Comment créer une stratégie pour votre journée portes ouvertes virtuelle [Kit de planification gratuit].

Les journées portes ouvertes sont un excellent moyen de promouvoir votre université, de montrer votre campus aux futurs étudiants et de leur permettre d'en faire l'expérience. Les étudiants peuvent avoir un aperçu de la vie sur le campus et les universités peuvent entrer en contact avec les étudiants. Dans tous les cas, une journée portes ouvertes offrira plus à votre public cible qu'un prospectus. A journée portes ouvertes virtuelle reste une journée portes ouvertes, mais dans un "lieu virtuel".

Les événements virtuels représentent une part importante de l'avenir. Les spécialistes du marketing ne peuvent nier leurs avantages. Ils vous permettent d'atteindre un public mondial et vous aident à analyser l'événement et son succès à l'aide de données empiriques. Ils éliminent même les déplacements et les dépenses supplémentaires. C'est pourquoi 71 % des spécialistes du marketing s'attendent à ce que les événements virtuels se poursuivent au-delà de 2020.

Alors que les gens s'habituent à l'idée du virtuel, nous sommes là pour vous aider à maximiser les bénéfices que vous tirerez de votre journée portes ouvertes virtuelle.  

Il y a de fortes chances que vous soyez déjà en train de planifier vos journées portes ouvertes virtuelles pour cette année. 

Mais vous ne savez pas comment commencer à planifier ? 

Nous savons qu'il est important pour vous de donner la bonne impression et d'entrer en contact avec vos futurs étudiants de manière efficace. C'est pourquoi nous avons préparé une fiche de planification pour vous aider à créer une stratégie pour votre journée portes ouvertes virtuelle. 

Sans plus attendre, c'est parti ! 

Stratégie pour la journée portes ouvertes virtuelle

Définir le plan de l'événement

Créez un plan pour votre événement, en commençant par l'essentiel. Fixez des objectifs, définissez des buts et ciblez vos publics. La définition d'un plan clair pour votre événement vous aidera à garder le cap, sans vous laisser dévier de vos objectifs finaux.

Tenez compte des éléments suivants lorsque vous commencez à définir le plan de votre événement :

• Les objectifs : ce que vous espérez atteindre, en fixant des objectifs et des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer le succès de votre événement
• Public cibleLe public cible : définir à qui l'on s'adresse, quels sont les décideurs et les groupes cibles que l'on souhaite atteindre.

• Plate-forme d'événements virtuels: recherchez des fournisseurs de plates-formes d'événements virtuels pour voir lequel répond à vos besoins et peut traduire vos exigences en une plate-forme d'événements virtuels. événement virtuel
• Stratégie événementielle : identifier les sponsors, les packages de sponsoring, les processus de billetterie, les salles d'exposition

Conseil de pro : Avant d'entamer votre processus de planification, établissez un tableau des étapes à franchir. Cela vous aidera à suivre vos objectifs, vos tâches et vos échéances. Vous pourrez ainsi organiser votre journée portes ouvertes virtuelle dans les délais impartis.

L'élaboration de votre stratégie devient alors plus facile, car vous connaissez vos objectifs, votre public cible et l'endroit où vous vous rendez. votre journée portes ouvertes virtuelle.

La question suivante est de savoir où se trouve votre public cible. La réponse est simple. Votre page d'atterrissage. 

Concevoir une page d'atterrissage attrayante

C'est là qu'aboutissent tous vos efforts de marketing. C'est ici que votre public cible vient chercher toutes les informations concernant votre journée portes ouvertes virtuelle. Qu'il s'agisse des dates de l'événement, des horaires ou de l'ordre du jour, tout est affiché ici. Votre page page d'atterrissage de l'événement doit également susciter l'enthousiasme - les visiteurs doivent avoir envie d'y assister. Offrez des aperçus de l'événement et mettez en avant les conférenciers présents.

De plus, assurez-vous qu'un formulaire d'inscription soit prêt pour recueillir efficacement les données des consommateurs. Créez des formulaires d'inscription qui soient rapides à remplir et agréables à regarder. Intégrez les outils qui vous permettent de collecter des données sur les consommateurs. Par exemple, l'intégration à un logiciel de gestion de la relation client (CRM) pourrait vous aider à collecter des informations de base telles que les noms, les numéros et les adresses, etc. Ces informations peuvent s'avérer précieuses pour de futures activités promotionnelles.

Avec vFairsla mise en place de votre page d'atterrissage se fait sans effort grâce au soutien constant de l'équipe de projet, qui veille à ce que le processus soit transparent dès le départ !

Enfin, mettez en ligne votre page d'atterrissage ! 

Conseil de pro : créer des pages d'atterrissage d'événements pouvant être suivies. Cela vous permet de collecter des données sur les méthodes de promotion de l'événement qui fonctionnent le mieux et sur celles qui ont le meilleur retour sur investissement.

Maintenant que vous avez réussi à attirer des visiteurs à votre événement. Voyons maintenant comment les retenir. Les garder engagésLe succès de votre événement dépend en grande partie de la façon dont vous les aidez à interagir avec les autres participants, les exposants et les hôtes.

Veillez à inclure les éléments suivants caractéristiques qui augmenteront le niveau d'engagement de votre événement.

Élaborer un contenu informatif

Vous avez besoin de contenu pour maintenir l'intérêt de vos participants. Suscitez leur intérêt avec des documents et des vidéos interactifs. Le contenu offre une valeur tangible à vos participants. 

Il convient donc de tenir compte des éléments suivants lors de l'élaboration de votre stratégie de contenu : 

• Vidéo de bienvenue: accueille les participants, présente l'ordre du jour, guide les participants tout au long de l'événement et prépare le terrain pour le reste de la journée portes ouvertes virtuelle.
• A propos de nousAjouter des informations de base sur les écoles, les départements, les programmes, la vie dans la ville, la vie sur le campus. Ajoutez de courtes vidéos sur les réussites d'anciens élèves.
• Visite du campusVidéo de visite guidant les étudiants à travers le campus, couvrant les logements, la cafétéria, les terrains de sport et les auditoriums pour une représentation visuelle.
• Guide de la région: où acheter les produits de première nécessité, les lieux touristiques et de divertissement locaux, les gares routières et ferroviaires, comment se rendre sur le campus et en revenir.
• Informations sur les visasVisas : procédures, listes de contrôle et délais de délivrance des visas

Que vous optiez pour des vidéos ou des documents, votre contenu doit aider les étudiants à prendre leur décision et à faire en sorte que le processus, autrement intimidant, se déroule sans effort. Les étudiants doivent pouvoir télécharger ce matériel pour s'y référer ultérieurement. 

Des stands d'exposants attrayants

Vos stands d'exposants sont également une plaque tournante de l'information. Il est essentiel d'attirer les étudiants vers ces stands et de s'assurer qu'ils y restent et obtiennent les informations requises. Des stands d'information sur l'aide financière, les procédures de visa, le corps étudiant et les services d'orientation professionnelle peuvent être mis en place pour permettre à vos étudiants d'obtenir des informations pertinentes sur chacun de ces sujets. Une disposition claire de ces stands permettra à votre public de s'y retrouver facilement. En ajoutant certaines de ces caractéristiques maintiendra l'intérêt des participants :

• Chat : inclure un bouton "chat", désigner des responsables de salles de chat qui permettront une communication efficace et ajouter un calendrier des étudiants qui gèrent les salles de chat.
• Notes de l'orateur : répondre aux questions fréquemment posées (FAQ) lors des précédentes journées portes ouvertes
• Documents et vidéos téléchargeables : ajouter des listes de contrôle, des instructions, des documents clés et des vidéos présentant des informations précieuses

Conseil de pro : Ajoutez des stands d'information sur les différents départements, universités, sociétés et activités qui se déroulent dans votre université. C'est l'occasion de mettre en valeur tout ce que votre université a à offrir.

Sessions d'orateurs

Les journées portes ouvertes virtuelles peuvent être complétées par des sessions d'orateurs dont le public peut s'inspirer et auxquels il peut s'identifier. Invitez d'anciens étudiants qui ont réussi à parler de leur parcours à l'université et au-delà. Des membres éminents du corps enseignant ou des conseillers d'orientation peuvent parler du choix d'une carrière, d'un programme d'études et même du choix des cours à suivre. Vous pouvez prévoir :

• live sessions, where speakers can host a dialogue with their audience
• des sessions en semi-live, où une vidéo préenregistrée est diffusée mais où les intervenants sont disponibles par le biais d'une fonction de chat, ou
• pre-recorded presentations and webinars, where the audience can watch the presentation on their own time. 

N'oubliez pas de créer des programmes de sessions, afin que vos participants sachent quand chaque session aura lieu. Configurez les sessions dans votre plateforme d'événements virtuels et ajoutez-y des rappels pour les sessions des conférenciers, afin que les participants puissent être avertis lorsqu'une session particulière est sur le point de commencer. 

Mise en réseau

Les futurs étudiants et leurs parents viennent à la journée portes ouvertes virtuelle pour en savoir plus sur l'université, la faculté et la vie en général. Veillez donc à ce qu'ils puissent obtenir ces informations de vive voix. Créez une plateforme de mise en réseau où ils pourront s'entretenir avec des étudiants actuels, des membres de la faculté et des chefs de département pour en savoir plus sur votre université. 

Conseil de proLes étudiants peuvent être sélectionnés en fonction de leur moyenne générale, de leurs activités extrascolaires ou de leurs préférences en matière de programmes. Ces étudiants qui arrivent du lycée peuvent être sélectionnés en fonction de leur moyenne, de leurs activités extrascolaires ou de leurs préférences en matière de programmes.

Créer un espace virtuel accessible

Votre plateforme virtuelle de journées portes ouvertes doit être un espace accueillant pour tous. Permettre aux personnes handicapées et aux personnes parlant des langues différentes de participer confortablement peut vous apporter beaucoup. Veillez donc à ce que votre événement s'adresse à la communauté des aveugles et des sourds en le rendant accessible. De la navigation au contraste des couleurs, de la taille des caractères à la narration des pages et aux webinaires sous-titrés, ces petits ajouts peuvent permettre à chacun de se sentir le bienvenu.

En outre, il se peut que les personnes qui participent à votre journée portes ouvertes virtuelle viennent d'un autre pays et se sentent à l'aise dans différentes langues. Permettez à ces personnes de participer en intégrant des fonctions telles que KUDO. Cette fonctionnalité vous permet d'organiser des webinaires et des sessions de questions-réponses multilingues. Kudo vous aidera également à répondre aux besoins de la communauté des sourds, car il permet des traductions en langue des signes.

Enfin, comment faire tous ces efforts sans faire de bruit ? 

Marketing marketing marketing marketing... et encore du marketing

Après avoir créé une page d'accueil et une plateforme interactive pour votre journée portes ouvertes virtuelle, faites-le savoir au monde entier ! Faites passer le mot à tous les coins de rue. Utilisez vos canaux de médias sociaux et votre site web pour promouvoir votre journée portes ouvertes virtuelle. Demandez à vos étudiants et aux membres de votre faculté de passer le mot. Faites appel à d'anciens élèves qui sont des personnalités de premier plan et qui ont un public. Les personnes qui viennent à votre événement en tant qu'orateurs ou qui sont des sponsors peuvent toutes être mises à contribution pour faire votre travail à votre place.

Le marketing est le point culminant de tout le sang, de la sueur et des larmes que vous avez versés pour donner vie à cet événement, alors ne négligez rien. 

Enfin, parlons de l'événement. Que faire avant, pendant et après la journée portes ouvertes virtuelle ? 

La dernière ligne droite

Enfin, vous avez mis en place votre plateforme virtuelle de journée portes ouvertes. Vous devez également préparer votre plan de match pour quelques heures avant l'événement, votre stratégie pour l'événement et l'après-événement.  

Jour précédant l'événement

• parcourir l'événement virtuel avec votre chef de projet
• vérifier que toutes les fonctionnalités sont en place et fonctionnent correctement  
• effectuer des tests avec tous les orateurs par l'intermédiaire de la plate-forme de présentation
• mener une campagne rigoureuse sur les médias sociaux
• envoyer un courriel de rappel pour l'événement
• utiliser un bouton d'appel à l'action puissant qui incite les gens à participer
• créer votre propre numéro de centre d'appel que vous pouvez ajouter à votre page d'atterrissage pour offrir de l'assistance

Jour de l'événement

• s'assurer que les élèves et les parents peuvent facilement naviguer sur le site virtuel 
• suivre l'événement de près et, en cas de problème technique, le signaler immédiatement à son chef de projet.
• gérer le bureau d'information
• suivre les rapports concernant la fréquentation et l'affluence dans les hotspots. 
• contrôler les personnes préinscrites qui ne se sont pas inscrites et leur envoyer un rappel par courrier électronique

Journée post-événement

• remercier les personnes inscrites qui ont participé
• envoyer des courriels de remerciement aux parents et aux élèves qui ont participé à la journée portes ouvertes virtuelle
• envoyez des courriels aux personnes qui n'ont pas assisté à la réunion ; ajoutez quelques documents utiles sur votre université, des informations sur les écoles, les départements, etc. pour les aider
• obtenir des informations de la part de votre chef de projet sur le déroulement de la journée portes ouvertes virtuelle, les améliorations à apporter la prochaine fois et les problèmes techniques qui pourraient être évités. 
• obtenir des statistiques et des analyses sur les événements

Final Thoughts

L'idée d'une journée portes ouvertes virtuelle n'est pas seulement de rencontrer des étudiants potentiels, mais aussi de promouvoir la vie et les expériences qui les attendent dans votre université. Votre objectif final doit être de les aider à prendre leur décision et de les guider tout au long du processus. Veillez donc à leur fournir les connaissances nécessaires pour qu'ils puissent prendre eux-mêmes cette décision éprouvante. 

Découvrez l'IE Business School et Royal Holloway lors de leurs journées portes ouvertes virtuelles. journées portes ouvertes virtuelles couronnées de succès.

Vous pouvez télécharger votre kit de planification gratuit pour vous aider à organiser la journée portes ouvertes virtuelle la plus mémorable.