de creación de redes ofrece un acceso rápido a los representantes con puestos de exposición interactivos.

Atención al cliente

En una feria virtual de incorporación, puede confiar en una plataforma virtual como vFairs para completar el trabajo. La ventaja de conectar el proceso de incorporación con vFairs es que la plataforma ofrece un servicio de atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana, que resuelve rápidamente los problemas y atiende todas las consultas. El servicio de atención al cliente de 5 estrellas ofrece una integración perfecta con resolución de problemas durante el evento y un equipo dedicado a la gestión de proyectos.

6 ideas para que la incorporación virtual sea divertida

Disponer de un conjunto de características para una feria de embarque virtual sin fisuras es fantástico. Pero, para que la feria virtual de incorporación siga siendo interesante, hay que pensar de forma innovadora. He aquí algunas ideas que le ayudarán a romper el hielo, mantener el evento altamente interactivo y elevar los niveles de compromiso:

1. Comidas de equipo virtuales

Ha enviado un correo electrónico de bienvenida, ha asignado tareas y ha conseguido que sus nuevos empleados se sientan cómodos. Pero, ¿cuál es el siguiente paso?

Es la primera semana de sus nuevas contrataciones en la organización, y debe asegurarse de que aún se sienten cómodos en su singular viaje. Para ello, puede programar un almuerzo de equipo. Un almuerzo de equipo virtual puede ayudar a los miembros del equipo a entenderse mejor y evitar las charlas de trabajo.

Los almuerzos virtuales son una escapada del trabajo en la que los miembros del equipo pueden hablar de temas no laborales, como programas de televisión populares, aficiones y familias. Es divertido presentar a los recién contratados a los antiguos miembros del equipo y permitir que todos conecten.

2. Escape Rooms virtuales

Las salas de escape virtuales son divertidas. Los juegos desafiantes de una sala de escape virtual exigen una gran colaboración en equipo. Sus nuevos empleados pueden trabajar en equipo para resolver enigmas y descifrar pistas para ganar. Es una forma fantástica de acercar a los empleados al equipo y dar a los demás la oportunidad de mostrar sus dotes creativas.

3. Pausas de café virtuales

Las pausas virtuales para el café se han convertido en una parte necesaria del trabajo a distancia. Las pausas virtuales para el café pueden ser su aliado a la hora de facilitar la incorporación de nuevos empleados a la empresa. Estas reuniones informales en pequeños grupos permiten a los recién contratados sentirse más cómodos y llevarse bien con los demás.

4. Rompehielos

Mantener a los recién contratados comprometidos y entusiasmados con su viaje corporativo en un entorno remoto puede llevar tiempo y esfuerzo. Las actividades virtuales para romper el hielo pueden ayudarle a conocer mejor a los nuevos empleados y a ellos a hacer lo mismo. Los rompehielos virtuales suelen ser preguntas o juegos rápidos que ayudan a los participantes a conocerse mejor.

Por ejemplo, se te pueden ocurrir preguntas como "¿Cómo es tu ciudad natal?" o "¿Qué personaje de Disney te gusta más?". Tanto si las preguntas son básicas como estrambóticas, los recién contratados apreciarán tu esfuerzo por conocerles y les permitirá relacionarse con los miembros del equipo.

5. Búsqueda del tesoro virtual

Una yincana virtual es una forma perfecta de crear un mejor vínculo entre los recién contratados y los antiguos miembros del equipo.

vFairs ayuda a las empresas a desarrollar recursos relevantes para la incorporación virtual y a organizar yincanas virtuales para mantener a los nuevos empleados entusiasmados con el proceso.

6. Juegos de trivialidades

Jugar a trivialidades personalizadas es una forma estupenda de medir cuánto han aprendido los nuevos empleados en la primera semana de incorporación. Puedes plantearles preguntas sobre la empresa e información relacionada con su puesto. Proporcionar información sin poner a los nuevos empleados en un aprieto es divertido.

Reflexiones finales

Como empleador, ya tiene mucho que hacer. Por lo tanto, tener un proceso de incorporación virtual bien estructurado es esencial para una mayor retención y satisfacción de los empleados. Aquí es cuando debería contar con toda la ayuda de vFairs, una reconocida plataforma de onboarding virtual - ¡haga clic aquí para conectar con el equipo de vFairs ahora!