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Si vous regrettez l'effervescence des journées portes ouvertes des universités, où les futurs étudiants se pressent autour de vous, vous n'êtes pas le seul ! Depuis la pandémie, les admissions à l'université sont devenues un processus terne, sans l'élément interactif d'autrefois. A journée portes ouvertes virtuelle est un moyen idéal de raviver cet engagement et d'attirer vers votre établissement davantage de demandes d'admission de la part d'étudiants du monde entier.
Une journée portes ouvertes virtuelle est un événement en ligne qui présente votre université à un public international.
Les journées portes ouvertes virtuelles sont une alternative efficace et économique aux journées portes ouvertes physiques, avec une portée étendue. Il vous suffit d'amener votre public dans votre espace virtuel et de faire en sorte que les candidatures affluent !
Auparavant, les journées portes ouvertes en personne dans les universités étaient la norme. Les gens venaient dans votre établissement et visitaient le campus. C'est assez simple, mais cela nécessite une grande planification de votre part et des frais de déplacement pour vos visiteurs.
Pourquoi organiser une journée portes ouvertes virtuelle plutôt qu'une journée portes ouvertes physique ? Même si les restrictions liées au bouclage de Covid-19 ont été levées, les gens restent très prudents. Cela signifie que tout le monde ne voudra pas ou ne pourra pas se rendre aux journées portes ouvertes de votre établissement. Un événement virtuel est donc une meilleure option pour vous. En outre, voici d'autres excellentes raisons pour lesquelles vous devriez envisager une journée portes ouvertes virtuelle ou hybride plutôt qu'une journée portes ouvertes physique.
Une journée portes ouvertes virtuelle peut vous aider à atteindre un public mondial sans trop d'efforts. Les étudiants potentiels du monde entier peuvent donner une chance à votre université, car ils pourront voir de quoi il s'agit. Il leur suffit de se connecter à votre événement et d'examiner ce que vous avez à offrir.
Vous ne pouvez pas présenter tous vos programmes dans le court laps de temps que vous offre une journée portes ouvertes classique. En revanche, vous pouvez regrouper tous vos principaux programmes en un seul endroit en organisant des journées portes ouvertes en ligne. Offrez à chacun de vos programmes un webinaire et un stand dans la salle d'exposition afin de les présenter de manière attrayante.
Vous avez probablement vu ces visites de musées en ligne qui sont aujourd'hui une tendance majeure. Ces visites vous font découvrir le musée, avec des explications enregistrées ou un guide en chair et en os qui vous emmène dans une reproduction fidèle de la réalité. Qui dit que vous ne pouvez pas faire la même chose avec votre établissement d'enseignement supérieur ? Si vous souhaitez mettre en valeur votre campus et son esthétique, vous devriez organiser des visites virtuelles du campus. Après tout, de nombreux étudiants hésitent entre deux établissements et un campus attrayant peut faire pencher la balance en votre faveur. Invitez également les parents, afin de faire pencher la balance en votre faveur.
Les futurs étudiants et leurs parents peuvent avoir beaucoup de questions à vous poser. Nombre de ces questions sortent probablement du cadre de votre matériel de marketing habituel, et vous devrez donc y répondre de manière exhaustive. Par conséquent, une journée portes ouvertes virtuelle vous permettra d'entrer en contact avec des étudiants potentiels et de faire tout ce qui est en votre pouvoir pour les attirer dans votre établissement grâce à des fonctions de réseau de discussion et à des séances de questions-réponses en direct.
Si la fréquentation brute d'un événement physique est un indicateur de son succès, il n'en reste pas moins qu'il est possible de le mesurer. succès de l'événementles événements virtuels permettent d'obtenir des résultats beaucoup plus précis. Lorsque vous organisez une journée portes ouvertes virtuelle, vous êtes en mesure de suivre la fréquentation de l'événement, l'engagement, l'activité des étudiants, les visites de stands et les interactions par chat, entre autres mesures. De cette manière, vous pouvez calculer le succès de votre événement et voir combien d'étudiants vous avez réellement obtenu grâce à cet événement particulier.
Maintenant que vous connaissez les avantages de l'organisation d'une journée portes ouvertes virtuelle, vous pouvez passer à l'exécution de l'événement proprement dit. La première chose à faire est de déterminer un budget et de fixer des objectifs clairs. Veillez toutefois à établir ce budget et ce plan de manière pratique. Ne vous fixez pas d'objectifs ambitieux et irréalisables, mais tenez-vous-en à un plan solide. Voici donc quelques conseils à suivre lorsque vous souhaitez organiser votre journée portes ouvertes virtuelle.
Il s'agit de la toute première étape sans laquelle vous ne pouvez pas aller de l'avant. Vous devez créer un plan qui couvre les objectifs, le budget et la méthode d'exécution de votre événement. Veillez à inclure un calendrier raisonnable dans ce planafin que vous puissiez prendre les dispositions nécessaires.
Dans ce plan, incluez le calendrier, la portée, la méthode de commercialisation et les résultats attendus de manière claire et concise. De cette manière, vous et vos fournisseurs serez sur la même longueur d'onde, sans qu'aucune confusion ne vienne troubler les choses. Partagez ce plan avec tous les organisateurs concernés, afin qu'ils s'y tiennent pour obtenir les meilleurs résultats.
Vous pouvez maintenant choisir la plateforme d'hébergement de journées portes ouvertes virtuelles qui répond à vos besoins. Pour présélectionner le fournisseur qui vous convient, voyez dans quel budget il se situe et quels sont les services qu'il propose. Si un fournisseur se contente de vous aider sur le plan technologique, mais n'offre pas d'assistance technique, vous risquez d'être confronté à un monde de difficultés. Choisissez donc une plateforme qui propose une assistance à la clientèle et qui jouit d'une solide réputation sur le marché.
Ensuite, déterminez qui vous souhaitez inviter à votre journée portes ouvertes. Avec un événement virtuel, vous pouvez élargir votre champ d'action sans trop de frais supplémentaires, alors établissez vos listes d'invités en conséquence. Une fois que vous avez terminé, envoyez des invitations à vos participants potentiels dans le monde entier. Incluez également les écoles secondaires, afin de toucher un public plus large. De plus, vous pourrez ainsi capter l'intérêt d'étudiants potentiels au moment où ils prennent leur décision d'inscription à l'université. Vos listes d'invités devraient également inclure des parents, surtout si la plupart de vos programmes impliquent un autofinancement. Les parents jouent un rôle majeur dans les décisions relatives à l'université, c'est donc une bonne idée de les cibler avec des campagnes spécialisées
Vous pouvez les envoyer par courrier électronique ou les partager sur les médias sociaux, ou les deux. Cela vous permettra d'attirer le plus grand nombre de personnes, en particulier si vous souhaitez que votre événement soit ouvert au public. Veillez à inclure un formulaire d'inscription et un lien dans cette invitation, afin de pouvoir suivre avec précision la participation et le comportement du public. Les statistiques montrent que 76 % des spécialistes du marketing estiment que le marketing par courrier électronique est le meilleur moyen d'encourager l'inscription à un événement virtuel, alors concentrez-vous sur cet aspect.
Vos efforts de marketing peuvent faire le succès ou l'échec de vos journées portes ouvertes virtuelles. C'est pourquoi vous devez mettre en place une campagne solide et utiliser diverses plateformes. Couvrez toutes les bases, qu'il s'agisse d'e-mails conventionnels ou de messages sur les médias sociaux, et gardez une trace du nombre de personnes qui s'inscrivent à partir de ces sources. Ce marketing est un élément clé de la diffusion de l'information et permettra à un plus grand nombre de personnes de s'inscrire à votre événement. Veillez donc à investir du temps et de l'argent dans ces efforts, afin d'obtenir les meilleurs résultats possibles.
Une fois la journée portes ouvertes terminée, examinez le comportement du public. Vous pouvez le faire en analysant les données que vous avez recueillies lors de l'événement. Rationalisez vos futurs événements et éliminez les aspects qui n'ont pas fonctionné. Vous pouvez également utiliser ces données pour planifier vos campagnes de marketing générales à l'avenir. Utilisez les bons outils pour analyser ces données et vous en récolterez les fruits.
La sélection de la bonne plateforme d'hébergement de portes ouvertes virtuelles est un élément important. Vous devez faire votre choix avec soin pour pouvoir organiser un événement réussi. La meilleure façon de choisir est de voir quelles sont les fonctionnalités offertes par chaque plateforme. Une plateforme peut avoir une caractéristique exceptionnelle, mais très peu d'autres attrayantes. Il se peut également que vous trouviez une solution qui présente une liste exhaustive de fonctionnalités, mais pas le facteur indispensable que vous aviez demandé. Vous devez donc réfléchir aux fonctionnalités qui sont importantes pour vous et à la plateforme qui les offre. En voici quelques-unes qui sont essentielles à une expérience pratique d'hébergement d'événements virtuels.
Un environnement stagnant ne fera qu'ennuyer vos futurs étudiants. Vous devez les attirer en utilisant des environnements dynamiques qui leur permettent de vivre une expérience immersive. Si une plateforme ne propose que des arrière-plans simples et non personnalisables, ce n'est pas vraiment la bonne option pour vous. Choisissez plutôt quelque chose de plus dynamique et interactif. Un environnement environnement virtuel maintient l'intérêt du public et ne laisse pas son attention s'égarer. En outre, les gens ont tendance à absorber les informations plus facilement s'ils les reçoivent de manière multisensorielle, la vue et le son fonctionnant ensemble.
Si votre plateforme d'événements virtuels ne dispose pas d'un outil d'envoi d'e-mails marketing, vous devriez reconsidérer votre choix. Vous devriez trouver quelque chose qui a son propre flux de travail d'email marketing ou qui s'intègre avec une plateforme qui offre ces services, comme HubSpot. Ces courriels vous permettront d'atteindre votre public avec des messages personnalisés, ce qui les rendra plus enclins à vous écouter. En outre, vos listes d'adresses électroniques et d'invités peuvent s'enrichir mutuellement, ce qui vous permet de les alimenter toutes les deux sans avoir à déployer trop d'efforts pour chacune d'entre elles. Vous devriez choisir une plateforme d'hébergement de journées portes ouvertes virtuelles capable d'intégrer vos listes d'adresses électroniques de marketing.
Les participants devraient avoir de nombreuses occasions d'interagir les uns avec les autres. Votre événement suscitera alors des conversations à l'échelle du secteur et sera plus actif. Vous devriez inclure des fonctions de chat et de mise en réseau dans vos journées portes ouvertes des établissements d'enseignement supérieur. Elles permettront aux visiteurs de discuter de leurs points de vue et de s'aider mutuellement à apprécier leur expérience de l'événement. En outre, ces fonctions ne doivent pas être de simples cas d'essai favorables aux relations publiques. Vous devez plutôt travailler avec une plateforme d'événements virtuels intuitive dotée de fonctions interactives.
Assurez-vous que votre outil d'hébergement d'événements comporte un élément de partage des ressources et des informations. En outre, ce partage ne doit pas nécessiter un certain nombre d'étapes difficiles. Vos visiteurs doivent pouvoir accéder facilement à toutes les ressources et informations dont ils ont besoin à partir des stands correspondants. Pour cela, utilisez un outil comme le vFairs mallette virtuelle vFairs pour faire toute la différence. Incluez les détails des programmes, la vie sur le campus, les détails de l'hébergement et les spécifications des frais afin que les étudiants potentiels et leurs parents obtiennent les informations dont ils ont besoin.
Assurez-vous que la plateforme que vous utilisez, quelle qu'elle soit, dispose d'un ensemble de mécanismes de reporting conviviaux. Ceux-ci vous permettront d'obtenir toutes les données et analyses en direct de votre journée portes ouvertes virtuelle, en temps réel et après l'événement. En outre, fonctions de rapport vous permettront de suivre les inscriptions, la fréquentation du public et le succès de votre événement.
C'est le plus important. Même si une entreprise technologique vous offre le logiciel nécessaire pour créer sa propre journée portes ouvertes virtuelle, vous ne sauterez pas vraiment sur l'occasion. En effet, ce type de logiciel est notoirement difficile à utiliser et comporte son lot de problèmes. Si la plateforme d'événements virtuels que vous avez choisie dispose d'une assistance clientèle fiable, vous saurez que votre événement sera plus rationnel. vFairs offre ce niveau d'assistance clientèle, depuis la création d'un événement jusqu'aux statistiques post-événementielles.
Par conséquent, ces caractéristiques sont toutes essentielles pour une expérience optimale d'accueil de journées portes ouvertes virtuelles. Elles améliorent l'expérience des participants et vous permettent d'obtenir plus de demandes d'admission au fil du temps.
Maintenant que vous savez ce qu'il faut faire pour organiser une journée portes ouvertes virtuelle, vous devez trouver la bonne plateforme pour votre journée portes ouvertes virtuelle. Voici quelques conseils pour sélectionner les meilleures solutions.
Examinez les fonctionnalités offertes par chaque plateforme. Voyez si la plateforme que vous souhaitez possède la bonne combinaison de fonctionnalités pour vos besoins. Certaines peuvent en offrir moins, tandis que d'autres peuvent en offrir beaucoup plus que ce dont vous avez besoin.
L'idéal est d'opter pour une option qui vous permet de créer vos événements, comme vFairs. De cette façon, vous pouvez obtenir tout ce que vous voulez sans avoir à gérer des éléments supplémentaires ou à dépenser plus d'argent pour des fonctions que vous n'utiliserez pas vraiment.
Consultez le site G2 de chaque plateforme, Capterra et d'autres sites d'évaluation pour voir ce que les autres clients en ont dit. Il s'agit généralement des meilleures ressources à consulter si vous souhaitez avoir un aperçu de l'ensemble des commentaires. Ces sites d'évaluation vous donnent une vue d'ensemble claire et complète de chaque plateforme, ce qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble, avec les avantages et les inconvénients.
Votre budget sera une de vos principales préoccupations. Vous devez le délimiter bien à l'avance, puis prendre les décisions suivantes en conséquence. Votre budget vous aidera grandement à choisir la plateforme qui vous conviendra le mieux.
Si une plateforme ne vous offre que la technologie pour votre événement et vous laisse en plan, elle n'est d'aucune utilité. Vous devez vous assurer que vous bénéficiez de l'assistance technique et managériale dont vous avez besoin pour gérer efficacement la plateforme. 38 % des spécialistes du marketing disent rencontrer des problèmes techniques avec les événements virtuels. C'est pourquoi une équipe d'assistance doit être en place pour répondre à toutes les questions et être présente en cas de problème lors de l'événement.
Une fois que vous avez choisi votre plateforme de journées portes ouvertes en ligne, vous pouvez travailler sur quelques idées qui attireront les futurs étudiants et leurs parents. Ces idées doivent porter sur la vie étudiante, les aides financières, les frais de scolarité et les possibilités de logement.
Les journées portes ouvertes classiques proposent généralement une visite guidée du campus. Vous pouvez adapter cette formule à la plateforme virtuelle en proposant une visite guidée vidéo, avec une narration détaillée. Si vous disposez d'un budget suffisant, vous pouvez même organiser l'une de ces visites 3D en direct que de nombreux musées proposent aujourd'hui, pour une expérience utilisateur mémorable.
L'interaction entre les étudiants et les professeurs peut vous aider à convaincre davantage de personnes de s'intéresser à votre université. Après tout, un étudiant étranger peut être ambivalent à propos de votre établissement, mais une fois qu'il a parlé aux professeurs du département qui l'intéresse, cela peut sceller l'accord.
Veillez à organiser quelques rencontres à cette fin. Heureusement, les stands des exposants des vFairs sont l'outil idéal pour cela, et vous pouvez donner à chaque département son propre stand pour plus de traction.
Un excellent moyen de simuler l'expérience complète d'un étudiant est de permettre aux participants de voir comment se déroule un cours typique dans votre établissement. Organisez des webinaires et des exemples de cours dans l'auditorium de l'événement pour offrir cette expérience.
Ces classes témoins sont un excellent moyen de transformer des étudiants potentiels en étudiants sérieusement intéressés et de convaincre leurs parents de la valeur académique de votre institut.
Le bouche à oreille peut réellement contribuer à consolider la réputation de votre établissement au sein de la communauté. Demandez à quelques-uns de vos anciens élèves qui ont réussi d'envoyer des vidéos de témoignages et présentez-les lors de votre journée portes ouvertes virtuelle.
Ces témoignages prouveront aux futurs étudiants et à leurs parents que votre établissement peut les aider à réussir eux aussi.
Toutes ces idées vous seront utiles pour votre journée portes ouvertes virtuelle ou hybride. Complétez cette liste en fonction de vos préférences et de vos besoins, et vous obtiendrez le meilleur événement possible.
vFairs dispose d'une série d'exemples de journées portes ouvertes réussies dont vous pouvez vous inspirer. Les réactions à ces événements ont été très positives et de nombreux clients ont déclaré qu'ils seraient prêts à organiser à nouveau des journées portes ouvertes virtuelles avec vFairs. Jetez un coup d'œil à leur expérience.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les événements que vous pouvez organiser en tant qu'université, consultez notre Guide complet des événements virtuels pour les universités.
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