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Hosting and organizing events can be one of the most daunting tasks for anyone. That is why an event management software, and the right one at that, can be most helpful. But with so many top event management platforms on the market, the choice can be as hard as it sounds.
We have made sure that this list covers the best event management software platforms that have all the necessary tools required to streamline the event planning process for you.
Best for: all-in-one event management, advanced event registration & ticketing, in-depth & real-time event reporting, event marketing etc.
vFairs, one of the best event management platforms, offers a range of solutions for any virtual, physical, or hybrid event type that includes but is not limited to trade shows, conferences, job fairs, open days, benefits fairs, etc.
The event software offers a remarkably impressive range of third-party integrations and accessibility features as well. vFairs has also been consistently ranked among the best event management software by customer reviews on G2 and Capterra.
You can create, promote, manage, and execute all types of events at scale on this one platform. The platform has exceptional networking capabilities and also offers gamification tools that can make your event fun. Moreover, the best event management software platform also offers effective email marketing tools, in-event and post-event reporting dashboards, and a stellar customer service experience.
vFairs offers easy-to-use event registration and ticketing solutions for all types of events through an event landing page. Some of the key features include:
The online registration form can be set up into various tiers differentiated by add-ons, exclusive content accessibility, and ticket price.
One of the biggest challenges at any large-scale event is handling the long queues of attendees at check-in time. Manually taking attendance or handing out entrance passes can be a cumbersome job and might require a team of event managers to handle it.
An event manager software takes the burden off your team. Apps for self-check-in and badge printing can also reduce the manpower required at the event.
vFairs offers the best event planning software for in-person events and a seamless event tech stack that can help you manage onsite check-ins. The vFairs onsite check-in solution offers remarkable feature additions like:
vFairs, the best event coordination software, also offers ticketing solutions, specially designed for paid events.
A mobile app is a must-have among the best event management tools. The vFairs all-in-one mobile app is one of the best event management apps as it makes event management and resource distribution among attendees and speakers seamless.
With vFairs mobile you can set up your event within the app. With this, you can attract more attendees. You can also make the event a lot more accessible and easy to navigate for attendees as well.
Algunas características son:
When doing an event management software comparison, in-person event offerings cannot be overlooked vFairs, being one of the best event management software, offers an exclusive app for badge printing for in-person events.
La aplicación es de descarga gratuita y puede hacer que los registros se realicen sin contacto y sean fáciles de gestionar. Puede diseñar tarjetas y cordones personalizados con antelación. En el momento del registro, basta con introducir las credenciales del asistente o ponente e imprimir la tarjeta.
vFairs also offers a lead capture app that will make the life of your trade show exhibitors a lot easier. The app offers features for easy lead capture and management and will streamline the entire process for you. Some features include:
El mejor software de gestión de eventos de vFairs facilita la gestión de todo el contenido de su evento mediante herramientas útiles, guías detalladas y sesiones de formación práctica. La plataforma facilita la carga de documentos directamente en los stands y en las páginas de aterrizaje del evento. También puede ayudar a los asistentes cargando toda la información de los ponentes en el Speaker Hub. Puede incluir biografías de los ponentes, detalles de las sesiones y opciones de chat.
The vFairs event management system offers full control over how you want to design the exhibit hall. You can choose from templates like scrolling and overhead hall view and add multiple halls based on your requirements. Exhibit halls can also have animated logos, graphics of your choice, custom booth designs, and sponsorship areas for generating revenue.
Inside the booths, the best event management software offers functionality like chat rooms, downloadable document hosting, outbound link tabs, chat queueing, and a meeting scheduler. All these features can make managing a booth easy sailing for booth reps even if they have heavy traffic.
Los stands personalizables permiten oportunidades de patrocinio y los expositores pueden montar sus stands de acuerdo con su imagen de marca. La configuración del stand es bastante sencilla gracias al formulario de configuración del stand, que se explica por sí mismo y es fácil de rellenar. Sus gestores de proyectos especializados pueden formar virtualmente a los expositores para montar los stands.
El marketing por correo electrónico puede ser una de las formas más eficaces de impulsar las inscripciones a eventos y conseguir que más asistentes se registren. vFairs, como mejor y más completo software de gestión de eventos, ofrece un extraordinario creador de correos electrónicos para llevar a cabo sus campañas de marketing de eventos. Puede personalizar completamente sus correos electrónicos, utilizar elementos dinámicos y captar la atención de los asistentes.
The email builder is a simple drag-and-drop tool that is easy to set up. You can also choose to send an email to customized segments of your audience through the platform. vFairs has also launched AI-powered event marketing tools that can help you draft marketing content quickly and without any hassle. With our AI Writing Assistant, you can:
You can also integrate the best event management software with CRM and marketing automation tools for event management.
One of the most crucial benefits of hosting any event is getting access to attendee data and behaviour patterns. The vFairs platform also serves as an event tracking software.
The analytics dashboards are available for event organizers and exhibitors. These dashboards show real-time data that can be translated into actionable insights by exhibitors and hosts.
Attendee information, number of booth visits, number of logged-in attendees, number of webinar views, and number of clicks on an in-booth link are only some of the metrics that you can collect. You can download each report as a PDF file from the backend easily.
vFairs has an AI-powered reporting chatbot that sets it apart from its competitors. With this chatbot, you can quickly find the numbers you’re looking for without manually sifting through piles of data. Simply ask the chatbot a question, and it will find the answer through the relevant report.
Los webinars son el punto culminante de muchos eventos virtuales y la plataforma vFairs ofrece una experiencia de webinar envolvente, interactiva y visualmente atractiva. Algunas de las características de la plataforma de webinars incluyen:
Not all events are the same and vFairs has customized features that fit your needs and make it one of the best event management software.
For instance, if you are hosting a job fair, you can set up attendee search, auto-match, and job board functionalities. These can help recruiters and prospective candidates attending the event make the best of the available collaborative tools. The attendee search can filter out candidates, the job board makes it easier to find suitable roles, and the auto-match filters out the most suitable candidates for you.
The vFairs platform also offers a virtual shopping cart that is a great feature to have for virtual trade shows. Multiple exhibitors can set up a virtual shop within their booths, close deals, and process orders within the platform.
Virtual conferences can set up a poster hall that is a dedicated space to showcase presentations and scientific research. Paid events can set up tiers within the platform that allow and restrict access for certain user profiles.
vFairs ofrece dos tipos de planes: anual y por evento o producto.
There are three different types of annual licenses namely basic, premium, and enterprise. You can also explore each of their offerings. The pricing page offers insights into what’s included in each plan, however, you will need to get in touch with the team to get more information about costs.
vFairs often receives some of the best event management software reviews from its customers. Here’s what they have to say:
Pros
“As first-time users of a virtual event platform, we were pleasantly surprised by the ease and seamlessness vFairs offered. The platform’s customization options, user-friendly interface, and diverse features made navigation a breeze. The vFairs team’s rapid resolution of any issues that surfaced demonstrated their commitment to ensuring a glitch-free event.” – Realyn J.
"La cantidad de tiempo que se tarda en construir un evento es una fracción de lo que me estaba llevando en nuestra antigua plataforma, y la interfaz de usuario es tan simple y fácil de usar. Me encanta cómo se muestran nuestros stands virtuales a los asistentes y estoy aún más impresionado con cómo se presenta la agenda en la página de aterrizaje y dentro del entorno." - Margot H.
Contras
"No hubo grandes inconvenientes en utilizar vFairs. El precio fue muy justo, la asistencia fue buena, y mis pocas recomendaciones después del evento fueron anotadas y ya están en su cola de mejoras basadas en los comentarios de otros clientes." - Corbin S., Director Administrativo
Best for: event networking
RingCentral software for event management helps event organizers create engaging events with its networking tools. The platform allows for scalability with the capacity to manage 10,000 attendees. However, users have reported that some modules like the speaker backend glitch before and during the event disrupting user experience.
Moreover, there are a lot of features specifically designed for virtual events, and might be of little to no interest to you if you’re hosting an in-person event.
RingCentral (Hopin): Características principales
Páginas de destino personalizadas para eventos
While Hopin does not offer an immersive 3D virtual environment, it does offer a customized and easy-to-build landing page for your event. You can build and design the landing pages as you like, adding your organization’s branding or other dynamic elements.
Sin embargo, la mayoría de los mejores programas de gestión de eventos de nuestra lista también ofrecen lo mismo, por lo que no se trata de una característica destacada.
Gestión de la retransmisión en directo
RingCentral allows you to live stream guest speaker sessions, panel discussions, or webinars to a greater audience without the need for any fancy equipment. This can be a good feature to have but only for solely virtual or hybrid events. The live-streaming sessions through the platform can be executed professionally without any production experience. You can also use the same streams to broadcast pre-recorded videos over multiple channels.
There are tools available to edit the video as it plays. You can add logos, banners, overlays, and a lot more to make it look more professional.
The platform also offers a virtual green room that can help you manage guest speakers. Streaming to various online channels simultaneously is a good feature to have but you might be able to do the same with other event management platforms as well. Moreover, this feature is likely of little to no interest to you if you’re planning an in-person event.
Capacidades de compromiso
RingCentral (Hopin) claims to make your virtual events as engaging and immersive as possible. For that, they have a bunch of networking tools that can help, but nothing truly revolutionary. Attendees can connect directly through 1:1 meetings or talk to a bigger group through group chats and video calls.
Sin embargo, RingCentral (antes Hopin) carece de herramientas de participación más novedosas, como el emparejamiento inteligente o las funciones de conexión espacial que tienen competidores como vFairs. Además, es posible que te quedes con ganas de más si organizas un evento en persona, ya que Hopin no ofrece mucho soporte.
Integraciones
RingCentral (Hopin) también permite a los asistentes conectarse de forma divertida mediante la integración de aplicaciones de terceros. La plataforma permite descargar aplicaciones conocidas para fotomatones, concursos en directo, juegos y sesiones de preguntas y respuestas. Estas integraciones son fáciles de incorporar a tu evento virtual y pueden darle un nivel superior.
RingCentral (Hopin) offers a bunch of different pricing options that you can subscribe to on a monthly or annual basis. Hopin offers a free plan with up to 100 attendees. However, for longer, bigger, and more dynamic events, you will have to choose one of the paid plans.
The Starter package costs $99 per month with slightly more customizable plan options as well. If you want a completely customized solution with in-person and hybrid event support as well, you can get in touch with their representatives for more information.
Esto es lo que opinan los usuarios sobre Hopin.
“The analytics feature is fantastic, allowing you to see in real-time what is going on at the event, as well as analyzing data post-event.” – Ollie J. Festival Director
“The platform provides all the different options for different needs – a fully pre-recorded event, a mix of live and recorded videos, multiple live speakers, and so on. I loved how you could configure everything based on what you wanted to get out of it.” – Agnes G., Sr. Product Marketing Specialist
“The price, I see Hopin as a great solution and platform for a higher budget, you pay every month and get all the features, it’s well designed but a little expensive when you have many events and clients like us.” – Ouali B., CEO & Founder
“The whole registration and login process turned out to be a mess. Some registrants could not find their confirmation emails and the only way to resend them was to have support send them. A couple of people ended up registering again and I had to refund their previous registration.” – Ed T., CEO
Best for: event integrations
Cvent, one of the best event management software, caters to event organizers hosting events of different sizes — from small events to large conferences. It offers diverse and complete solutions for planning and building your event to connect your audience and execute a dynamic virtual, hybrid, or in-person event.
If you’re looking for a platform that offers a variety of seamless integrations, Cvent might be right for you. It offers great third-party integrations such as CRMs and event marketing tools.
Sin embargo, los usuarios han informado de que la plataforma puede fallar a veces y hay poco o ningún apoyo para los organizadores de eventos en los días de eventos en vivo. Dado que el precio de Cvent es más elevado que el de la mayoría de los servicios, es posible que también quieras considerar otras opciones.
Herramientas de registro y marketing
Cvent is one the best event management software that offers a single solution for all things related to your event management. There are effective ways that you can promote your event and attract more registrations through email marketing tools and customized website landing pages. You can design your event as you like and drive more traffic through the landing pages. However, you may have to do most of the marketing yourself as there are no added marketing services for most plans.
Moreover, once you have a fair share of leads, you can send payment reminders via email, collect more attendee information, and make sure you don’t lose touch with the attendees.
The platform doesn’t offer proprietary email marketing features and it is similar to most competitors who may offer less expensive plans.
Gestión de contenidos de eventos
Content on your virtual event can include resources such as welcome videos, walkthrough videos, presentations, pre-recorded webinars, etc. The event management solution can make it simpler to manage all the content that goes onto the platform. You won’t need to download additional supporting software to keep the content up-to-date. Uploading, distributing, and updating content can all be done through the Cvent platform.
También puedes gestionar a los ponentes a través de la plataforma Cvent y asignarles diversas tareas a través de ella. Pero si, de algún modo, los ponentes se saltan la lista de tareas o no son lo suficientemente expertos en tecnología, puedes acabar teniendo un problema aún mayor.
Gestión de expositores
Las funciones de gestión de expositores de Cvent pueden ser de gran ayuda, ya que incluyen un portal de expositores de autoservicio. Los expositores pueden actualizar y gestionar sus perfiles, configurar las tareas del stand, gestionar el personal del stand y obtener información práctica a través del portal.
También facilita al personal del stand la gestión de sus citas y calendarios a lo largo del día. Sin embargo, es posible que tenga que ofrecer una amplia formación a los expositores para una ejecución perfecta antes de los días en directo, lo que exige más esfuerzo y tiempo.
Cvent offers customized plans based on your event’s scale and added features. However, if you want to learn more about how the product works and get details about their solutions, you can request a demo online. The website has a small online form that you can fill out and one of their team members will get in touch with you. This will help you know if Cvent is worth choosing among the best event management systems on the list.
Ventajas e inconvenientes
"Me encanta que toda la información de registro de nuestros eventos se pueda almacenar en un solo lugar al que cualquier persona de nuestro equipo puede acceder. Esto ahorra muchas horas de mano de obra en la fase previa a la planificación de los eventos." - Justina H., Directora de eventos
"Me encanta que la aplicación del evento ofrezca preguntas y respuestas en directo durante las sesiones, en lugar de tener que ir corriendo con un micrófono sin saber qué dirán los asistentes." - Laura A., Directora de eventos
"Parte de la tecnología no funciona según lo previsto. La asistencia está disponible hasta el evento, pero en los días de asistencia en directo, en pleno evento, es difícil resolver los problemas a tiempo." - Usuario de producción de medios de comunicación
"Los informes sobre el rendimiento del sitio web y la recopilación de datos no son intuitivos y son muy limitados. Intentaron crear informes personalizados pero seguíamos sin poder obtener la información que necesitábamos." - Administrador en Marketing y Publicidad
Best for: online event ticketing
Eventbrite is a popular event ticketing platform that offers payment management, tiered packages, complete platform customization, and email confirmations and reminders. It can be a good fit for smaller events like a conference or a huge concert.
Eventbrite is suitable if you are only looking for an exclusive ticketing platform but if you’re interested in an all-in-one platform, it is not the best event management software solution for you.
Mercado Eventbrite
It is easy to create a custom event page with Eventbrite Marketplace’s best event management software. You can design it according to your event and organization branding and the event type and then post it on the Marketplace. This is a great way to get the word out about your event and start selling tickets.
The Marketplace helps you create recurring events as well so you don’t have to repeat the process every time you’re hosting.
Moreover, it is also easy to connect with ticket buyers through email blasts and reminders. However, you can do all of that with a simple built-in email builder and social media ad campaigns without having to list your event anywhere. Some other event marketplaces can also list your event free of charge and get you some more traffic.
Funcionalidad móvil
Eventbrite permite a los asistentes inscribirse a través de la web y del teléfono móvil. Eventbrite también cuenta con una aplicación móvil que los usuarios pueden consultar para encontrar los eventos que les interesan. Sin embargo, según algunas opiniones de usuarios, la app no ofrece muchas opciones de personalización y puede no satisfacer las necesidades de todos los usuarios.
Dado que Eventbrite no es un software completo de gestión de eventos, puede resultar un poco caro, ya que necesitará otras plataformas asociadas. Sin embargo, si lo que más te preocupa es agilizar la venta de entradas para tu evento, entonces una plataforma exclusiva puede ayudarte.
La plataforma ofrece tres ediciones de precios: flex, pro y premium, además de una versión de prueba gratuita. El precio Flex es de 9,99 $ por evento para un máximo de 100 entradas, el plan Pro cuesta 29 $ al mes para un máximo de 100 entradas, y tendrás que ponerte en contacto con su equipo para obtener más detalles sobre el plan Premium.
"Puedes crear eventos recurrentes, lo que nos ha resultado especialmente útil al no tener que estar configurando eventos mensuales." - Administrador en Marketing y Publicidad
"Hay otros portales de venta de entradas que hemos utilizado, pero siempre parecen más complicados; nunca hemos tenido que ponernos en contacto con el servicio de asistencia de Eventbrite, ya que todo se explica por sí mismo." - Ally G., Administrador
"No hay forma de personalizar la página de entradas. La página de compra de entradas es confusa para los usuarios sin conocimientos informáticos. Por ejemplo, no existe el botón "COMPRAR ENTRADA". Además, la página está llena de cosas innecesarias". - Usuario de organización cívica y social
"Por favor, utiliza otras plataformas que realmente valoren a sus clientes - Eventbrite no forma parte de ese grupo." - Agencia de producción de medios
Best for: event reporting
Whova is one of the best event management software providers that offers to save time and lets you stay in complete control of your event.
The online event management software capabilities of Whova promise to make the job easy for you with speaker management, in-depth analytics, badges, attendance management, and more. However, users have often complained about a lack of pre-event platform training and live support services.
Gestión de ponentes y contenidos
The speaker centre from Whova is similar to Cvent in its content management capabilities. Whova enables speakers to directly upload their session details, speaker bios, headshots, and other resource material. This makes the content collection process as streamlined as possible. Although, you can expect to have to put some effort into platform training for speakers.
La plataforma Whova también ofrece más de 16 plantillas ya preparadas para la página de información del ponente de la web de tu evento. Puedes elegir una de estas plantillas y evitar toda la implementación manual del diseño y sus complicaciones. Es tan fácil como copiar y pegar. Pero esto también significa que no tendrás un control total de la personalización.
Encuestas en directo
Knowing how your event is going in real-time can be a challenge. You can use the available questions and poll templates as a starting point to save time.
Los sondeos y encuestas en directo pueden responderse directamente a través de la aplicación del evento o incluso por correo electrónico. Esto facilita que los asistentes compartan sus opiniones con la dirección del evento, los anfitriones de las sesiones y otros asistentes.
Análisis detallados e informes de eventos
The Whova dashboard is a great place to review and strategize your event management with real-time, pre and post-event analytics. You can see who is visiting your event pages and interacting with your content before the event.
Las métricas de datos del evento en tiempo real incluyen la venta de entradas, el estado de registro de los asistentes al evento, las actividades de gamificación y sus resultados, sondeos y encuestas en directo, etc. Los informes posteriores al evento también se pueden descargar para analizar el éxito del evento y ver el grado de participación de los asistentes. Estas cifras pueden ser muy útiles, pero la forma de utilizarlas depende totalmente de usted como anfitrión.
Whova is one of the best event software platforms but offers no insights about any of their plans or how much they cost. Instead, their pricing page only has a form that you can fill out and wait for their team to get in touch with you.
"Whova tiene todo lo que necesitas para una plataforma de conferencias, ¡pero sin su ridículo precio! Para las pequeñas organizaciones, es ideal". - Lauren M., Directora Ejecutiva Senior
"Su servicio de atención al cliente es de primera categoría. Son muy accesibles, están muy bien informados y son muy amables. Siempre sentimos que estamos en las mejores manos". - Michelle S., Directora Ejecutiva
"En todo el sistema predomina una gran falta de personalización, lo que, por supuesto, redunda en su simplicidad." - MJ C., Vicepresidente de Operaciones
"El soporte técnico es mediocre en el mejor de los casos, no es la app de conferencias más fácil de usar y cambiaron el precio después de firmar el contrato." - Angela B., Coordinadora de eventos para clientes
"El servicio de atención al cliente de Whova es muy deficiente. Su equipo de éxito del cliente es muy rígido e inflexible con sus términos de servicio sin sentido." - Michael H., Director de programa
Best for: online meetings
Zoom Events can help you in hosting single and multiple-day conferences. However, it lacks some of the more advanced features from competitors like vFairs like customizable exhibitor hall and booths, gamification, advanced networking features, etc.
Zooms Events can be a suitable option for small-scale events if you’re not looking for an all-out event platform.
Organización y gestión de conferencias
Zoom Events best event management software can help you design multiple types of events whether they are aimed at a global audience or an internal team. You can use the platform to set up free or paid events with varying tiers.
Zoom, one of the best event software platforms, also facilitates single-day, multiple-day, and recorded event screenings. You can play one session, multiple sessions, and even concurrent sessions and record them for on-demand replays as well. However, as it lacks gamification and networking capabilities, your attendees may end up having webinar fatigue.
Creador de eventos
La plataforma ofrece una sencilla herramienta de creación de eventos que puede ayudarle a personalizar su aspecto. Puedes cambiar los colores para reflejar la marca de tu empresa y configurar tus propios perfiles de ponente e información sobre las sesiones.
También puede utilizar la herramienta de creación de eventos para crear sus propias sesiones y organizarlas como desee. La gestión del contenido de las sesiones de los ponentes también es más fácil de cargar y distinguir para cada sesión. Sin embargo, las opciones de personalización son mucho menores de lo que cabría esperar de una solución de software de gestión de eventos todo en uno.
Análisis de eventos
Zoom Events is a corporate event management software and thus its analytics dashboard provides data for attendee engagement, ticket sales, revenue generation, event registrations, etc. It does not include separate dashboards for event admins, hosts, speakers, or exhibitors.
The Zoom Events platform offers varying price points depending on the total number of attendees at your event.
"Zoom también permite crear salas de breakout que permiten a diferentes grupos pequeños reunirse por separado, tomar decisiones y luego unirse a la reunión principal." - Lina M., Estudiante
"Me gusta la funcionalidad de Zoom, especialmente la posibilidad de que los organizadores hagan visibles o no a los participantes, los silencien o no, accedan a las funciones de chat y participen con la función de preguntas y respuestas. Como asistente, me gusta la opción de 'reacciones' y las salas de debate". - Kailey G., CEO
"Hay soluciones mucho mejores y más baratas, sobre todo para el webinar". - Hamit D., Especialista en marketing digital
"Me disgusta que consuma tantos recursos de mi ordenador y que se congele aleatoriamente." - Usuario de la enseñanza superior
Best for: event marketing
Hubilo is an all-in-one event management and hosting software that can help you from the creation to the execution of your event. Apart from the event hosting functionality of the best event management software, it also offers basic networking features, marketing tools, landing pages, ticketing management, and event analytics dashboards.
The event management solution offers a robust email marketing engine and it can be a good choice if you’re looking for a platform that can help you market your event as well. However, users have complained that the tech restricts users from creating completely customized visual experiences like changing the app’s colors or designing customized landing pages.
Página de inicio del evento
La plataforma Hubilo ofrece diseños personalizados de páginas de aterrizaje que facilitan la venta de entradas y las inscripciones a eventos. Puedes personalizar la página para reflejar la marca del evento, añadir la agenda del evento, información sobre las sesiones y los ponentes, y anunciar características únicas del evento.
El proceso es simple y directo con Hubilo Landing Page Builder. Puedes añadir elementos personalizados, utilizar formularios y añadir widgets para sorprender a los visitantes que visitan tu página por primera vez. El Constructor permite previsualizar tus páginas de destino y es compatible con teléfonos y portátiles. Sin embargo, los usuarios se han quejado de que las opciones de personalización para ciertos diseños de página son limitadas en comparación con los competidores.
Inscripciones y pagos
La plataforma Hubilo facilita añadir varias pasarelas de pago para la venta de entradas online a través de la landing page del evento. Puedes vender y gestionar todas tus ventas de entradas para eventos de pago o inscripciones para eventos gratuitos a través de la misma plataforma.
The platform offers support for ticket sales in different currencies and also facilitates refunds. You can add multiple tiers to your tickets for various user types and give out discount codes as well. However, users have faced complications while creating and tracking discount coupons as the process may not be as simple as it sounds.
Motor de marketing por correo electrónico
Las herramientas de marketing por correo electrónico de Hubilo pueden ayudarte a gestionar campañas completas de marketing de eventos a través de esta única plataforma. Puedes crear listas de asistentes a eventos y enviar invitaciones o recordatorios a través del generador de correos electrónicos. Puedes dirigirte a grupos específicos de asistentes y enviar notificaciones por correo electrónico.
Hay varios diseños de correo electrónico entre los que puedes elegir y editar el contenido a tu gusto. Sin embargo, a algunos usuarios no les gusta que el constructor de correo electrónico no le permita personalizar completamente el aspecto de su correo electrónico y que tenga un formato restringido.
En el sitio web de Hubilo se mencionan tres planes diferentes: Webinar+, Digital Events y All-In. Sin embargo, no se mencionan los precios y tendrás que ponerte en contacto con su equipo de ventas para obtener más información. El sitio web permite una comparación lado a lado de los tres niveles para mostrar lo que cada uno de ellos puede incluir.
"La plataforma es fácil de usar, tanto el backend como el frontend. Por parte del organizador, pudimos navegar rápidamente por las opciones y todo fue muy sencillo." - Bryan S., Marketing y gráficos
"La venta de entradas, la base de datos, el Newsfeed, la página de agenda y, especialmente, las funciones de gamificación que nuestros clientes realmente apreciaron para mejorar el compromiso de los delegados a lo largo de su conferencia." - Pauline L., Directora de Operaciones
“Several break-out rooms failed because the host could not connect the speaker and his/her slides and/or video.” – Rick V., Principal
"Tengo que alternar entre paneles para actualizar los detalles de un evento. Por favor, mantenlo todo en UN solo panel para mayor comodidad". - Agencia de Ciencias Medioambientales
Best for: event ticketing
Timely event management platform isn’t an all-in-one solution for setting up events but it can help with managing ticketing and calendars. This feature makes it the best event management software for small business owners and enterprise-level clients can benefit from it too. That’s one of the reasons why we’ve listed it as one of the best event management software.
From creating your event and listing it on Timely to the actual execution, the platform facilitates you at all steps. You can promote your event using the marketing solutions, organize everything with the calendar tool, and set up attendee registrations and check-ins.
All this makes the platform a good alternative to solutions that offer ticketing and registrations only but a more holistic event management platform like vFairs will have more functionality.
Calendario de actos
Timely lets you create a custom event agenda for your attendees which can be accessed through mobile and web. You can also customize it according to your brand image and logo to attract your audience. The event calendar can have single-day, multiple-day, and recurring events and the setup only takes a few minutes.
El calendario de eventos puede ayudarle a gestionar, compartir y monetizar su evento. La plataforma le permite añadir imágenes, tablas, documentos, vídeos y enlaces de reuniones a su calendario. Puedes crear un listado de eventos en marca blanca para tu sitio web con un diseño visual impactante. Todo lo que tienes que hacer es incrustar el código en cualquier página web y el calendario también puede formar parte de tu propio sitio web.
Herramientas de inscripción
Puede añadir valor a la experiencia de sus asistentes eligiendo la función de confirmación de asistencia en línea. También puede crear páginas de registro en línea personalizadas a través de Timely para que coincidan con la marca de su organización. Las plantillas de las páginas de registro ya están disponibles y no tiene mucho margen de personalización.
El sistema Timely Event Registration puede integrarse con su sitio web existente y seguirá teniendo un aspecto profesional y nativo. Sin embargo, todo esto sólo funcionará si ya dispone de un sitio web para eventos, lo que supone un coste adicional elevado. Muchos otros competidores, como vFairs, ofrecen crear páginas de aterrizaje personalizadas para su evento que pueden tener formularios de inscripción y agendas.
Solución de venta de entradas para eventos
Timely también ofrece una solución integral de venta de entradas para eventos que es un portal de autoservicio accesible a través de la web y el móvil. Los asistentes pueden comprar entradas en línea y pagar de forma segura a través del portal
The ticketing solution can be incorporated with the event calendar so any leads can be converted to ticket sales. However, all this can get expensive if you’re hosting on another event platform. A more holistic solution that offers a complete event management toolkit along with other hosting features might be a better choice.
Timely ofrece un plan de software de calendario de eventos gratuito que puede ser adecuado para particulares. Sin embargo, si es una PYME con varios eventos al año, necesitará el plan de software de gestión de eventos Premium. Ofrecen una versión de prueba gratuita, pero no hay precios disponibles. Puede concertar una reunión con uno de sus representantes de ventas para obtener un plan personalizado para su evento.
“I like how user-friendly it is to add items to your calendar. The layout and look of the calendar is great also.” Kat D.
"Me encanta la flexibilidad de este software. Tenemos eventos que se repiten a lo largo del año con descansos aleatorios y semanas/días libres. Este software hace que la gestión de eventos sea pan comido." - Stephen O.
“I think their biggest downfall is the lack of knowledge base on how to use certain aspects of the software.” – Vicki L.
"Una vez que nos dimos cuenta de que estamos utilizando la versión en línea en la nube y cambiamos nuestros sistemas, fue genial, pero llegar allí fue una molestia." - Jean Y., Alimentación y bebidas
Best for: event customization
Airmeet is a powerful and one of the best event management software platforms offering a range of different solutions.
No matter what the size or type of your event is, their AirControl online event management software solution gives you the ability to manage all with a single dashboard. So, the solution is tailor-made for larger virtual events as well as small online conferences. The software can assist with event entry, and ticketing, and offers customization options for the event.
Venta de entradas e inscripción
Las inscripciones a eventos pueden ser una de las cosas más difíciles de gestionar y es posible que no puedas hacerlo sin un sistema de venta de entradas adecuado. Airmeet puede ayudarte a configurar la venta de entradas para eventos, los pagos en línea y la gestión de inscripciones a través de la plataforma. Puedes establecer varios niveles para los eventos de pago y restringir o proporcionar más acceso a los titulares de entradas exclusivas.
Los asistentes pueden comprar entradas en línea y pagar a través de pasarelas seguras sin ningún problema. Puede acceder a la información de los asistentes, como sus nombres y datos de contacto. Esta información puede utilizarse para enviarles correos electrónicos automáticos y recordatorios.
Integraciones CRM
Las herramientas de CRM y automatización del correo electrónico pueden ser importantes para la gestión de eventos. Airmeet ofrece integraciones de terceros fáciles y rápidas con tus herramientas de gestión de eventos ya existentes. Puedes configurarlo todo dentro de la misma plataforma y evitar la molestia de cambiar los datos de un lugar a otro.
Airmeet tiene un montón de soluciones diferentes y hay una página de precios en su sitio web oficial que menciona planes gratuitos y otros tres de pago llamados Premium Webinars, Virtual Events y All-In Suite. Sin embargo, no hay detalles de precios disponibles para ninguno de estos planes. Puede obtener más información hablando con un representante de Airmeet.
"La plataforma en sí es muy fácil de usar. Airmeet hizo posible que nuestros participantes se conectaran en tiempo real, lo que esperamos que conduzca a nuevas asociaciones empresariales e inversiones. Además, fue muy fácil contactar con el personal de apoyo cuando tuvimos problemas." - Emily C., Directora de programa
"Airmeet nos permitió disponer de una plataforma muy atractiva visualmente para nuestro evento y era lo suficientemente fácil de navegar como para no causarnos grandes problemas. Pudimos interactuar con los asistentes de forma eficaz y de diferentes maneras." - Jeremiah G., Jefe de Ventas
"Hay un proceso de registro excesivamente largo para cada inicio de sesión, lo que desanima enormemente." - Abhijit P., Jefe de Asuntos Estudiantiles
"Tanto las funciones de gestión de conferencias de Airmeet como la atención al cliente fueron bastante malas. Tuvimos varios problemas para configurar el evento y carece de funciones para gestionar entradas/asistentes." - Administrador de servicios de eventos
Best for: attendee management
GoTo Webinar is one of the emerging favourites for professional event management software. It is an all-in-one webinar and conference management platform and makes it to the list of best event management platforms as well by offering event management services. GoTo Webinar also offers an event producer for extensive white-glove and technical support throughout your event. They will handle all the behind-the-scenes technicalities while you focus on your attendees and give them good value for their time.
However, they market themselves primarily as a virtual conference platform with some good webinar management and hosting features. You may be able to get more holistic features with other platforms, have a look at GoTo Webinar’s comparison with vFairs, to make the best choice.
Automatización del marketing por correo electrónico
GoTo Webinar can also help market your event with its built-in email marketing features and contact list management. You can send out email blasts to all event registrations and manage the responses through the powerful CRM and email automation software integrations. However, users have had issues with the platform’s interface as it may look outdated compared to other platforms.
Gestión de asistentes
GoTo Webinar can help you with attendee management features like contact card management, event registrations, ticketing support, etc making it a top event management software. Tickets can also be purchased online through the event platform.
However, GoTo Webinar only accepts payments through Stripe. This is a huge setback for the platform as there are a variety of payment options commonly used like Paypal, Wise, and Venmo. whereas other platforms can give you more options.
Puede contar con todo el apoyo para conseguir que los asistentes acudan al evento y asegurarse de que no haya problemas de inicio de sesión. Sin embargo, aquí es donde la plataforma se queda atrás con respecto a algunos de sus competidores. Las funciones interactivas y de creación de redes disponibles para los asistentes son mínimas. No hay forma de que los asistentes puedan comunicarse entre sí y eso deja mucho que desear durante un evento virtual.
Tablero de compromiso
The platform also offers reliable event reports that you can download and view later as well. There is an engagement dashboard that can highlight key in-event analytics such as a number of webinar views, etc. You can use these analytics to understand your attendees better and know which mediums are getting you the most traffic.
Además, los informes sobre los asistentes pueden ser muy completos, de modo que podrá analizar su comportamiento y mantenerlos más interesados en el evento. Los análisis facilitan el seguimiento de la participación, el NPS, el rendimiento y otras métricas importantes.
There is a pricing page on their website that offers detailed information about their plans and packages. There are four plans, Lite, Standard, Pro and Enterprise with some basic features and the ability to add on more as you like. However, a free trial is only available for the Pro feature which makes it the most popular one as well.
Los precios de los planes de la plataforma son 59 $ al mes para Lite, 129 $ para Standard, 249 $ para Pro y 499 $ para Enterprise. Los precios pueden cambiarse a otras divisas como AUD, CAD, GBP y EUR desde la misma página, lo que resulta muy práctico.
"Un gran elemento que parece que ninguna otra plataforma ofrece es la posibilidad de dar a más de una persona (panelista u organizador) el control del teclado y el ratón para que la transición entre ponentes sea casi perfecta." - Lisa C., Directora de Educación
"No solo puedo hacer preguntas personalizadas a mis inscritos, sino que puedo configurar correos electrónicos de seguimiento automatizados, editar mis grabaciones antes de publicar un enlace, realizar un seguimiento de los inscritos en función de un código fuente, descargar varios tipos de informes y nunca he tenido un fallo durante un evento en directo." - Christina B., Directora de Programas de Marketing
"La interfaz es muy complicada tanto para los organizadores como para los participantes. Es muy tosca y poco fácil de usar". - Usuario del sector hospitalario y sanitario
"Se tarda una eternidad en iniciar sesión e iniciar la aplicación, y es propensa a congelarse a mitad del webinar". - Tony V
If you’ve read all the way to here, you’re surely a little closer to answering the burning question: what is the best event management software?
Event management is a holistic task with multitudes of things to worry about. You have to pick the best event management solution and make sure it has the event management tools you would need to make your event a success. Read reviews on G2, Capterra, and other software review sites. Book a demo with the shortlisted solutions you have in mind before you make the final call!
Elegir el mejor y más adecuado software de gestión de eventos puede depender de lo que quiera conseguir con su evento. En primer lugar, determine sus propias expectativas y requisitos en materia de tecnología para eventos. Investiga sobre las mejores plataformas que ofrezcan las soluciones que buscas. A continuación, lea sobre cada una de ellas y sopese sus pros y sus contras teniendo en cuenta el presupuesto y los precios de su evento.
Algunos elementos imprescindibles de cualquier software de gestión de eventos son: - Solución de venta de entradas - Página de aterrizaje del evento - Herramientas de automatización de marketing por correo electrónico - Aplicación móvil para asistentes, impresión de credenciales, captación de clientes potenciales, etc. - Potentes integraciones, como software CRM - Informes exhaustivos durante y después del evento - Un entorno virtual envolvente - Servicio de atención al cliente dedicado
Un software de gestión de eventos puede costar desde unos cientos de dólares hasta unos miles de dólares mensuales. La mayoría de las soluciones de software para eventos ofrecen licencias anuales.
Syeda Hamna Hassan
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