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Avez-vous commencé à planifier vos cérémonies de remise des diplômes ? Nous savons que vous y avez pensé, c'est pourquoi nous vous proposons un guide pour une foire virtuelle de remise des diplômes. Nous disons "virtuelle" parce qu'avec la pandémie, de nombreux étudiants étrangers risquent de ne pas pouvoir se joindre à nous. Vous ne voulez pas que quelqu'un manque le jour le plus spécial et le plus mémorable de sa vie.
Chacun de vos élèves a des étapes à franchir et des diplômes à célébrer. Vous n'abandonnez personne. Alors commençons par réfléchir à la manière dont vous pouvez honorer leur passage dans votre école en organisant une cérémonie de remise des diplômes en ligne à la fois excitante et inoubliable. cérémonie de remise des diplômes en ligne.
Une cérémonie virtuelle de remise des diplômes est une cérémonie de remise des diplômes qui se déroule sur une plateforme d'hébergement d'événements en ligne. Il s'agit d'un environnement virtuel qui ressemble à une véritable cérémonie de remise des diplômes, au cours de laquelle les étudiants reçoivent leur diplôme académique.
Avec la bonne plateforme d'événements virtuels une cérémonie de remise des diplômes en ligne ne se résume pas à une série de remises de prix virtuelles et à quelques sessions de webinaires. C'est un monde entier où les étudiants peuvent interagir les uns avec les autres, avec leurs professeurs et avec toute autre personne assistant à la cérémonie. Ils peuvent participer à diverses activités, acheter des produits dérivés et bien plus encore !
Voyons s'il est judicieux pour vous d'organiser une cérémonie virtuelle de remise des diplômes.
Si nous devions répondre en un mot, ce serait : Oui !
Oui, les salons virtuels de remise des diplômes en valent la peine et voici pourquoi vous devriez les organiser dans votre université.
Une cérémonie physique de remise des diplômes limite le nombre de personnes qui peuvent être invitées. La capacité limitée de la salle, le nombre restreint de places assises et les services de restauration ne permettent pas aux étudiants d'inviter toutes les personnes qu'ils souhaiteraient voir participer à cette journée spéciale. Une cérémonie de remise des diplômes virtuelle permet aux étudiants d'inviter autant de membres de leur famille qu'ils le souhaitent. Leur famille pourrait se trouver dans n'importe quelle partie du monde, mais ils ne manqueraient pas ce jour spécial. La diffusion en direct vers des publics éloignés et les sessions post-événement à la demande permettent de ne laisser personne de côté, qu'il s'agisse des étudiants, des parents ou de leurs familles et amis.
Parfois, les étudiants retournent dans leur pays d'origine et ne peuvent pas revenir pour la cérémonie de remise des diplômes. Cela leur permet également d'assister à la cérémonie et de se faire des souvenirs avec leurs amis, leurs camarades de promotion et leur famille.
Votre conférencier joue un rôle essentiel dans la motivation et l'inspiration des étudiants pour la vie qu'ils sont sur le point de commencer. Il se peut que l'orateur souhaité se trouve dans une autre partie du monde ou qu'il ait un emploi du temps chargé. Il se peut qu'il ne puisse pas prendre le temps de se rendre à votre cérémonie. Avec une cérémonie de remise des diplômes en ligne, ils ne perdent pas de temps à voyager, il leur suffit d'une connexion Internet et le tour est joué. Éliminez le déplacement de l'équation et obtenez le meilleur orateur de cérémonie de remise des diplômes qui soit pour votre classe de diplômés.
L'organisation de salons virtuels de remise des diplômes prend moins de temps que l'organisation d'une véritable cérémonie de remise des diplômes. Les vendeurs, les lieux, les décorations et les arrangements pour les places assises et le service de traiteur sont autant de tracas administratifs. Tout cela est éliminé avec une cérémonie de remise des diplômes virtuelle.
En outre, les événements de remise de diplômes en direct sont beaucoup plus coûteux que les foires virtuelles de remise de diplômes. Dans le cas d'un événement physique, vous avez besoin d'argent pour le lieu, la nourriture et d'autres matériaux tangibles. En revanche, l'organisation d'un événement virtuel permet de réduire les frais généraux et de maximiser le taux de participation.
Les étudiants diplômés ont également la possibilité de nouer des contacts en ligne lors de leur cérémonie de remise des diplômes. Ils peuvent entrer en contact de manière transparente avec des invités spéciaux et des leaders du secteur. Au-delà des invités et des orateurs, les étudiants peuvent facilement interagir entre eux lorsqu'ils assistent ensemble à la cérémonie de remise des diplômes. Le sentiment d'appartenance à une communauté se développe lorsqu'ils discutent avec leurs amis, en groupe ou individuellement, grâce aux diverses fonctions de mise en réseau disponibles sur la plateforme en ligne.
Les étudiants peuvent même consulter les profils de l'ensemble de la promotion et entamer des conversations avec qui ils veulent. Cela facilite la création de liens et les aide à élargir leur cercle d'amis avant qu'ils ne partent chacun de leur côté.
Une cérémonie de remise des diplômes qui dure longtemps est souvent synonyme de distraction ou d'ennui. Certains étudiants peuvent passer leur temps à discuter avec leurs amis, à sauter des sessions ou à se promener. Comment pourriez-vous suivre le parcours de vos participants ou déterminer où le public tire le plus de valeur ?
Une foire aux diplômes virtuelle, en revanche, vous permet de savoir où les étudiants ont le plus apprécié, à quelles sessions ils ont assisté et avec qui ils ont interagi. En bref, vous pouvez mesurer non seulement le taux de participation, mais aussi l'engagement.
Et ce n'est pas tout. Vous pouvez même savoir où les parents ont trouvé le contenu et les sessions les plus intéressants. Ajoutez des enquêtes sur place et obtenez un retour d'information sur place sur la manière dont vous pouvez améliorer l'expérience de vos élèves lors des prochains événements.
Maintenant que vous connaissez les avantages de l'organisation d'une cérémonie virtuelle, nous allons vous présenter les étapes d'une cérémonie réussie.
Comment faire en sorte que votre cérémonie virtuelle de remise des diplômes soit un succès ? Examinons quelques-unes des étapes importantes de l'organisation d'une cérémonie de remise des diplômes virtuelle réussie.
Avant de planifier l'ordre du jour ou le thème virtuel de la remise des diplômes, assurez-vous de connaître les objectifs que vous souhaitez atteindre. Vous souhaitez certainement remettre leur diplôme aux étudiants, mais le jour de la remise des diplômes, c'est bien plus que cela.
En tant qu'organisateur, vous souhaitez inviter des conférenciers et prononcer un discours de remise des diplômes motivant. Vous souhaitez également que les étudiants entrent en contact avec des professionnels du secteur en vue d'éventuelles opportunités futures. Il ne s'agit pas seulement d'organiser des webinaires. Vous voulez maximiser l'engagement et l'activité sur la plateforme.
Votre public cible étant les étudiants et leurs familles, tout ce que vous mettez en place lors de votre convocation en ligne doit rendre l'expérience significative et inoubliable pour eux.
Il existe une poignée de plateformes disponibles sur le marché qui offrent différentes fonctionnalités, du chat en direct aux outils de modération les plus performants. Mais avant de vous décider, vous devez prêter une attention particulière à vos publics cibles et aux appareils qu'ils utiliseront pour participer. L'interface utilisateur transparente, la facilité de navigation et l'accessibilité sont quelques-unes des principales considérations à prendre en compte lors de la sélection d'une plateforme d'événements virtuels. L'accessibilité comprend la possibilité pour les étudiants de se connecter à partir de n'importe quel appareil, mais elle signifie aussi faciliter la participation des étudiants handicapés d'assister à l'événement tout aussi facilement. Tenez compte de toutes ces caractéristiques et de tous ces aménagements au moment de prendre votre décision.
Le type d'assistance à la clientèle qu'ils proposent, l'étendue de la personnalisation disponible et le type de données et d'analyses post-événement qu'ils offrent sont d'autres éléments essentiels à prendre en considération.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le choix de la bonne plateforme, consultez le site suivant Réflexions sur le choix d'une plateforme d'événements virtuels.
Une fois que vous avez choisi la plateforme, commencez à planifier votre événement. Mettez au point le programme complet de la foire aux diplômes, fixez votre budget, invitez des conférenciers et réglez les détails du marketing préalable à l'événement. Élaborez votre page de renvoi, votre stratégie de contenu et commencez à envoyer vos courriels.
Vous devrez également finaliser l'heure, la date et la durée de votre événement et faire les préparatifs nécessaires pour les pauses et les jeux afin de maintenir l'intérêt des participants.
N'oubliez pas d'inviter vos orateurs à la foire virtuelle aux diplômes. Envoyez des invitations en temps utile, fixez leurs créneaux horaires à l'avance et envoyez-leur des rappels. Vous pouvez même leur demander d'utiliser leurs plateformes pour annoncer l'événement.
Vous pouvez également inviter vos sponsors. Déterminez le niveau de parrainage qu'ils souhaitent adopter. Là encore, utilisez leurs canaux de médias sociaux pour annoncer l'événement.
L'étape suivante consiste à inviter les élèves et leurs familles et à recueillir les inscriptions au moyen d'une page d'accueil captivante. Cette page est le premier aperçu de votre événement. Vous devriez y ajouter des images de votre environnement virtuel pour donner à vos élèves une raison d'y assister. Elle doit également contenir le programme complet de l'événement, la liste des intervenants et des sponsors, ainsi qu'une liste de questions fréquemment posées au sujet de l'événement virtuel. Une fois cette page créée, vous devez l'utiliser pour promouvoir largement votre cérémonie. Les visiteurs de la page doivent pouvoir s'inscrire à la cérémonie de remise des diplômes au moyen d'un formulaire d'inscription.
Nous savons ce que nous attendons des événements physiques, n'est-ce pas ? Un lieu magnifique, agréable à regarder.
De même, dans les événements virtuels, l'interface utilisateur a tendance à avoir un impact important sur les participants. Par conséquent, votre conception doit captiver votre public dès le départ. Travaillez avec votre fournisseur de plateforme d'événements virtuels pour créer un espace virtuel percutant pour vos participants. Vous devez également choisir les fonctionnalités qui vous aideront à offrir l'expérience la plus attrayante.
Voyons quelles sont les caractéristiques qui conviennent le mieux à une cérémonie de remise des diplômes.
Pour améliorer l'expérience des étudiants lorsqu'ils assistent en ligne au jour le plus spécial de leur vie, il faut une planification minutieuse. Améliorez votre espace événementiel en y ajoutant des éléments qui ajouteront de la valeur à leur journée de remise des diplômes. Voici quelques-uns des éléments les plus caractéristiques les plus importantes de votre salon virtuel de la remise des diplômes doit posséder.
Les cérémonies de remise des diplômes en ligne garantissent que vos étudiants diplômés passent une journée mémorable. Si l'environnement environnement virtuel reproduit l'environnement physique, il peut instantanément donner vie à votre événement. Veillez donc à disposer de conceptions 3D conviviales, d'un lieu inspiré de l'école, de pages d'accueil et d'inscription personnalisées, d'avatars animés de diplômés et d'un service d'assistance.
L'ensemble de votre université peut être reproduit sur la plateforme en ligne. Vos salles, vos terrains et tous les autres espaces importants peuvent facilement être mis en place dans l'environnement virtuel.
Assister à une cérémonie de remise des diplômes est une occasion unique pour les étudiants. Elle offre aux étudiants de nombreuses occasions de rencontrer des experts du secteur ou des conférenciers de marque. C'est pourquoi les étudiants doivent pouvoir créer leur profil d'utilisateur, participer à des discussions de groupe et d'entamer des conversations individuelles par le biais d'un chat privé. Ils peuvent avoir des discussions de groupe avec leurs amis et leurs familles. S'ils souhaitent engager une conversation avec les orateurs invités ou l'un des autres leaders du secteur présents, ils peuvent prendre rendez-vous avec eux, les contacter et se lancer !
Maintenir l'attention du public pendant la cérémonie de remise des diplômes en ligne peut s'avérer très difficile. Donnez vie à votre événement et créez de l'émotion avec des sondages en direct, des chasses au trésor, des concours et des tableaux de classement. Vous pouvez même inciter les étudiants à gagner plus de points sur le tableau de classement en se déplaçant sur le site virtuel, en écoutant les sessions et en entamant des discussions. Attribuez des points à chaque action et lancez la compétition.
Aucun événement n'est complet sans le partage d'un contenu significatif. En tant qu'organisateur organisateur d'événementsvous souhaitez que les étudiants qui terminent leurs études se souviennent de leur alma mater pendant des années. C'est pourquoi le partage de copies en ligne d'annuaires ou de vidéos du campus peut toujours s'avérer utile. Pour cela, votre plateforme doit disposer d'un sac à surprises virtuel, de coffres-forts vidéo et de fonctions d'hébergement de documents.
Vous pouvez organiser des sessions de webinaires en direct, en semi-diffusion ou préenregistrées. Invitez des orateurs du monde entier à prononcer leur discours d'ouverture, ou demandez-leur simplement de le préenregistrer pour que vous puissiez facilement l'intégrer dans votre auditorium virtuel. Vos intervenants peuvent répondre aux questions en direct, organiser des sondages et interagir avec le public en temps réel par l'intermédiaire de la plateforme d'événement virtuel. C'est comme si tout le monde se trouvait dans un grand auditorium pour écouter l'orateur en direct.
Vous pouvez ajouter un panier d'achat à votre événement et permettre aux élèves d'ajouter les articles qu'ils souhaitent acheter. Ajoutez des photos de produits pour que les élèves et les parents puissent les consulter, les ajouter à leur panier et les acheter à partir de la plateforme.
La remise des diplômes n'est pas complète sans photos. Les photos permettent à vos élèves d'accumuler des souvenirs pour toute une vie. Ajoutez une photomaton où les élèves peuvent prendre des selfies et les partager sur leurs profils de médias sociaux, afin de faire connaître au monde entier leur cérémonie de remise des diplômes en ligne. Vous pouvez même organiser un concours de selfies et inciter les étudiants à prendre des photos amusantes.
Invitez vos étudiants à publier des articles sur leur salon virtuel de la remise des diplômes et à les publier sur leurs réseaux sociaux avec le hashtag de l'événement. Affichez cela sur un flux unifié au sein de votre plateforme d'événement sur un mur de médias sociaux. Chaque publication sur les médias sociaux sera automatiquement affichée ici pour que tout le monde puisse la voir et cela vous aidera à engager le dialogue avec votre public, à faire connaître votre marque et à collecter du contenu généré par les utilisateurs.
Vous devez mesurer le succès de votre salon virtuel des diplômes grâce à la gestion des données et à l'analyse en temps réel. Les données disponibles vous aideront non seulement à mesurer le succès de l'événement, mais aussi à encourager les améliorations futures. Vous pouvez voir ce que les participants ont téléchargé, avec quels sponsors ou conférenciers les étudiants ont interagi, et bien plus encore. Vous pouvez visualiser le parcours des participants pour savoir où ils sont allés et où ils ont passé le plus de temps. Il s'agit d'une véritable mine de données qui peuvent être utilisées pour de futurs événements.
Lorsque vous choisissez une plateforme d'événements virtuels, faites des recherches. Étudiez la plateforme, ses offres et ce que ses clients disent d'elle sur des plateformes telles que G2 et Capterra. Concentrez-vous sur ce que les clients disent de leur service clientèle et de leur support technique.
Des plateformes telles que G2 décernent également des badges à la plateforme la plus performante. Consultez-les, car ils témoignent de la performance de l'organisation.
Consultez les avis des clients et les études de cas. Voyez quelles sont les réussites des clients mentionnées sur leur site web, ainsi que tous les témoignages que vous pouvez trouver. L'examen de leurs études de cas et des types d'événements pour lesquels ils ont de l'expérience vous aidera également à déterminer s'ils vous conviennent.
Les événements hybrides et virtuels se multiplient. Certaines universités les pratiquent peut-être depuis des années, mais peu d'entre elles le font. Choisissez une plateforme qui peut accueillir des événements hybrides et virtuels et qui possède les capacités et les caractéristiques requises pour ces deux types d'événements.
Que vous organisiez un webinaire à session unique ou une série d'événements, vous avez toujours besoin d'une plateforme de bout en bout qui gère non seulement les invitations, mais aussi les paiements et le contenu. Elle doit vous permettre de collecter toutes les données relatives aux participants grâce à une intégration multiplateforme, de sorte que ces données puissent être facilement partagées en un seul endroit.
La stratégie de marque tout au long de la foire virtuelle de remise des diplômes contribue à créer une expérience cohérente pour les participants. Vous devez donc bien identifier les options de personnalisation offertes par la plateforme afin que vos pages de renvoi, vos formulaires d'inscription, vos courriels et l'environnement virtuel lui-même suivent le même design et la même image de marque.
Vous pensez peut-être qu'un événement virtuel ne suffira pas pour votre prochaine cérémonie. Vous voudrez peut-être inviter certains étudiants sur le campus, mais vous ne pouvez pas ignorer tous les étudiants qui ne peuvent pas se déplacer en raison de restrictions de voyage ou de problèmes budgétaires. L'étape suivante consiste donc à organiser des salons de remise des diplômes hybrides.
Comment offrir à vos élèves et à leurs familles le meilleur des deux mondes avec une expérience hybride ?
Envisager une cérémonie de remise des diplômes hybride? La première question que vous devez vous poser est de savoir si c'est le format qui vous convient. S'il vous aidera à atteindre vos objectifs. Pour cela, vous devez déterminer votre public cible, c'est-à-dire si le public auquel vous vous adressez s'étend sur une zone géographique plus large ou non. Par exemple, les étudiants qui obtiennent leur diplôme sont-ils répartis dans différents États ou même dans différents pays ? Dans ce cas, une approche hybride pourrait s'avérer être la meilleure option pour vous.
Donnez à vos participants (étudiants, parents et familles) le contrôle des sessions auxquelles ils veulent assister et de celles auxquelles ils souhaitent renoncer. Qu'ils veuillent participer à l'événement en direct ou qu'ils veuillent seulement visionner le contenu à la demande plus tard. Donnez à vos participants virtuels des options sur la manière d'interagir, que ce soit par le biais de salons de discussion publics ou privés. Permettez à vos participants physiques de choisir leur propre siège en fonction de leur niveau de confort.
Vous pouvez trouver des moyens d'impliquer vos participants physiques, mais il est plus difficile d'impliquer votre public virtuel lorsqu'il est entouré de distractions et qu'il assiste à l'événement à distance. Mais si vous voulez organiser un événement hybride réussi, assurez-vous d'aligner l'expérience de vos participants virtuels sur celle des participants en personne et vice versa. Assurez-vous que les deux types de participants vivent la même expérience. Les participants virtuels ne doivent pas se sentir exclus. Par conséquent, lorsque vous choisissez une plateforme d'hébergement en ligne pour la cérémonie de remise des diplômes, examinez attentivement les caractéristiques qui conviennent aux deux types de public, afin de vous assurer que vous offrez la même expérience.
La meilleure façon d'encourager la communication, la collaboration et l'engagement est de faire en sorte que les orateurs invités, les panélistes ou le major de la promotion restent sur place dans la mesure du possible. En effet, ce sont eux qui peuvent maintenir l'attention de votre public lors des séances de questions-réponses. Si vous voulez que votre cérémonie de remise des diplômes soit hybride et que vous attendiez le même niveau de participation qu'un événement en personne, vous devez vous assurer que les sessions atteignent votre public virtuel avec autant d'énergie que l'installation physique et qu'elles encouragent la communication directe entre les invités virtuels et physiques, les orateurs et le public.
A Un événement hybride se présente sous plusieurs formes. Par exemple, une audience entièrement virtuelle avec des intervenants sur place, ou des pré-enregistrements, ou un mélange d'audiences virtuelles ou sur place avec des sessions sur place ou virtuelles. Pour atteindre vos objectifs en matière de salons virtuels de remise de diplômes, vFairs peut vous aider à trouver le format d'événement le mieux adapté. Il existe plusieurs dimensions des événements hybridesIl existe plusieurs dimensions d'événements hybrides et vous pouvez les utiliser pour rendre le jour de la remise des diplômes mémorable pour les étudiants par le biais d'une cérémonie de remise des diplômes virtuelle.
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