Ordres du jour des conférences virtuelles : 5 meilleurs conseils de planification

Comment créer un ordre du jour de conférence virtuelle qui attire l'attention et engage votre public ? L'une des clés réside dans la conception de base de l'ordre du jour. L'ordre du jour d'un événement virtuel exigent plus de temps et de réflexion que les réunions en personne. D'autant plus que l'un des plus grands défis d'un événement en ligne est de maintenir l'intérêt et l'engagement des participants assis devant leur écran.

Pourquoi les ordres du jour des conférences virtuelles sont-ils si importants ? 

Il y a deux hypothèses clés que vous pouvez faire concernant le public de votre conférence virtuelle :

1. Il se peut qu'ils se joignent à vous à partir d'un autre fuseau horaire que le vôtre.
2. Ils ont une quantité infinie de tâches et de distractions à effectuer pendant le déroulement de la conférence

C'est pourquoi l'ordre du jour de votre conférence virtuelle doit être planifié de manière réfléchie et stratégique, afin de permettre aux participants d'accéder facilement au contenu et de laisser un peu de répit à ceux qui ont d'autres choses à faire en même temps. 

Avant d'entrer dans le vif du sujet, vous devez, en tant qu'organisateur, vous poser quelques questions importantes. Combien de temps votre public devrait-il raisonnablement passer à votre événement virtuel ? À combien de sessions en ligne vous attendez-vous ? Attendez-vous de votre public qu'il visite les stands des sponsors ? Attendez-vous des participants qu'ils s'entretiennent avec des représentants ou des experts en produits ?

Il est temps de réfléchir à ce que vous attendez d'eux. Voulez-vous qu'ils assistent aux sessions ? Ou voulez-vous qu'ils posent des questions, qu'ils se connectent avec les sponsors et qu'ils se connectent entre eux ? Quelles actions doivent être entreprises par le public pour vous permettre d'atteindre l'objectif global du programme ? 

C'est ici que votre agenda doit refléter tous les points mentionnés ci-dessus, afin de donner aux participants la possibilité de s'engager dans différentes activités tout au long de l'événement et de tirer le meilleur parti de la plateforme virtuelle.

5 conseils pour élaborer l'ordre du jour de votre conférence virtuelle

Des sujets et des orateurs attrayants sont des éléments importants à prendre en compte dans votre agenda. Cependant, il est important de veiller à ce que votre programme reçoive une attention supplémentaire afin d'obtenir les meilleurs résultats... 

Pour aider nos planificateurs et organisateurs dans le processus de planification de l'ordre du jour, voici cinq éléments à prendre en compte lors de l'élaboration de l'ordre du jour de votre conférence virtuelle.

1. Penser d'abord numérique

Comme pour la planification d'une conférence en personne, il est essentiel de réfléchir à ce que les délégués espèrent retirer de cet événement virtuel et à la manière dont ils peuvent facilement y parvenir à l'aide de points de contact numériques. Vous devez mélanger l'ordre du jour et le format du contenu. Vous pouvez également utiliser des salles de réunion pour encourager la collaboration et l'interaction. 

Une autre idée est d'envisager la diffusion en continu de certaines présentations à un public plus large. Cela peut se faire à l'aide d'un outil appelé Restream. Cet outil vous permettra de partager des flux en direct sur des canaux de médias sociaux. Il s'agit notamment de YouTube, Facebook, LinkedIn, etc.

2. Utiliser des compléments qui soutiennent vos objectifs

Lors de la planification d'une conférence virtuelle, il est essentiel de commencer par l'objectif final. Vous devez d'abord concevoir l'expérience de votre réunion. Tout comme pour la planification d'événements en personne, il est important d'identifier vos buts et objectifs. 

Si l'événement virtuel est destiné à renforcer la reconnaissance et le cachet de la marque, vous devez prévoir suffisamment de temps pour les orateurs principaux, les rencontres virtuelles et les questions-réponses. Si l'objectif est le réseautage, vous devez vous concentrer sur les sessions en petits groupes, les événements de réseautage virtuel et les activités brise-glace. En revanche, si vous cherchez à obtenir un retour d'information et à prendre le pouls de votre secteur, les sondages et le chat peuvent être activés au fur et à mesure des présentations.

Lorsque vous définissez vos objectifs et l'expérience que vous souhaitez offrir, vous obtenez les informations idéales sur la conception et les caractéristiques de votre agenda de conférence virtuelle.

3. Tenir compte du calendrier des sessions

Il est essentiel de garder à l'esprit que la vie et les habitudes de bon nombre de vos participants ont radicalement changé en raison de la conférence COVID-19. Aucun participant ne préfère rester assis devant son ordinateur pendant plusieurs heures pour écouter une série ininterrompue d'orateurs.

Au lieu d'organiser une conférence virtuelle typique qui s'étend sur trois jours consécutifs de huit heures, envisagez d'étendre votre conférence virtuelle à cinq jours, voire neuf jours, pendant lesquels vous ne ferez participer les participants que pendant quelques heures par jour. Les personnes travaillant avec vFairs, qui ont essayé de créer une longue conférence de 12 heures, ont décidé de passer à une conférence de deux jours. Ils ont également maintenu l'information en direct pendant quelques semaines supplémentaires. De plus, un certain nombre de clients de vFairs sont prêts à organiser deux journées en direct. Plus tard, ils permettent aux participants de revoir tout ce qu'ils ont manqué au cours du mois suivant.

N'oubliez pas non plus de veiller à ce que le contenu soit disponible en ligne pendant une période déterminée. De cette manière, les participants pourront interagir avec le matériel au moment qui leur convient le mieux. C'est important, car les fuseaux horaires de vos participants peuvent varier considérablement.

4. Prévoir des pauses régulières

En plus des pauses repas et toilettes, un temps non structuré entre les sessions permettra à vos participants de prendre des nouvelles des autres participants qui partagent le même espace de conférence, de rattraper leur courrier électronique, de s'asseoir et de se préparer à la prochaine série d'activités. 

Encouragez vos participants à faire des pauses. Indiquez clairement que les temps d'arrêt sont encouragés en les prévoyant dans l'ordre du jour de la conférence virtuelle. Vous pouvez proposer des pauses divertissantes directement sur la plateforme de l'événement. Des séances de pleine conscience, des activités non professionnelles et des pauses de yoga donneront aux participants un sentiment d'action. Simplement, sans les épuiser, aidez-les à se détendre et à absorber davantage.

En même temps, n'oubliez pas que même vos orateurs et présentateurs ont besoin de temps pour se préparer entre les sessions. Pour que les sessions se déroulent sans heurts, il est essentiel de se connecter à l'avance à la plateforme virtuelle, de tester les diapositives avant la date prévue et de s'assurer que la technologie fonctionne correctement. Avec ces considérations à l'esprit, vous serez parfaitement prêt à concevoir un programme de conférence virtuelle percutant.

5. Choisir le bon mécanisme de diffusion de la session

Les conférences virtuelles offrent une grande variété de styles de sessions. Il peut s'agir de sessions en direct, de sessions préenregistrées ou d'une combinaison de sessions préenregistrées et de sessions en direct. Tous ces styles présentent des avantages et des inconvénients. Par exemple, les sessions en direct vous permettent d'interagir avec les orateurs, mais l'inconvénient est le risque majeur de défaillance technologique. D'autre part, les sessions préenregistrées permettent aux participants de visionner les sessions au moment qui leur convient, mais elles n'offrent pas la possibilité d'interagir.

Il n'y a pas de mauvaise réponse pour les conférences virtuelles, car il suffit de réfléchir à la manière dont ces éléments affecteront potentiellement l'ordre du jour. Par exemple, dans le cas de sessions préenregistrées, vous pouvez facilement les diffuser séparément de l'ordre du jour officiel de la conférence. Vous pourrez ainsi partager davantage de contenu en direct ou simulé.

Vous pouvez également proposer des sessions de questions-réponses en direct afin de pallier les difficultés techniques. Veillez à ce qu'il soit toujours possible de dialoguer avec les orateurs.

Conclusion

Nous savons tous que les événements en face à face reviendront un jour, mais il n'est pas surprenant que le paysage événementiel ait changé à jamais. La valeur et les avantages des événements numériques sont évidents. Par conséquent, les événements virtuels vont lentement devenir une partie essentielle de vos prochaines capacités de communication.

Après une année d'adaptation à un mode de travail plus virtuel, le public est désormais beaucoup plus conscient de la valeur de sa participation à des événements. Les gens attendent généralement un contenu de meilleure qualité, des divertissements et une mise en réseau, en échange de leur temps. Il est donc indispensable de planifier et d'exécuter un programme de conférence virtuelle afin d'obtenir le meilleur engagement et les meilleurs résultats possibles.