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Imagine un mundo en el que pudiera conectar con nuevos mercados y generar clientes potenciales cualificados de todo el mundo.
A medida que la tecnología se vuelve más fácil de usar, las empresas adoptan métodos más innovadores para maximizar su ROI. Gracias a las ferias virtuales, ahora pueden conservar más dinero en sus bolsillos.
Today virtual events are firmly established as an integral part of business, helping in qualified lead generation. To understand what makes virtual trade shows popular, let’s have a closer look at their features and tools.
Una feria virtual es una versión en línea de un evento en el que se exponen y venden productos y servicios de un sector determinado. Varias empresas y organizaciones exponen sus productos y servicios, discuten sus ofertas con clientes potenciales interesados e incluso pueden realizar ventas durante el evento.
Se trata de un gran espacio para que vendedores y compradores al por mayor establezcan contactos y creen nuevas oportunidades. El alojamiento virtual es también una excelente forma de acceder a nuevos mercados globales.
The benefits of these virtual events include reduced cost, maximized reach, excellent engagement, powerful lead generation and increased ROI. But how do you stand out in a virtual trade show? By leveraging the right tools and strategies, you can ensure your booth captures attention and drives engagement.
Los stands virtuales ofrecen alojamiento de documentos para que pueda proporcionar a los asistentes los recursos más valiosos, como presentaciones, folletos, vídeos, etc. Las ferias virtuales suelen ser transaccionales y también pueden ofrecer funciones de plataforma de comercio electrónico. De este modo, se asegura de no perder ningún contacto generado a través de su stand virtual y puede cerrar el trato dentro del mismo stand.
Las ferias virtuales pueden ayudar a los expositores a mostrar y vender sus productos o servicios a un público mucho más amplio y se celebran en todo el mundo. Sin embargo, aún pueden ser un concepto nuevo para muchos. Si aún no se ha decidido a participar en una feria virtual, aquí tiene algunas de las principales ventajas que puede tener en cuenta.
The online nature of your trade show can help you qualify leads from across the world. Keeping your event on-demand enables you to gain access to more people in different time zones. As long as your audience has a device, they have access to a truly exceptional event experience.
Con unos gastos inferiores a los de un evento físico, su evento puede lograr un mayor retorno de la inversión. Con un mayor alcance global, opciones de venta de entradas y más oportunidades de patrocinio, una feria virtual es la mejor opción para su inversión.
Por término medio, en las ferias se producen unas 600.000 toneladas de residuos al año. Esto aumenta la huella de carbono y contribuye al cambio climático. Las ferias virtuales eliminan el uso de papel y otros materiales nocivos. Convierta su empresa en ecológica organizando una feria virtual.
Virtual events can be one of the best ways for attendees and exhibitors to reduce their carbon footprints as they eliminate emissions from travel, and remove the need for onsite food waste, paper and printing waste.
Las ferias virtuales son una gran oportunidad para las personas con discapacidades. A diferencia de las ferias físicas, estos eventos ofrecen varias opciones para ayudar a las personas con deficiencias y otras discapacidades, permitiéndoles beneficiarse tanto del evento, como cualquier otro visitante.
These accessibility features are quite useful and can include features like translations, transcriptions, color contrasts, subtitles, etc.
Organizers have the opportunity to increase revenue through virtual trade show booth sales and sponsorship opportunities. Exhibitors can seamlessly book virtual spaces, eliminating logistical challenges associated with physical events.
Sponsors can take advantage of various sponsorship packages that offer extensive visibility within the virtual event space. The process allows organizers to create tiered packages that can appeal to a variety of event partners, and contribute to the event’s financial success.
Las plataformas de gestión de eventos ofrecen herramientas de análisis de datos que permiten conocer la participación de los asistentes, las visitas a los stands y las interacciones con los contenidos. Este enfoque basado en datos permite tomar mejores decisiones y optimizar futuros eventos en función del comportamiento y las preferencias de los participantes.
Los expositores obtienen un amplio alcance de marca a través de las ferias virtuales. El formato digital ofrece formas creativas de mostrar productos y servicios. Los expositores pueden dejar una impresión duradera en los asistentes, fomentando un reconocimiento de marca que se extiende más allá del evento virtual.
Las ferias virtuales ofrecen a los expositores una gran variedad de clientes potenciales. Los contenidos atractivos, las funciones interactivas y las herramientas de comunicación en tiempo real atraen a los asistentes y facilitan conexiones significativas. Las ferias virtuales resultan un terreno fértil para que los expositores amplíen su base de clientes potenciales y cultiven relaciones comerciales a largo plazo.
El uso de herramientas avanzadas de captación de contactos en las ferias virtuales simplifica el proceso de generación de contactos para los expositores. Funciones como los buzones digitales de tarjetas de contacto, la búsqueda y los filtros de usuarios, y las colas de chat ayudan a simplificar la conexión y la captación de contactos. Los expositores pueden recopilar contactos de forma eficaz, añadir contexto mediante notas y etiquetas y realizar un seguimiento de los clientes potenciales después del evento.
El entorno digital de las ferias virtuales permite a los expositores reservar pedidos y realizar transacciones fácilmente. Los asistentes pueden explorar productos, solicitar información y realizar compras directamente dentro de la plataforma virtual. Este proceso simplificado contribuye al aumento de los ingresos y maximiza el retorno de la inversión.
Los patrocinadores se benefician considerablemente de la mayor visibilidad que ofrecen las ferias virtuales. La plataforma digital ofrece una ubicación estratégica para los contenidos patrocinados, lo que garantiza que los patrocinadores ocupen un lugar destacado y sean reconocidos por un público diverso.
Various tailored event sponsorship packages allow sponsors to showcase their brand through banners, advertisements, and virtual lounges, ensuring that their presence is noticed by attendees.
Las ferias virtuales proporcionan datos sobre la participación de los asistentes en los contenidos patrocinados, las visitas a los stands y los niveles de interacción, lo que permite a los patrocinadores conocer a fondo su impacto. Este enfoque basado en datos permite a los patrocinadores perfeccionar sus estrategias futuras.
Sin duda, el precio desempeña un papel crucial a la hora de decidir por qué opción decantarse. Así que, si está aquí, probablemente esté buscando una solución rentable que le ofrezca más valor a cambio de su dinero. Vamos a desglosarlo para que pueda comprobarlo usted mismo.
While the price of a virtual event can start around $14,925, the cost of a physical event may start at $49,275. Check out a full breakdown of physical vs. virtual event costs here.
Virtual trade shows have all the above-mentioned benefits, but you can only get the most out of them if you know how are virtual trade shows built. From choosing the right virtual event platform to finding the right target audience, sponsors, and exhibitors – it can be quite a task. Here are some easy steps to follow to make your virtual event trade show a resounding success.
Una feria virtual puede tener todas las características mencionadas anteriormente. Sin embargo, no tiene por qué necesitarlas todas. Es importante asegurarse primero de qué es lo que quiere conseguir con la feria virtual.
Algunos organizadores de eventos sólo quieren crear una plataforma en la que mostrar sus servicios y productos a un público más amplio. Mientras que otros pueden tener un enfoque más transaccional, con el objetivo de captar clientes potenciales y convertirlos en ventas. Por tanto, si se centra en sus necesidades, le resultará más fácil determinar qué características son las más importantes para su feria virtual.
La distribución de contenidos es uno de los aspectos más importantes de cualquier feria virtual. Los asistentes a su evento quieren recabar información sobre los servicios o productos que se exponen. Por eso, el siguiente paso natural es crear contenidos que aporten valor añadido a la experiencia de los asistentes.
Virtual trade shows can host a bunch of different types of content in booths, exhibit halls, auditoriums, and networking lounges. Welcome videos, platform tutorials, brochures, webinars, and other useful documents will need most of your attention.
You can create content with the AI-powered vFairs webinar chapterization & summary tool to be used on multiple mediums. The main aim should be to provide more value to your attendees and let the exhibitors share their resources in the best possible ways.
Los expertos del sector como ponentes principales o en mesas redondas pueden ser una forma estupenda de atraer a más asistentes a su feria virtual. Las plataformas de eventos virtuales permiten organizar sesiones interactivas de ponentes invitados con preguntas y respuestas en directo. Puede añadir biografías de los ponentes y ofrecer oportunidades de establecer contactos a ponentes y asistentes para mejorar su experiencia global.
También puede ser una buena forma de mejorar el contenido de tu evento virtual. Puede pedir a los ponentes invitados que le envíen una presentación o folletos que podrá subir a la plataforma del evento. Es una forma cómoda y eficaz de ofrecer más valor a los asistentes.
Una vez que tengas todos los ponentes, las características de la plataforma del evento y la experiencia de los asistentes alineados, tienes que empezar a comercializar tu evento. Una de las primeras cosas que necesitará es una página de destino personalizada para su evento. A través de la página de aterrizaje puedes proporcionar información sobre el evento y recoger inscripciones para el mismo.
Virtual event marketing tools like email marketing, push notifications, paid ad campaigns, etc. can make a lot of difference in increasing attendee count at the event. You can find more useful tips and best practices for virtual event marketing here.
Before you begin, ask your solution provider for a quick demo and test the technology yourself. Ensure that the platform is user-friendly for everyone across the globe, and not just techies. Try out multiple platforms if you aren’t satisfied. A platform that a friend raved about might not necessarily work for you.
Las opciones de seguridad disponibles para su evento son vitales para su éxito. Pregunte a su proveedor de eventos virtuales por las medidas de seguridad que emplea. Esto es esencial para la seguridad de los asistentes, patrocinadores y anfitriones.
Identifique sus objetivos, establezca metas claras para el equipo y alinee los resultados esperados. A continuación, podrá avanzar en la dirección prevista. Esto también ayuda a supervisar y regular el evento a medida que se desarrolla.
Cree una estrategia de marketing holística dirigida a múltiples canales. La siguiente sección le guiará a través de un manual de marketing detallado.
Los expositores virtuales para ferias le permiten alojar en su plataforma varios tipos de contenido: un documento, una presentación o un vídeo. Aprovéchelo y póngase en contacto con su equipo y sus patrocinadores. A continuación, haga una lluvia de ideas sobre las sesiones y los contenidos. Además, reúna material colateral de ventas, vídeos de marketing y cualquier otro PDF útil para mostrarlo en el evento.
La mayoría de las ferias duran varios días. Por lo tanto, los asistentes deben disponer de un programa en el que figure la agenda completa. Además, este programa debe indicar también los horarios de apertura del comercio. Asegúrese de que su enfoque se adapta a las distintas zonas horarias. Comparta el horario en su página de aterrizaje para asegurarse de que los asistentes y expositores interesados estén en línea cuando lo deseen.
One of the key selling points for a virtual event is that you can monitor and evaluate your performance. Unlike a physical trade show, this can allow you to both quantify and justify results. The AI reporting chatbot in the vFairs platform even allows you to ask analytics questions and get all the event information in seconds.
Al examinar las plataformas de ferias virtuales, hay algunas características clave que debe tener en cuenta.
Ofrezca a su público una experiencia inolvidable desde el primer momento en que entren en su evento virtual. Construya un entorno 3D fenomenal, empezando por una página de aterrizaje visualmente atractiva.
A continuación, pase a una interfaz altamente personalizable para sus expositores y asistentes. Haga que sus asistentes entren en un vestíbulo virtual realista y exploren los distintos stands del pabellón de exposiciones.
Con vFairs, puede optar por configurar el diseño de su evento virtual dentro de las plantillas de eventos existentes que han demostrado su éxito en el pasado, o puede crear un entorno virtual totalmente personalizado basado en cualquier entorno y diseño que pueda soñar.
Lead capture is an important part of event participation. It helps exhibitors gather useful information about attendees, their interests, and their potential as future customers.
With customizable lead capture forms, exhibitors can easily collect the data they need during events. These forms let them choose specific fields that align with their business goals, like contact details, company size, decision-making authority, and areas of interest. This makes it easier to gather important attendee information and follow up after the event.
Setting up lead capture forms in advance is key to ensuring smooth data collection. It allows exhibitors to fine-tune their data collection process based on their goals. Running a quick test beforehand ensures everything works properly before the event starts.
Additional lead capture opportunities include:
In virtual booths, attendees can schedule meetings directly with exhibitors, indicating strong interest in specific products or services. Every time someone books a meeting, it’s an opportunity to capture more specific details and open a conversation that can lead to future engagement.
Surveys are a great way to gather feedback and capture leads at the same time. When attendees answer questions about their experience or share insights on what they’re interested in, this data doubles as valuable lead information.
After the event, some content like recorded sessions or downloadable resources can be made accessible in exchange for attendee information. Anyone returning to access this gated content is already showing a higher level of interest, making this an ideal lead capture opportunity.
Many platforms use matchmaking technology to connect attendees with companies, products, or people that align with their interests. Each interaction here provides additional insight that helps exhibitors identify which attendees are the best fit for follow-ups based on engagement and shared interests.
Embed an online shop at your event. The vFairs e-commerce module allows you to create product listings faster with custom fields and categories. Attendees can add products to their shopping cart as they explore the event with an intuitive UI of your store.
This way, you can eliminate purchasing delays, maximize conversions, and make transactions in real time. You can use payment portal integrations to make the whole process easier for your audience and vendors.
“Lead capture and management maybe two of the most important features for any virtual trade show. You don’t want all your hard work to go to waste so make sure to look for a virtual platform that offers e-commerce capabilities. Don’t waste a second and make on-spot sales!” said Carlos Herrera, Sales Manager at vFairs.
The key features of the vFairs e-commerce module include:
The Booth Negotiation Feature allows exhibitors to adjust their booth prices through real-time negotiations, creating more flexibility in virtual trade show environments. This feature is crucial for exhibitors who may have specific budget constraints or value considerations for different booth types, like silver, gold, or bronze.
By enabling negotiations, the platform ensures exhibitors can participate within a range that suits their needs while keeping the process simple and transparent for both exhibitors and admins.
Within the vFairs platform, you can activate this feature on the event backend. Once activated, this feature appears within booth management settings, providing a designated “Booth Negotiation” area for all ongoing discussions.
Exhibitors initiate negotiations in the booth creation form, choosing to submit a proposed price instead of a fixed cost. Admins then review the proposals, make counteroffers, and add comments if needed. This interactive process is documented in a history log visible to both parties, ensuring transparency at every step.
The benefit of this feature is the flexibility and personalization it brings to exhibitors, allowing them to engage in meaningful discussions around pricing without back-and-forth emails. It also enables a smooth transition to finalizing booth listings, as booths move automatically from “negotiation” to “approved” status once an agreement is reached.
The allowance negotiation feature simplifies the process of discussing commission rates between vendors and buyers. It handles negotiations directly on the platform to eliminate delays caused by lengthy email exchanges. Everything is centralized for greater efficiency.
Vendors can propose a revised rate directly within the platform. Buyers can review, respond with counteroffers, and finalize terms in real time.
vFairs Allowance negotiation feature saves time by simplifying the steps to reach an agreement. It also enhances communication by providing a structured and transparent way to manage negotiations and drives results by ensuring quick responses to vendor requests. As a result, decisions are made faster leading to more closed deals and higher revenue opportunities.
Los stands virtuales para ferias pueden albergar documentos, folletos y presentaciones, y también pueden redirigir a los asistentes a enlaces de sitios web externos. Puede cargar un número ilimitado de recursos en su stand virtual y dar la bienvenida a los visitantes con un breve vídeo. Los asistentes pueden ver y descargar estos recursos para más tarde.
Con la accesibilidad al evento a través de un navegador móvil, puede hacer que sus participantes sintonicen desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Esto le ayuda a maximizar la participación de los asistentes.
Esto puede ocurrir en caso de que no tengan acceso a sus portátiles, se desplacen al trabajo, estén atrapados en un atasco o cualquier otra situación similar. La función de vFairs ofrece ahora búsquedas del tesoro cronometradas que mantienen a los asistentes totalmente ocupados en su evento.
You can also opt to use the vFairs mobile app if you plan to host virtually in tandem with an in-person trade show!
Diseñe su stand y hágalo suyo eligiendo los colores de la marca, los avatares y la disposición del stand.
Admitámoslo: montar stands y perseguir a los vendedores para preparar el material de marketing es un engorro. Las ferias virtuales son la alternativa perfecta. Le permiten a usted y a sus expositores dar a conocer su marca durante todo el evento. Además, sus expositores pueden personalizar sus stands y cargar recursos descargables para el público.
Para cumplir el objetivo de un evento de éxito, es necesario garantizar la máxima interacción entre visitantes y expositores. Las herramientas de chat en directo ayudan a proporcionar información y asistencia a los asistentes. Esto facilita la conversión de clientes potenciales en ventas.
Además, puede mejorar sus tasas de conversión respondiendo a las preguntas más frecuentes en salas de chat de grupo o en espacios de chat reservados. La función de cola de chat de vFairs con respuestas automáticas y fácil gestión le ayuda a dirigirse a múltiples clientes potenciales en línea a la vez.
Look for engagement tools such as a real-time chat platform to educate and engage prospects at your event. A 1:1 text, audio & video chat can enable you to eliminate the hassle of long queues around booths. This way, your audience can keep the conversation going in chat rooms.
The vFairs chat networking feature introduces multi-threaded conversations. It allows users to reply directly to specific messages and keep discussions organized. This helps maintain clarity, especially during complex discussions, by letting users focus on particular points without losing track of the overall conversation. Admins can also pin important messages to ensure important updates remain visible, improving communication efficiency.
This feature offers:
Users can easily upload files directly into the chat and communicate anonymously. This makes it simple to share resources or ask questions without revealing your identity.
All event-related materials are stored in one location, giving attendees quick access to presentations, product info, and promotional content as needed.
Attendees can switch between text, audio, and video calls within the chat. This enhances networking with integrated communication options.
Users can archive chats and manage notifications to stay organized and focus on relevant conversations.
Admins can handle multiple inquiries efficiently with a queuing system, providing attendees with estimated wait times for better support management.
Utilice anuncios emergentes para mantener a su público informado en todo momento. Como en cualquier otro evento, tendrás que mantener informada a tu audiencia con actualizaciones en directo durante el evento.
Las notificaciones pueden enviarse a segmentos específicos de usuarios. Por ejemplo, una determinada notificación para los patrocinadores puede enviarse directamente a todos los patrocinadores sin enviar spam a otros usuarios. Una feria virtual de eventos permite captar la atención de los asistentes y compartir solo la información relevante mediante notificaciones emergentes.
Así que tiene una audiencia mundial en un mismo lugar y en un mismo momento. A continuación, querrá invitar a especialistas del sector y a ponentes destacados. Aportarán a su público un valor significativo en un solo momento.
Cuando se utiliza una plataforma virtual, no hay que preocuparse por la disponibilidad de los ponentes ni por las diferentes zonas horarias. Los seminarios web en directo pueden utilizarse para atraer a grandes multitudes de una sola vez. Luego, las grabaciones a la carta pueden ayudar a amplificar esa exposición. Los subtítulos hacen que los webinars integrados sean más inclusivos.
Además, incluya una sesión de preguntas y respuestas al final del seminario web o realice encuestas en directo para obtener respuestas de la audiencia durante el seminario. Esto puede maximizar la participación en su evento y nutrir a sus clientes potenciales.
Las salas verdes/ backstage permiten a los oradores comprobarlo todo antes de salir en directo. Puedes incorporar esta función para mejorar la experiencia de los oradores y hacer que se sientan a gusto.
Every host wants to boost engagement and improve the time attendees invest attending their event and event gamification features are a great way to achieve that. Host exciting contests and games such as scavenger hunts, trivia, and more. You can include a virtual leaderboard where attendees can track their scores. The attendee with the most points can win a gift hamper, gift card, or anything you want!
También puede utilizar la tabla de clasificación para dirigir a su público a determinadas zonas del evento. Ganarán puntos por participar en determinadas acciones, como visitar un stand o conectarse a una hora concreta. Esto puede atraer más miradas hacia patrocinadores clave o información importante sobre el evento.
En esta era, se quedará atrás si no tiene acceso a datos en tiempo real. A diferencia de las ferias físicas, las ferias virtuales le proporcionan informes detallados al final del evento. Esto le permite medir su ROI para futuras estrategias.
Además, si sus expositores lo desean, pueden vigilar de cerca y regular determinados stands. Puede ofrecer esta posibilidad previa solicitud. Así, tendrán acceso a informes en tiempo real para mejorar el rendimiento que se propongan.
You can keep your event up and running even after its live features have been deactivated. Unlike a physical event, a virtual platform makes this possible. Exhibitors can receive notifications about booth visits, queries, and purchases. Meanwhile, organizers can continue to promote the event using emails and social media to continue its activity. Furthermore, they can make webinars and other content available on-demand for maximum exposure.
“One of the biggest reasons behind the success of virtual trade shows is the constant availability of information even after live days are over! You can keep the platform live for however long you want, and that’s something in-person events can’t give you.” said Muhammad Younas, CEO of vFairs.
La plataforma de gestión de eventos vFairs ofrece funciones como un programador de reuniones que permite a anfitriones y expositores organizar reuniones. Los asistentes también pueden reservar citas utilizando esta herramienta en los stands de los expositores.
La función de creación de redes espaciales permite a los asistentes a la sala conectarse. Todo lo que tienen que hacer es acercar su avatar a las personas con las que quieren conectar e iniciar una charla. También hay una herramienta inteligente de emparejamiento que conecta automáticamente a personas con los mismos antecedentes e intereses. Hay una mesa redonda que funciona por orden de llegada y permite a un pequeño grupo de personas debatir sobre un tema concreto.
Virtual trade expo booths are fairly simple to set up. Most virtual event companies will set virtual exhibitors up with an online form. The main purpose of this form is to gather as much information about the booth as they can. It can include options for booth layouts, different choices for avatars, booth colors, etc. Booth exhibitors can also upload company logos, pictures, and other documents to be hosted in the virtual booth in the same form.
Una vez que haya confirmado su participación a través del organizador del evento, los siguientes pasos se automatizarán para usted. Recibirá una notificación por correo electrónico con las credenciales de acceso como expositor virtual, que podrá utilizar para iniciar sesión. Se trata simplemente de rellenar un formulario e iniciar sesión el día del evento. Cuanto más precisa sea la información que facilite a los anfitriones del evento, más fácil será la configuración.
Virtual trade show booths might be easy to set up but you have to put in some work to make them stand out. Here are some important tips and ideas on how to create a virtual trade show booth that converts leads to sales.
El stand de exposición virtual de su empresa y su marca deberían ser la encarnación de su marca física. Por eso debe centrarse en darle la imagen de marca adecuada. Puede utilizar todas las opciones de personalización disponibles y añadir logotipos de empresa siempre que sea posible. Utilizar avatares personalizables e inclusivos también puede ayudarle a destacar.
Aquí tiene uno de los ejemplos de stand virtual de feria para ver cómo su stand puede encarnar su marca.
Los stands virtuales para ferias y su rendimiento dependerán principalmente de lo bien que los representantes de su stand puedan comunicarse virtualmente con los asistentes. Una calidad de audio y vídeo nítida puede garantizar que toda la comunicación sea cómoda, clara y eficaz.
Los stands virtuales y las ferias comerciales necesitarán promoción en múltiples frentes y a través de diversos medios. Deberá preparar material de marketing, como folletos y carteles, que podrá publicar en la página de inicio del evento, en el sitio web de la empresa e incluso en las redes sociales. Las campañas de marketing por correo electrónico también pueden ser muy útiles para atraer al público.
It takes effort to make the whole event and your booth an engaging spot for the attendees to stay at for a lasting impression and foster meaningful connections. Here are creative virtual trade show best practices and ideas to elevate the virtual experience for your attendees:
Utilice elementos multimedia como vídeos, presentaciones de diapositivas y modelos en 3D para hacer demostraciones de productos en directo. Puede fomentar la participación mediante sesiones de preguntas y respuestas y encuestas para que la experiencia sea dinámica e informativa. Esta experiencia de inmersión permite a los participantes comprobar de primera mano el valor de sus productos, lo que fomenta el interés y las consultas.
A custom virtual space with elements that match reality can give attendees a lifelike experience transcending the virtual boundaries. Avatars for the attendees or organizers are also an interesting virtual event engagement idea to simulate the feel of a physical event and make interactions more personal.
Puede introducir entretenimiento en su stand virtual con actuaciones en directo, demostraciones o charlas relacionadas con el sector. Esto puede romper la monotonía de las sesiones informativas.
Un centro de recursos dedicado puede ayudarle a extender el valor más allá del evento en directo, atrayendo a la audiencia incluso después de que el evento haya terminado. Los participantes pueden acceder cómodamente a los contenidos y revisarlos, lo que refuerza los aspectos informativos del evento. Su centro de recursos puede albergar grabaciones de sesiones, libros blancos y materiales adicionales a los que los asistentes puedan acceder cuando lo deseen.
Al integrar las plataformas de medios sociales en la experiencia del evento virtual, puede fomentar una comunidad dinámica en línea y ampliar el alcance del evento mucho más allá de sus muros virtuales.
Puede animar a los asistentes a que compartan sus experiencias, pensamientos y puntos de vista utilizando hashtags específicos del evento. Estas publicaciones pueden mostrarse en directo para que todos los asistentes las vean.
The LinkedIn community builder is also an exceptional marketing tool to connect attendees and event partners and foster a community.
Un buen marketing es la base de una gran feria comercial. Veamos cómo dar en el clavo con sus campañas de marketing. En primer lugar, analizaremos los materiales de marketing para los asistentes y, a continuación, para los expositores.
Quieres más clientes potenciales en la parte superior del embudo para que una mayor cantidad acabe convirtiéndose en ventas. Para ello, exploraremos los siguientes canales de marketing:
Para comercializar su evento, primero necesitará una página de aterrizaje. Esto le proporcionará un espacio en línea para hacer tres cosas importantes:
Para mejorar su visibilidad y participación, debería:
Optimizar su formulario de inscripción para obtener un mayor número de inscripciones:
A continuación, es hora de aprovechar su lista de correo electrónico existente. Crea una vibrante invitación al evento en tu generador de correo electrónico para enviarla a tu lista. Allí, pídales que se registren para el evento. Esta lista será una forma rápida y sencilla de comercializar con clientes potenciales ya interesados.
But what should the emails look like? You want your recipients to be hooked in from the get-go. So, you need crisp and engaging subject lines, informative copy, and relevant visuals. In addition, you can add exhibitor logos and include pictures of your speakers.
Here are some other details to remember while using this virtual tradeshow tool:
Siga este sencillo calendario para enviar sus correos electrónicos y recordatorios posteriores:
Otra forma de atraer más miradas hacia su evento es colocar una barra adhesiva en su sitio web. Esto permitirá que otros visitantes sepan de su evento. Además, aparecerá en la parte superior de todas las páginas de tu sitio web. Así, todos los visitantes de tu sitio web podrán verlo.
Pero estas barras adhesivas son sutiles y ofrecen un espacio limitado a las empresas. Recomendamos añadirle solo dos elementos:
Aunque existen otros tipos de módulos, una barra adhesiva ofrecerá la menor cantidad de interrupciones junto con una visibilidad decente para todos sus visitantes.
Dado que el consumo de las redes sociales no deja de aumentar, asegúrese de aprovechar este canal. Aquí tienes una pequeña lista de comprobación:
Lo más probable es que ya tengas una lista de contactos en tu correo electrónico y en tu red de contactos. Aprovéchelas y envíe toda la información que pueda sobre su evento.
Necesitan saber cómo la difusión en línea puede beneficiarles más que un evento tradicional. He aquí una lista de ventajas que puede compartir con sus expositores:
Las ferias virtuales se basan en datos. Puede beneficiarse enormemente de los exhaustivos informes que ofrecen. Sin embargo, tendrá que saber de qué hacer un seguimiento. Esto le ayudará a entender a su público y a optimizar futuros eventos. Veamos qué puede hacer con estos informes de eventos.
Para conseguir que acuda más gente a su evento, optimice primero sus inscripciones. Siga de cerca el rendimiento de sus esfuerzos de marketing. A continuación, realice un seguimiento de las conversiones desde su cuenta de Google Analytics o desde el panel de control de su evento virtual. A continuación, identifique los canales que generan más conversiones y optimícelos en consecuencia.
Además, querrá ver el rendimiento de su página de aterrizaje en términos de conversiones. ¿A qué distancia de la página se encuentra el formulario? ¿Necesita cambiar la posición del formulario? ¿Funciona mejor por encima de la página que por debajo? ¿Cuántos campos de formulario consiguen las mejores conversiones?
Ejecutar pruebas A/B teniendo en cuenta estas opciones es una excelente forma de optimizar su página de destino y sus formularios de registro. Si comienzas tus esfuerzos de marketing pronto, también tendrás más tiempo para optimizarlos para obtener los mejores resultados.
Debe conocer bien a su público objetivo. De este modo, podrás adaptar la experiencia del evento a ellos.
Para ello, formule a sus asistentes preguntas como las siguientes:
Los datos de estas preguntas le ayudarán a ofrecer una experiencia más personalizada a cada uno de sus asistentes. Sin embargo, los formularios largos son sólo un obstáculo para el registro. Guarde estas preguntas para después de que sus clientes potenciales hayan entrado en el embudo de su evento. Estas son las opciones que recomendamos:
Una vez que el evento se pone en marcha, es hora de saber qué aspectos de su feria virtual son los favoritos de los fans. Siga el recorrido de los asistentes durante el evento. A continuación, infórmese sobre los stands que visitan, los representantes con los que hablan, las sesiones de ponentes que reciben más atención, etc.
Recuerde que sólo debe utilizar software de ferias virtuales que recopile estos datos por usted. Este tipo de plataforma le ayudará a obtener información detallada sobre los asistentes que podrá utilizar para optimizar futuros eventos. Además, el módulo de informes le proporcionará datos como:
Cada uno de estos datos le indicará qué aspectos de su evento fueron un éxito. Además, le mostrará qué tipo de contenido funcionó mejor en su feria.
Another way to get more data out of your virtual trade show is to send an event follow-up survey.
Such a survey will ask attendees how their experience with the event was and include questions such as the following:
Envíe esta encuesta por correo electrónico a todos los asistentes y analice los datos recopilados.
For virtual trade shows, event organizers need solutions that offer more than just an online presence. The best platforms offer tools to capture leads, boost sales, and create an immersive experience.
Organizers must consider various options, each with its features and pricing. They should also factor in the attendees and exhibitors’ needs when choosing online trade show platforms.
Here are some of the best virtual trade show platforms to host a trade fair online:
vFairs is a top virtual trade show platform that helps turn potential leads into loyal customers. With its all-in-one solutions, you can consolidate key features in one place to attract new customers and drive your business goals. The platform offers various tools to easily host virtual and hybrid events.
Some of the best features this platform offers include:
Brella is a good option for businesses seeking trade show online marketplace platforms focused on building personal connections with potential customers. It offers customized features like networking tools and sponsorship options. However, some customers find it less intuitive and note that it doesn’t offer a free trial.
The key features of this platform include:
Blackthorn Events centralizes all your exhibition data, connecting registrations, attendance tracking, and CRM in one place. Integrated with Salesforce, it offers a clear view of attendee engagement and ROI tracking. For online events, it even connects with Zoom.
While Blackthorn Events offers robust features, it does require technical expertise for setup and has limited branding and form-building functionalities.
Key features of this platform include:
HexaFair is a virtual trade show platform with networking and integration tools, but it lacks options for exhibitors to arrange live demos with attendees. However, its chat features and attendee directory support networking. This platform boasts several impressive features to enhance virtual trade show experience, including:
SpotMe provides solutions for both small-scale events, like webinars, and larger ones, such as virtual trade show exhibits. The platform allows event customization through presets and templates, enabling users to add logos and brand colors. However, custom design can become complicated for some users.
The platform offers many notable features including:
Accelevents provides networking tools and third-party integrations for organizing virtual trade shows. Attendees can interact with exhibitors via text and video chat, leave business cards at booths, and download content. Exhibitors can post demos, link to their websites, and customize their booths. However, some customers have noted a steep learning curve, especially for beginners.
This platform provides a range of useful features such as:
Whova markets its virtual trade show software as a top solution for all events. Organizers can customize booths, event colors, and branding. It also offers essential marketing tools and online registration. However, it lacks chat moderation tools and dedicated tech support. Key features include:
6Connex is a virtual expo platform for hybrid, virtual, and in-person events. It offers a quick solution for hosting virtual trade shows without many technicalities. While it covers the basics, it may not include all desired features. Customers have also reported issues with screen size adjustment.
Top features of this platform are:
RingCentral is an event platform for planning and hosting virtual, hybrid, and onsite events. Its cloud-based phone system and advanced video conferencing tools facilitate communication among colleagues and customers, and its dashboard helps new users navigate easily.
However, some users have noted the lack of document hosting capabilities for attendees, which is available on many other platforms. Moreover, RingCentral does not allow unlimited attendees during events. The platform’s best features include:
ON24 is designed for marketers and offers event marketing tools. However, it focuses more on conference and webinar solutions than on virtual trade show exhibits. It provides various event features, engagement tools, and integrations.
Key features of this platform are:
For an in-depth analysis of available options, read here.
Se puede crear una feria virtual para cualquier tipo de industria. Aquí tienes una lista de ejemplos e ideas populares de ferias virtuales.
Virtual craft and hobby trade shows are events that bring people together online to discover new products, connect with suppliers, and share their passion for crafts.
A great example is The Needlework Marketplace. It’s an annual global event for needlework enthusiasts to connect with vendors and designers, discover new products and techniques, and engage in interactive workshops.
The virtual exhibit hall offers a wide selection of fabrics, threads, patterns, and tools. Attendees, from beginners to seasoned stitchers, participate in workshops led by experts, gaining insights into stitching techniques and finishing.
Vendors showcase their latest innovations, making it a prime event for discovering industry trends. The Marketplace provides a community-focused experience for anyone passionate about needlework to connect, learn, and enhance their skills.
Hosting a virtual property show can help you to target a global audience.
One of the virtual trade show examples is OGC which hosted a virtual property fair promoting overseas properties to North American buyers.
No sólo podían mostrar viviendas en lugares tan deseados como Francia y España, sino que también podían ponerse en contacto con agentes inmobiliarios y abogados que podían informarles mejor sobre el proceso de compra y las leyes de los países en los que querían comprar.
Independientemente del tamaño de su empresa, los beneficios tangibles e intangibles de organizar una feria tecnológica virtual desempeñan un papel importante. No solo obtendrá resultados satisfactorios, sino que también se beneficiará de la creación de redes, la publicidad y las ventas directas.
In today’s business environment, tech industrialists are switching to virtual alternatives. They create virtual trade shows to showcase their powerful technologies on a larger scale using the best resources. This helps them surpass high costs and allows them to create a virtual landscape to engage with a wider audience.
A virtual food trade show enables industry professionals to explore the latest in food, from dairy to food tech, with live demos and online networking.
Distribuidores y fabricantes líderes como Nestlé, Jake's Finer Foods y Centennial han organizado con éxito ferias virtuales de alimentación, aumentando sus beneficios y añadiendo valor a toda la industria alimentaria.
Jake’s Finer Foods (JFF), in particular, strengthened its position as a progressive broad-line distributor by hosting the first-of-its-kind virtual food show. It successfully achieved higher registration volume, extraordinary branding, and insightful communications. This helped create a win-win situation for both the exhibitors and customers.
The Harbor Wholesale Foods Trade Show 2023 was an exclusive virtual trade show that showcased hot new products, fantastic deals, and profitable opportunities, celebrating Harbor’s 100-year anniversary with a “Decades Through Time” theme.
Attendees experienced amazing deals with exclusive bundle offers and special discounts. They explored a diverse range of products from various vendors, featuring established favorites and new trends.
The engaging experience included virtual booth visits, giveaways, and earning points for engagement. The event was convenient and flexible, allowing access from anywhere, with shopping open throughout the event.
Attendees benefited from significant savings, bundled deals, and three weeks of ordering opportunities, along with points for booth visits and a new item showcase.
Ya se trate de una feria tecnológica o de viajes, vienen cargadas de ventajas para un público mundial. Los eventos virtuales ofrecen opciones muy flexibles. Facilitan a los organizadores de cualquier sector mostrar sus productos y servicios a un público más amplio sin gastarse un ojo de la cara en un evento físico.
Las ferias virtuales son una excelente forma de permitir que empresas de todos los tamaños promocionen su marca y muestren sus ofertas a un grupo diverso de personas. Las ferias virtuales le brindan una enorme oportunidad de generar clientes potenciales cualificados y disparar sus ventas.
Además, los recursos de un evento virtual pueden mantenerse disponibles bajo demanda durante un tiempo prolongado. Ofrece oportunidades inmersivas de creación de redes con funciones novedosas como la creación de redes espaciales, mesas redondas y búsqueda inteligente de contactos. Pero nada de esto es rentable si se hace a costa de muchos recursos y trabajo.
De ahí que las ferias virtuales estén redefiniendo el modo en que las empresas pueden maximizar sus beneficios y mantener un medio ambiente saludable. ¿Y adivina qué? Las oportunidades no han hecho más que empezar a florecer, ya que su negocio está creciendo más allá de las fronteras.
Las ferias digitales incluyen ferias virtuales, seminarios web y otros eventos digitales en los que expositores y asistentes participan a distancia. Las ferias digitales aprovechan la tecnología para reproducir en un entorno virtual los elementos clave de las ferias tradicionales, como la creación de redes, la exposición de productos y las sesiones educativas.
Con un creador de eventos fácil de usar y un equipo de gestión de proyectos especializado, crear una feria comercial virtual no podría ser más fácil.
Un stand virtual es el lugar donde un expositor presenta su producto o servicio. Es un espacio mucho más pequeño dentro de un evento más grande. El objetivo es aumentar el conocimiento de la marca y generar una conversación significativa con los participantes. Se puede incluir texto estático, logotipos, banners, vídeo y opciones de chat.
Las ferias virtuales pueden ayudarle a llegar a un público más amplio y ampliar su alcance a nivel mundial. También puede abrirla a un público y unas empresas internacionales. Ahorrar costes recurriendo a la virtualidad no significa renunciar a la calidad del evento ni a las oportunidades de establecer contactos que ofrece. Por lo tanto, dependiendo de su caso de uso y de cómo implemente las funciones disponibles, las ferias comerciales virtuales pueden merecer totalmente la pena.
Una feria virtual funciona a través de una plataforma en línea que reproduce la experiencia de una feria tradicional en un entorno digital. Los expositores instalan stands virtuales para mostrar sus productos y servicios, y los participantes interactúan a través de chats en directo, seminarios web y contenidos interactivos.
El coste de una feria virtual puede variar mucho en función de factores como el tamaño del evento, el software de feria virtual utilizado y las funciones adicionales incluidas. Los costes de las exposiciones virtuales pueden incluir las tarifas de la plataforma, los precios de los paquetes para expositores y cualquier personalización o servicio adicional que se solicite. Los precios pueden rondar los 15.000 dólares.
Las ferias virtuales ofrecen numerosas ventajas, como ahorro de costes, accesibilidad y mayor alcance. El formato digital de las ferias virtuales permite llegar a un público más amplio, reducir los gastos de viaje, disminuir el impacto ambiental, mejorar el análisis de datos para los expositores y prolongar la duración del evento.
Un stand virtual de feria es un espacio digital para que los expositores muestren sus productos, servicios y marcas en una feria en línea. Estos stands virtuales suelen incluir contenidos multimedia, como vídeos, folletos y presentaciones.
Brianne Snell
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