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Alors que nous entrons dans une nouvelle ère de connectivité et d'adaptabilité, événements hybrides sont apparus comme un concept essentiel, comblant le fossé entre les événements en personne et ceux qui se déroulent à l'extérieur. en personne et les expériences virtuelles. Dans ce guide complet, nous allons nous plonger dans le domaine passionnant des événements hybrides, en explorant comment ils combinent de manière transparente le meilleur des deux mondes pour créer des expériences immersives, engageantes et inclusives.
Que vous soyez un professionnel chevronné de l'événementiel cherchant à s'adapter à un secteur en constante évolution ou un nouveau venu à la recherche de moyens innovants pour communiquer avec votre public, notre guide est votre feuille de route pour exploiter tout le potentiel des événements hybrides.
Lisez ce guide complet sur les événements hybrides et apprenez à les maîtriser grâce aux bonnes stratégies.
Les événements hybrides représentent le meilleur des deux mondes et, dans le climat actuel, la plupart des entreprises peuvent les préférer à un événement exclusivement virtuel ou en personne. Commençons par les bases de ce que sont les événements hybrides, comment ils fonctionnent et ce qu'ils permettent de réaliser.
Les événements hybrides sont des séminaires, des salons professionnels, des salons de l'emploi, des conférences ou tout autre rassemblement qui utilise une combinaison d'aspects d'événements en personne et virtuels. Il s'agit d'événements entièrement organisés à l'avance qui permettent aux participants, à distance ou sur place, d'interagir et de s'engager les uns avec les autres.
Les événements hybrides sont des événements uniques, mais qui peuvent offrir deux expériences à deux publics distincts.
Le concept d'événements hybrides n'est pas nouveau. Les événements sportifs télévisés, les concerts et les remises de prix en sont un exemple classique. Les événements hybrides permettent aux personnes ayant des intérêts similaires et des objectifs communs de créer des réseaux, d'apprendre et de partager des informations.
Par conséquent, il n'existe pas d'approche unique pour les événements hybrides ; les organisateurs d'événements ont le contrôle total de la planification et de l'exécution de l'événement.
La question la plus importante dans l'organisation d'un événement est de savoir s'il faut ou non intégrer un élément virtuel dans votre événement. Cet élément est-il approprié pour votre événement ? Quand est-il judicieux d'opter pour un événement hybride plutôt que pour un événement purement sur place ou entièrement virtuel ?
L'arène de l'événement hybride
Les événements hybrides se distinguent dans les scénarios où il est possible de combiner de manière transparente les expériences sur site et virtuelles. Voici quelques exemples d'événements hybrides :
Les événements hybrides viennent à la rescousse lorsque la présence physique n'est pas possible pour tous. Voici quelques situations où une approche hybride est idéale :
Il est judicieux de mener une enquête préalable à l'événement. Elle permet d'évaluer les préférences et les contraintes des participants potentiels. S'il y a un fort penchant pour la participation virtuelle, une stratégie gagnante pourrait consister à opter pour un événement hybride.
Les événements hybrides ne sont peut-être pas les plus faciles à organiser, mais une fois que vous en connaîtrez les avantages, vous vous efforcerez d'organiser votre prochain événement hybride.
Bien que la liste soit encore plus longue, voici quelques avantages des événements hybrides qui méritent d'être pris en compte :
La principale différence entre les événements en personne et les événements hybrides est que les événements en direct ou en personne sont organisés dans un lieu où tous les participants sont physiquement présents. Les événements hybrides, quant à eux, sont un mélange parfait d'événements en personne et d'événements virtuels.
Lors des événements en personne, les participants peuvent communiquer et nouer des contacts en face à face. Tous les participants étant présents sur le site, ils peuvent voir et examiner les produits et services proposés par les exposants.
En outre, cela leur donne l'occasion de fournir un retour d'information immédiat lors de l'événement. Les événements en personne ou en direct offrent aux participants la possibilité de nouer des relations avec les professionnels du secteur et de participer à des séminaires en direct et à des sessions de travail.
Les événements hybrides, quant à eux, offrent une plus grande flexibilité à leurs participants en leur donnant la possibilité d'assister à l'événement physiquement ou virtuellement. Certains aspects de l'événement étant virtuels, les entreprises peuvent également demander à des orateurs de premier plan d'intervenir à distance. Sans oublier que les événements hybrides permettent aux participants de nouer des contacts avec d'autres personnes du monde entier, et pas seulement avec celles qui sont présentes sur le lieu de l'événement.
Les événements virtuels ou événements en ligne se déroulent entièrement en ligne. Les événements virtuels peuvent être un mélange de contenus diffusés en direct ou préenregistrés pour les publics en ligne. Les webinaires, les conférences en ligne, les webcasts, les présentations de produits et les réunions en ligne sont des exemples courants d'événements virtuels.
Les événements virtuels offrent aux entreprises la possibilité de s'adresser à un public mondial et de cibler des milliers de personnes dans le monde entier. Grâce à une plus grande accessibilité, les participants peuvent facilement se connecter en ligne depuis le confort de leur domicile, ce qui facilite grandement leur participation à l'événement.
Les événements virtuels permettent également aux entreprises de capturer et d'obtenir des données sur l'engagement, automatiquement avec des analyses sur les détails des clics, les temps de visionnage et les réponses aux sondages.
Si les événements virtuels et en personne se situaient sur un spectre, les événements hybrides se situeraient exactement au milieu. Les événements hybrides offrent une flexibilité et une commodité qui permettent aux organisateurs d'étendre l'impact de l'événement partout dans le monde.
Les événements hybrides présentent de nombreux avantages et, par conséquent, constituent une excellente méthode de réduction des coûts pour les organisateurs et les participants.
Voici les cinq principaux avantages si vous envisagez d'organiser prochainement un événement hybride.
Selon de nombreux experts, l'avantage le plus évident est l'augmentation de la fréquentation. Lorsque vous rendez votre événement accessible en ligne, vous permettez à des personnes qui n'auraient pas pu y assister autrement de "participer" à votre événement. Les raisons les plus courantes sont le déplacement, le coût, le temps et les contraintes liées à la taille du lieu.
En outre, dans un certain nombre de cas, jusqu'à 50 % des participants virtuels n'ont jamais assisté à la version physique de la conférence ou de la réunion. L'organisation d'une partie en ligne dans le cadre d'un événement hybride vous permet de cibler les employés, les membres et les clients dormants de votre organisation.
La réduction des déplacements entraîne une diminution de l'impact sur l'environnement. Si vous prévoyez d'inclure un environnement virtuel, vous pourrez bénéficier de certains des avantages supplémentaires les plus importants, tels que des événements respectueux de l'environnement. Ces avantages n'ontjamais été possibles auparavant.
Tout d'abord, vous interagirez avec des déchets zéro dans un environnement virtuel. En outre, votre partie virtuelle ne produit que 1 % des émissions de carbone produites par les événements en personne. En fait, il n'y a rien à construire et rien n'est jeté. L'organisation d'un événement hybride est une alternative beaucoup plus propre et respectueuse de l'environnement qu'un événement en personne.
Près d'environ 72% des entreprises sponsors sont très intéressés par une participation à un événement hybride. Il s'agit de la meilleure possibilité, à condition qu'ils puissent toucher efficacement les deux publics (en personne et virtuel).
Les événements hybrides sont d'une valeur incroyable pour les sponsors. La première raison est l'augmentation de la portée de l'événement. En d'autres termes, un plus grand nombre de participants à votre événement signifie automatiquement un plus grand nombre de prospects pour les sponsors. C'est la raison numéro un d'un meilleur parrainage.
La deuxième raison est que les sponsors peuvent facilement communiquer 1:1 avec les parties intéressées. Cela se fait en même temps qu'ils interagissent avec les participants virtuels en ligne. Certains groupes démographiques, en particulier les Millennials, préfèrent largement la communication virtuelle. Il est donc possible que cela entraîne une augmentation de la participation à leur stand virtuel.
Une autre raison est l'augmentation des possibilités de parrainage. Ils peuvent sponsoriser des flux en direct, des applications événementielles et bien d'autres choses encore, au lieu de se contenter de sponsoriser des documents en direct.
De plus, cela offre une plus grande flexibilité dans votre prospectus de parrainage. Vous pouvez simplement avoir des sponsors en direct, des sponsors virtuels ou même les deux.
Lorsqu'il s'agit d'accroître l'engagement du public, l'ajout d'un élément virtuel à votre événement en direct est la clé. Cela ouvre une plus grande variété d'opportunités d'engagement qu'un événement strictement en direct (à la fois pendant et après l'événement).
Cela est dû au fait que votre public virtuel participe activement à partir de leurs appareils mobiles ou de leur ordinateur de bureau. Cela signifie qu'ils peuventparler, partager, aimer, commenter et exécuter de nombreuses autres fonctions en ligne.
Par exemple, vous pouvez prévoir d'organiser des sondages pendant les sessions. Ils peuvent concerner aussi bien le public en direct que votre public en ligne.
D'autre part, vous pouvez organiser une séance de questions-réponses avec un orateur lors de l'événement en direct. Le public en ligne peut poser des questions pendant que la présentation est diffusée en direct et obtenir des réponses en même temps que le public en direct. Il suffit d'un modérateur ou d'un écran pour que le présentateur puisse voir les questions en ligne. Plus tard, vous pourrez les inviter à participer à une séance de questions-réponses avec votre public en ligne. Cela peut se faire dans un studio qui diffuse votre événement en ligne.
En outre, vous pouvez aider les participants en personne ou virtuels à se mettre en réseau. Les participants peuvent rechercher des profils d'utilisateurs et trouver des prospects pour des réunions en personne ou virtuelles.
La manière la plus simple de suivre toutes ces voies d'engagement est de commencer par vos participants. Que ce soit en ligne ou hors ligne, à quoi ressemblera l'ensemble de leur parcours ? Lorsque vous planifiez votre événement en fonction de l'audience, vous vous assurez d'intégrer les opportunités d'engagement nécessaires et les plus judicieuses pour eux.
Un autre grand avantage des événements hybrides réside dans les données et les informations qu'ils permettent d'obtenir. Par exemple, lors d'un événement en direct, vous pouvez simplement effectuer un comptage et estimer rapidement le nombre de spectateurs qui ont participé à votre session.
Mais dans le cas des événements hybrides, vous connaissez les chiffres exacts de la participation. Vous savez également comment ils se sont engagés et quand ils ont abandonné votre session. De plus, vous obtenez des informations sur les centres d'intérêt de vos participants grâce aux données de mise en relation et à la participation aux sessions.
Toutes ces informations précieuses vous permettent d'améliorer votre contenu futur. Quant aux sponsors, ils obtiennent des informations essentielles sur la fréquentation de leur stand et sur l'engagement des participants. Cela les aide grandement à prouver un retour sur investissement positif.
Aujourd'hui, grâce à la nature en ligne des événements hybrides, vous êtes en mesure d'obtenir un grand nombre d'indicateurs pouvant être suivis. Ces indicateurs sont ceux que vous ne pouvez tout simplement pas mesurer hors ligne. A plateforme d'événements hybrides est l'élément le plus essentiel pour fournir ce type d'informations.
En revanche, les cinq inconvénients les plus courants de l'organisation d'un événement hybride sont les suivants :
Tenter d'organiser simultanément un événement en personne et un événement virtuel peut s'avérer complexe. Lorsque vous prévoyez d'organiser un événement hybride, les gens pensent généralement qu'ils doivent organiser deux événements presque identiques simultanément, virtuellement et en personne.
Cependant, les événements hybrides se présentent sous différentes formes. Il peut s'agir simplement être un flux en direct avec quelques autres fonctions d'engagement, ou offrir aux exposants la possibilité d'avoir un stand sur le sol du salon en direct et sur le sol virtuel. Il n'y a pas besoin de beaucoup plus. En outre, vous pouvez organiser un événement en direct, puis la partie en ligne après la clôture de l'événement en direct.
Une réflexion stratégique en matière de planification vous aidera à comprendre l'ampleur que doit prendre votre événement, mais il existe de nombreux moyens d'atténuer le surcroît de travail qui pourrait ne pas donner de résultats.
La plupart du temps, il est plus difficile d'obtenir l'adhésion des sponsors si vous n'arrivez pas à les convaincre qu'ils bénéficient d'une exposition suffisante. Cela devient l'un des plus grands défis pour l'hôte s'il n'est pas abordé de la bonne manière.
L'adhésion d'un plus grand nombre de sponsors dépend exclusivement de la valeur que vos fournisseurs d'événements peuvent leur apporter. La technologie doit permettre aux sponsors de bénéficier d'avantages similaires à ceux d'un événement physique. La clé est d'éduquer vos sponsors sur les succès des événements passés, les comportements des participants et le niveau accru d'exposition qu'ils obtiendront lors de votre événement hybride.
Si vous êtes seul à organiser et à gérer un événement hybride, vous risquez de rencontrer des difficultés pour planifier et exécuter votre événement. Outre le temps, les efforts et les ressources nécessaires à l'organisation d'un événement en ligne ou en direct, la gestion d'événements hybrides multicanaux ajoute une nouvelle dimension.
Vous devrez tenir compte de l'expérience client pour les deux types de participants. Vous devez décider de la manière dont vous pouvez leur offrir une expérience enrichissante. Par ailleurs, les aspects techniques et physiques d'un événement peuvent s'avérer difficiles et complexes. En particulier, lorsqu'il s'agit de mener l'événement correctement et de le faire fonctionner sans heurts.
En tant qu'armée d'un seul homme, un autre défi consiste à gérer les expériences virtuelles pour les participants qui rejoignent l'événement à partir de différents endroits du globe. Il est donc important de se concentrer sur les demandes des deux participants.
Avec l'aide d'une équipe d'experts et d'une plateforme professionnelle d'événements virtuels, les choses peuvent être facilement gérées. La plateforme en ligne fournira des solutions pour l'équipement de diffusion en direct. Elle permettra également des discussions pratiques sur l'engagement en ligne et hors ligne.
Lors de l'organisation d'événements hybrides, les problèmes de connexion incertains constituent une autre source de préoccupation. En raison des problèmes de connectivité, les participants virtuels ne sont pas en mesure de vivre une expérience complète. Par conséquent, vous devez faire face à la démotivation des participants qui se connectent en ligne, car cela perturbe considérablement leur expérience.
Naturellement, quoi de plus frustrant que d'avoir des décalages de connexion alors que l'on participe virtuellement à un événement hybride ? Ce problème les incitera à ne pas participer à la session.
D'après 67% des organisateurs d'événementspour une expérience fluide, il est important d'assurer une technologie fluide, sinon vous serez confronté à la plus grande difficulté.
La solution est simple. Vous devez rechercher et opter pour une plateforme en ligne qui offre une connectivité fluide tout au long de l'événement. L'équipe chargée des questions techniques doit être experte dans son domaine.
Par leur nature même, les événements hybrides incitent les gens à changer. Si les avantages et les inconvénients des événements hybrides n'incitent pas au changement, ils en sont certainement la cause. Cela est dû aux possibilités offertes par ces événements. Les participants ont plus de choix et les organisations sont libres de décider d'organiser ou non des événements hybrides.
On peut dire que le changement est une bonne chose, mais tout le monde ne veut pas ou n'accepte pas le changement.
Les événements en personne étaient la seule option jusqu'à il y a une dizaine d'années. Les gens y sont habitués. Ils savent à quoi s'attendre et comment les affaires sont générées. En bref, ils sont à l'aise et s'appuient sur le fait que lorsque quelque chose n'est pas cassé, pourquoi le réparer ?
Grâce à COVID-19, tout a changé et les événements sont devenus largement virtuels. Nous savons que le virtuel fonctionne bien. Et lorsque vous ajoutez le virtuel à un événement en personne, vous apportez une fois de plus de grands changements.
Tout le monde n'accepte pas le changement ou n'est pas prêt à y faire face. La meilleure solution consiste à vous former en premier lieu, à former votre public et vos partenaires, et à travailler avec une équipe qui peut soutenir vos objectifs spécifiques, quel que soit le format de l'événement.
Les événements hybrides peuvent prendre de nombreuses formes et répondre à de nombreux objectifs organisationnels différents. Examinons quelques-uns des formats d'événements hybrides les plus populaires.
Les conférences hybrides Les conférences hybrides sont le mélange parfait de conférences physiques et virtuelles. Les conférences hybrides permettent aux participants physiques et virtuels de nouer des contacts, de regarder les orateurs partager des informations précieuses et de participer à des tables rondes en direct et en ligne.
Les participants en ligne peuvent n'avoir accès qu'à quelques sessions d'orateurs en direct et à des panels, mais aussi à des salles de réunion en ligne pour le réseautage.
L'organisation de conférences hybrides nécessite certains outils pour vous aider à mener à bien votre projet. Pour les conférences hybrides, l'outil le plus essentiel est un logiciel d'événement virtuel qui vous permet de partager la conférence en ligne et de la diffuser en direct.
Le logiciel de gestion est un autre outil indispensable pour un événement hybride. La combinaison d'un événement virtuel et d'un logiciel de gestion serait une excellente option pour les conférences hybrides.
Un salon de l'emploi hybride peut être l'approche parfaite pour combiner les salons de l'emploi virtuels et en personne. Dans un salon de l'emploi hybride, vous pouvez réunir les recruteurs et les demandeurs d'emploi locaux dans un lieu physique pour une communication en personne plus intensive.
Il propose également des stands d'exposition virtuels où les candidats à distance peuvent consulter les offres d'emploi et postuler aux postes disponibles. Les entreprises proposant de plus en plus de postes à distance, les salons hybrides de l'emploi ou des carrières peuvent constituer une excellente opportunité pour les employeurs comme pour les candidats.
Les établissements d'enseignement peuvent organiser un salon de l'emploi hybride en s'associant à l'équipe de responsables de l'embauche et de recruteurs pour trouver les bons candidats dans des lieux à la fois physiques et virtuels. Les employeurs disposent de tous les outils nécessaires pour obtenir des analyses significatives sur l'engagement et la satisfaction des candidats.
Par conséquent, les événements hybrides sont une situation gagnant-gagnant pour les deux parties.
Les salons hybrides sont la nouvelle voie à suivre après la pandémie. Ils peuvent accueillir à la fois ceux qui peuvent se déplacer et ceux qui aimeraient participer mais ne peuvent le faire pour des raisons d'horaire, de budget ou autres.
Un salon hybride doit principalement présenter des produits et des services, permettre aux participants de passer des commandes et aux représentants de l'entreprise d'obtenir des contacts en personne et virtuellement. Les listes de produits, les bons de commande et les chats en direct peuvent être un excellent moyen d'aider les vendeurs à interagir avec les participants et à générer de nouvelles affaires.
Une présentation qui intègre de manière transparente des événements physiques et virtuels est connue sous le nom de présentation hybride. Les présentations hybrides impliquent les deux publics, qui peuvent écouter les orateurs, nouer des contacts avec des participants en ligne et hors ligne, et participer à de multiples activités.
Ayant accès à un public numérique en ligne, les orateurs ou les hôtes peuvent partager des informations en personne avec les participants locaux et virtuellement avec les participants internationaux.
Grâce aux présentations hybrides, les participants virtuels peuvent toujours avoir des discussions intéressantes pour chaque session, participer à des sondages en direct, échanger des cartes de visite numériquement et bien plus encore.
Si les participants ne peuvent pas se déplacer pour une raison quelconque, ils ont toujours la possibilité d'y assister virtuellement.
Dans les expositions hybrides, il s'agit plutôt de créer une valeur ajoutée.
Les expositions hybrides peuvent être une excellente occasion pour des organisations telles que les musées et les galeries d'art d'éduquer un public mondial. Elles peuvent héberger leurs expositions dans un lieu physique et permettre à des personnes du monde entier d'y accéder par le biais de médias virtuels.
Les expositions hybrides peuvent être intéressantes pour les organisations à but non lucratif et les écoles, où elles peuvent présenter leur travail, et pour les événements de célébration. vFairs propose une salle d'affichage pour les expositions hybrides, où les hôtes peuvent présenter des recherches, des projets, des œuvres d'art, et bien plus encore, aux participants.
Les expositions hybrides peuvent toutefois être difficiles à organiser. Les exposants veulent toujours des expositions faciles à réaliser. Les stands doivent être faciles à monter, avoir leur propre esthétique, ne pas peser grand-chose et pouvoir être reconfigurés en deux autres formes et tailles.
Les choses ont également beaucoup changé pour les exposants. Les événements hybrides devenant l'avenir, les exposants doivent désormais fusionner le monde virtuel et le monde physique.
Les expositions hybrides peuvent offrir une combinaison parfaite de flexibilité, de portabilité, de conception innovante et un événement à deux expériences.
Bernard Health s'est toujours attaché à résoudre les problèmes de prestations de soins de santé et de ressources humaines auxquels sont confrontés les particuliers et les employeurs. Bernieportal est une plateforme SIRH tout-en-un pour les petites et moyennes entreprises. Elle permet de gérer les personnes et de créer des entreprises facilement et sans effort.
Le portail Bernie a organisé sa quatrième conférence annuelle, Weekdays with Bernie, qui a rassemblé des leaders du secteur des ressources humaines et des penseurs novateurs pour un travail en réseau, des solutions stratégiques et des opportunités d'apprentissage.
La conférence a été organisée localement à Nashville (Tennessee) et en ligne pour les participants à distance.
Veiller à ce que l'expérience de l'événement hybride soit similaire pour le public en personne et le public virtuel.
La conférence hybride Bernieportal a organisé des sessions en petits groupes pour les participants en personne, ce qui était plus facile à mettre en place d'un point de vue logistique. Pour les participants en ligne, les sessions ont été diffusées en direct (livestream) et YouTube a été utilisé pour intégrer directement le lien à la plateforme d'événements.
Les participants sont restés sur la plateforme et ont été facilement dirigés vers la conférence.
Les sponsors, déjà familiarisés avec l'expérience virtuelle, ont réagi de manière constructive au modèle hybride. Bien que la foule sur place ait été moins nombreuse, le nombre de sponsors a été satisfaisant. Leurs stands étaient installés à la fois sur place et en ligne, et ils ont reçu un grand nombre de contacts lors de leurs sessions de réseautage.
L'engagement des participants à la conférence hybride s'est certainement accru. Les participants présents sur place étaient ravis d'être là en personne. Les participants en ligne interagissaient activement avec le PDG et les autres participants sur le terrain. Les orateurs ont veillé à répondre aux questions des participants à distance, ce qui a stimulé l'engagement.
Voici les caractéristiques de la conférence hybride de Bernieportal :
Bernieportal a considéré sa conférence hybride comme un succès absolu. Avec plus de 200 chats, plus de 450 visiteurs sur le stand, près de 1 000 documents consultés et plus de 600 vidéos visionnées, la conférence hybride a dépassé toutes les attentes.
Leur fonctionnalité préférée a été la diffusion en direct de la conférence sur YouTube.
Une plateforme d'événements hybrides offre la possibilité de combiner de manière transparente les avantages de l'organisation d'événements en personne et en ligne pour une expérience vraiment exceptionnelle. L'objectif premier de cette plateforme est d'unir le public sur place et le public virtuel, en leur donnant une chance équitable de s'engager les uns avec les autres comme s'ils étaient physiquement présents au même endroit.
Have a look at the 10 best hybrid event platforms in 2025.
Les événements hybrides doivent être organisés de manière unique et simple. La planification de ce type d'événement peut s'avérer fastidieuse, car il faut s'adresser à deux publics distincts. Par conséquent, pour un lieu physique, des stands, des expositions de produits et une salle pour les sessions d'orateurs sont mis en place.
Pour le public virtuel, une plateforme d'événement virtuel devrait s'occuper de tout. Les plateformes d'événements virtuels offrent de nombreuses fonctionnalités, notamment la diffusion en direct, les sondages, les sessions de questions-réponses et les salons de discussion en réseau.
Les événements hybrides sont le meilleur des deux mondes. Pour les participants sur place, vous devez faire un effort particulier pour les traiter comme un groupe autosélectionné. Les possibilités de mise en réseau et les activités d'apprentissage interactives sont essentielles.
Les participants sur place et en ligne ont plus facilement accès à différents types de contenu. Les participants virtuels ont généralement accès à des ressources à emporter telles que des livres blancs et des brochures. En revanche, les participants sur place ont l'avantage d'être physiquement présents, ce qui leur permet d'établir facilement des contacts.
Les participants en direct peuvent facilement s'enregistrer en ligne pour voir les activités en cours. Ils ont facilement accès au contenu hébergé sur la plateforme virtuelle.
Les événements hybrides sont délibérément planifiés pour que les deux groupes de participants aient des conversations réfléchies et vivent des expériences similaires. Voici quelques conseils à prendre en considération :
Un environnement virtuel environnement virtuel ajoute de la valeur aux événements virtuels et hybrides. Il offre bien plus qu'une simple capacité de diffusion de contenu. Un environnement 3D est une plateforme interactive méticuleusement conçue.
Rien ne peut remplacer totalement les événements en personne.
Toutefois, grâce à des espaces virtuels en 3D personnalisés, les participants peuvent nouer des contacts, participer à des sessions en petits groupes, prendre part à des activités et explorer des produits dans un environnement entièrement réalisé.
Les espaces 3D sont conçus pour favoriser l'interaction entre les participants ayant des intérêts communs, ce qui peut déboucher sur de nouvelles opportunités commerciales. Les visiteurs ont des profils personnalisés avec leurs coordonnées et des cartes de visite virtuelles qu'ils peuvent partager avec d'autres participants dans la salle.
Un environnement virtuel en 3D permet aux participants d'échanger des opinions et de nouer des contacts avec les bonnes personnes.
Questions sur l'engagement du public et les possibilités de réseautage ont constitué un défi pour les événements virtuels et hybrides. Pour s'assurer que les deux publics sont également engagés et vivent des expériences similaires, la planification est essentielle. Pour l'aspect virtuel de l'événement, l'interaction doit être planifiée, bien expliquée, coordonnée et intentionnelle.
Les salons de discussion en réseau sont la solution idéale pour les conférences hybrides et virtuelles. Le public virtuel peut facilement perdre la connexion après la fin du flux, alors que les participants en personne peuvent se mettre en réseau ou visiter les stands d'exposition. Il est donc essentiel de prévoir des activités pour maintenir l'intérêt du public virtuel.
La communication et le contact en face à face permettent de maintenir l'intérêt et la volonté de participation des deux publics.
Les chats de groupe permettent aux participants de rechercher, de se connecter et de se mettre en réseau avec d'autres participants sur la base de leur expertise, de leurs intérêts communs et de leurs fonctions.
Voici toutes les façons dont les participants peuvent discuter et nouer des contacts entre eux :
L'analyse des événements hybrides nécessite une approche cohérente de la part des organisateurs afin d'interpréter, d'étudier et de communiquer les données provenant à la fois des composantes virtuelles et des composantes en personne.
Les événements virtuels offrent des données approfondies qui vont au-delà de la participation des visiteurs. Grâce à des graphiques détaillés et perspicaces, les données relatives aux événements virtuels couvrent des éléments tels que l'inscription à l'événement, les connexions, la fréquentation des webinaires et des stands d'exposition, les mesures de chat et d'autres données relatives à l'engagement.
Les données analytiques sont principalement disponibles dans le tableau de bord de la plateforme d'événements virtuels et peuvent être facilement exportées. Ces analyses permettent un suivi immédiat du comportement des participants et aident les organisateurs à établir des rapports après l'événement.
Les composantes en personne des événements hybrides sont le plus souvent de petite taille, les grands rassemblements n'étant pas envisageables. C'est pourquoi les organisateurs s'attachent souvent à recueillir les réactions des participants sur place. Cela permet de déterminer si l'événement a été satisfaisant ou s'il a dépassé les attentes.
Un score NPS est également un bon substitut pour évaluer la satisfaction des participants. Les organisateurs peuvent envoyer des courriels aux participants qui se sont enregistrés sur place et leur demander de donner leur avis en utilisant les scores NPS ou des enquêtes quantitatives.
L'installation de systèmes tels que HappyOrNot peut également aider les hôtes à évaluer la satisfaction des participants. Ces systèmes offrent des informations et des analyses approfondies qui peuvent s'avérer extrêmement utiles.
Ils vous permettent de fixer des objectifs, d'évaluer des modèles et de prévoir les performances futures. Grâce à ces outils, les hôtes peuvent utiliser ces résultats pour collaborer en temps réel afin de résoudre les problèmes et d'améliorer les performances sur la base des données.
Les capteurs de fréquentation et l'analyse spatiale sont de bons indicateurs de l'engagement des participants. Les organisateurs d'événements établissent donc des rapports de performance quantitatifs afin d'optimiser l'expérience en personne.
En conclusion, les analyses des événements virtuels sont considérées comme plus approfondies et plus précises que celles des événements sur site. Pour les événements hybrides, les plateformes événementielles basées sur les données peuvent s'avérer être une solution significative, permettant de centraliser les rapports des audiences en personne et virtuelles.
Une application mobile pour les événements est essentielle si l'on veut que l'événement se déroule sans heurts. L'application mobile peut être utilisée pour connecter les participants, à la fois lors de sessions virtuelles et en personne, afin de former une communauté. Les participants peuvent partager des vidéos, des images, des réflexions et des expériences.
Ils ont la possibilité de créer des profils avec leurs photos, leurs centres d'intérêt, leur biographie et leurs idées. Les profils peuvent aider les personnes ayant des intérêts similaires à nouer des liens solides.
Dans de nombreux cas, les applications mobiles offrent des fonctionnalités telles que des questions, des sondages et la possibilité de mesurer la satisfaction des participants, leur engagement et le retour sur investissement.
L'objectif d'une application mobile pour un événement est d'offrir aux deux types de participants une expérience personnalisée avec des plans des lieux, des informations sur les exposants, des biographies d'intervenants et des notes dans l'application.
Lorsque vous planifiez un événement hybride, il est important de tenir compte du fait que vous devez prendre des dispositions pour deux lieux - un lieu physique et un lieu virtuel. Par conséquent, vous devez prendre en considération tous les coûts liés aux deux lieux. Voici à quoi ressembleraient les postes et les coûts de chaque aspect :
*Le coût est une estimation approximative pour un événement d'environ 100 personnes. Il peut varier en fonction du type de lieu, du décor, de la gestion de l'événement, du traiteur, etc.
L'un des principaux avantages des événements hybrides est l'augmentation de leur portée. Les événements hybrides sont riches en données, durables, inclusifs et dynamiques. Ils ont le potentiel d'offrir un meilleur retour sur investissement aux organisateurs et une expérience extraordinaire aux participants.
Voici quelques facteurs à prendre en compte pour le retour sur investissement des événements hybrides :
Grâce à l'expérience virtuelle, vous pouvez augmenter les ventes de billets, la notoriété de la marque, les prospects et les ventes de billets. Les encodeurs sur site sont le meilleur moyen de diffuser des présentations en direct à un public virtuel.
Pour obtenir un meilleur retour sur investissement, un encodeur sur place est nécessaire. Un encodeur sur place est le lien entre les audiences virtuelles et les audiences en personne et permet d'accéder à une audience beaucoup plus large.
Les images de l'événement sont essentielles pour obtenir un meilleur retour sur investissement après l'événement. Investir dans des caméramans pour la diffusion en continu de votre événement constituera le début du retour sur investissement de votre contenu. Les sessions de votre événement peuvent être transformées en contenu à accès limité qui peut attirer des clients potentiels.
L'équipe marketing peut également en faire un aperçu qui pourrait augmenter le nombre de participants au prochain événement. Le contenu peut également être utilisé pour optimiser un discours liminaire pour la recherche sur YouTube afin d'accroître la notoriété de la marque.
Lors de la planification d'un événement hybride, il est essentiel de prendre en considération les coûts et le retour sur investissement. Afin de maximiser votre retour sur investissement, vous devez fixer vos objectifs et planifier à l'avance.
Lorsque vous avez atteint la moitié de l'équation, il est essentiel de mesurer le succès de l'événement une fois qu'il est terminé. Cela vous aidera à déterminer dans quelle mesure l'événement a été un succès, quels ont été les échecs et comment vous pouvez améliorer les événements à l'avenir.
L'analyse des événements permet d'analyser vos indicateurs clés de performance afin de gérer les participants et d'accroître l'engagement.
Les événements hybrides s'accompagnent de nouvelles possibilités de parrainage.
Qu'il s'agisse de stands virtuels, de gamification ou de bannières cliquables, les événements hybrides offrent de nombreuses possibilités. Les sponsors ont généralement la possibilité de personnaliser leur stand avec du contenu interactif afin d'entrer en contact avec le public de différentes manières.
Les sponsors ont accès à toutes les données utiles générées par les participants. Ces données sont précieuses pour les spécialistes du marketing et les sponsors, car elles fournissent une image complète de l'engagement des participants. Plus les données sont bonnes, plus les hôtes peuvent facturer des packages de sponsoring.
L'organisation d'événements hybrides prend du temps, surtout si c'est la première fois. Avec la nécessité de créer un événement et deux expériences, les événements hybrides requièrent une planification et des ressources approfondies. L'avantage d'offrir des expériences personnalisées aux deux publics aurait un impact profond.
Grâce à une expérience personnalisée, les participants se souviendront de la marque et reviendront.
Les événements hybrides sont devenus de plus en plus populaires ces dernières années en raison de leur capacité à combiner le meilleur des deux mondes - les avantages des événements en personne avec la commodité et l'accessibilité des événements virtuels. Quelques-uns des principaux avantages des événements hybrides sont les suivants :
Les événements hybrides ont la capacité d'offrir deux expériences à des publics totalement distincts - virtuels et en personne. En offrant le meilleur des deux mondes, les publics virtuels et en personne peuvent bénéficier de divers avantages. Ils peuvent profiter d'interactions sociales, avoir accès à une plateforme virtuelle, participer à des jeux et à des activités, et créer des opportunités de mise en réseau.
L'approche hybride permet aux participants de prendre part soit virtuellement, soit en personne, selon leurs préférences. Cette approche permet d'atteindre un public très large.
Dans le cas d'un événement en personne, le nombre de participants virtuels que l'organisateur peut avoir est limité, alors que dans le cas d'un public virtuel, il n'y a pratiquement pas de limite supérieure.
Vous pouvez ainsi augmenter la portée et maximiser la capacité de votre événement à son plein potentiel.
Cette combinaison hybride permet aux participants qui ont des difficultés à être physiquement présents sur les lieux de se joindre virtuellement par le biais d'une plateforme en ligne.
La technologie des événements hybrides permet de recueillir des données et des informations précieuses auprès des participants, qu'ils soient en personne ou à distance. Les participants à distance et en personne peuvent donner leur avis par le biais de sondages, de questionnaires et d'enquêtes.
Le retour d'information consolidé est plus facile à collecter avec une application mobile pour les événements.
Les solutions d'objectifs et d'analyse de l'événement peuvent fournir aux organisateurs de l'événement des informations approfondies basées sur des données qui peuvent être utilisées pour mieux comprendre le comportement des participants.
Avec des résultats mesurables, les organisateurs ou les hôtes ont la possibilité d'améliorer leurs événements de temps en temps sur la base de ce retour d'information.
Grâce à l'audience massive promise par un événement hybride, les sponsors bénéficient également d'un avantage. Les sponsors bénéficient d'une exposition supplémentaire pour leur marque, sur deux plateformes différentes qui leur profiteront toutes deux de la même manière.
Les sponsors peuvent également participer à l'événement virtuel en installant des stands virtuels et en faisant des présentations par vidéoconférence. En outre, les sponsors sont attirés par la composante numérique de l'événement où ils peuvent commercialiser et faire la publicité de leur propre marque.
Voici quelques options populaires que vous pouvez proposer aux sponsors :
Les événements hybrides offrent un meilleur retour sur investissement (ROI) en raison de la portée massive et de l'évolutivité de l'événement. Cela se traduit par un plus grand nombre de participants, de sponsors et d'affaires pour vous !
En outre, cela permet aux exposants de générer davantage de prospects.
Les événements hybrides vous fournissent des informations sur l'événement, notamment sur les modèles de comportement et les intérêts du public. Vous pouvez facilement suivre les empreintes numériques des participants virtuels, ce qui vous permet de mieux comprendre leur comportement.
Les commentaires des participants peuvent également être recueillis via la plateforme virtuelle, ce qui facilite l'analyse, l'interprétation et l'enregistrement du comportement des participants, de leurs préférences et de leurs commentaires sur l'événement.
Les événements hybrides ont révolutionné la façon dont les participants vivent les rassemblements, en offrant une multitude d'avantages qui répondent à des besoins et des préférences variés. Ces avantages améliorent non seulement l'expérience des participants, mais ouvrent également de nouvelles possibilités d'engagement et d'interaction. Voici quelques raisons convaincantes pour lesquelles les participants devraient être enthousiastes à l'idée de participer à des événements hybrides :
Les événements hybrides offrent aux participants une commodité optimale. Ils peuvent choisir d'y assister en personne, ce qui leur permet de nouer des contacts et de vivre des expériences immersives, ou d'y participer virtuellement depuis le confort de leur domicile ou de leur bureau. Cette flexibilité permet de s'adapter à des emplois du temps variés, d'éviter de longs déplacements et de garantir la participation des participants, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.
Les événements hybrides font tomber les barrières géographiques. Les participants peuvent entrer en contact avec un public mondial, ce qui leur permet d'être exposés à des perspectives et à des points de vue divers. Cet accès élargi à une communauté plus large de participants améliore les possibilités de mise en réseau et favorise des connexions précieuses qui n'auraient peut-être pas été possibles dans le cadre d'un événement purement physique.
Les événements hybrides offrent souvent aux participants la possibilité de personnaliser leur expérience. Ils peuvent choisir les sessions auxquelles ils souhaitent assister, en personne ou virtuellement, en fonction de leurs intérêts et de leurs préférences. Ce niveau de personnalisation permet aux participants de maximiser la valeur qu'ils retirent de l'événement en se concentrant sur le contenu qui compte le plus pour eux.
La participation virtuelle peut réduire de manière significative le coût global de la participation à un événement. Les participants peuvent économiser sur les frais de déplacement, d'hébergement et autres coûts associés, ce qui en fait une option plus économique sans compromettre les possibilités de formation ou de mise en réseau de l'événement.
Les événements hybrides sont par nature inclusifs. Ils accueillent les personnes handicapées ou souffrant de problèmes de santé qui pourraient avoir des difficultés à participer à des événements en personne. Cette inclusion favorise la diversité et garantit qu'un plus grand nombre de voix et de points de vue peuvent être entendus et valorisés au sein de la communauté de l'événement.
Les événements hybrides se prolongent souvent au-delà des dates de l'événement. Les participants peuvent accéder aux sessions enregistrées, aux ressources téléchargeables et aux plateformes interactives après l'événement, ce qui leur permet de continuer à apprendre et à se connecter longtemps après la fin de l'événement. Cet engagement prolongé augmente la valeur globale de l'expérience de l'événement.
En réduisant les déplacements et les infrastructures physiques, les événements hybrides contribuent à un avenir plus durable. Les participants peuvent être fiers de participer à un format d'événement qui s'aligne sur les objectifs environnementaux, réduisant ainsi leur empreinte carbone.
Si votre organisation organise des événements physiques réussis, les avantages d'y ajouter une extension virtuelle sont infinis, et voici pourquoi.
Pour tous ceux qui craignent que la possibilité d'assister à l'événement en ligne ne cannibalise leur événement physique, voici un excellent moyen de briser le mythe. Les extensions virtuelles ont plutôt l'effet inverse, car elles vous aident à attirer des participants qui n'auraient pas été en mesure de se rendre dans les locaux physiques. Elles permettent également d'attirer des participants passifs, qu'ils soient proches ou éloignés, qui ne voient pas l'intérêt d'assister à l'événement physique et préfèrent y participer dans le confort et la commodité de leur domicile.
Il n'est pas question de perdre un public en proposant un mode de participation plus pratique. En donnant aux participants passifs un aperçu de votre contenu attrayant en ligne, vous augmentez leurs chances de participer à l'événement physique à venir.
Les événements physiques nécessitent déjà beaucoup de ressources, d'argent et de temps, alors soyez assurés que les événements virtuels ne contribueront pas à ce poids. En ajoutant une extension numérique, vous réduirez le coût par participant et économiserez également une partie des frais de déplacement de votre public, ce qui aurait pu être une raison de limiter leur participation physique.
Les événements virtuels permettent de suivre chaque inscription, chaque connexion, chaque discussion, chaque consultation, chaque téléchargement et chaque partage. Ces chiffres sont très utiles pour déterminer le nombre de personnes qui ont participé à l'événement et la qualité de leur engagement et de leur expérience. Le fait de pouvoir contrôler le niveau d'engagement des participants à l'événement facilite le suivi post-événement, car vous pouvez segmenter les personnes en fonction de leurs scores d'engagement et partager avec elles un contenu pertinent, ce qui est bien plus efficace pour capturer des prospects qu'une stratégie de suivi standardisée.
L'avantage le plus marquant des événements virtuels par rapport à leurs équivalents physiques est qu'une fois les journées en direct terminées, l'événement virtuel peut continuer à vivre. En rendant vos webinaires et votre contenu disponibles à la demande, vous pouvez prolonger la durée de vie de votre événement, ce qui augmente encore le retour sur investissement de l'événement en vous permettant de tirer le meilleur parti de votre contenu, en prolongeant la génération de leads et en augmentant les possibilités de monétisation.
Avant de planifier l'événement hybride, il est essentiel de régler les détails initiaux. Voici les détails qui vous mettront sur la bonne voie lorsque vous planifierez des événements hybrides :
Les buts et objectifs d'un événement sont essentiels à sa réussite. Sans but, l'événement ne peut pas fonctionner. Voici les questions qu'il convient de se poser en tant qu'organisateur :
En gardant cette finalité à l'esprit, il est possible de définir des buts et des objectifs pour l'événement. Par la suite, des indicateurs de performance clés peuvent être associés à ces objectifs afin de mesurer le succès des événements.
Vous devez garder à l'esprit le principe de la définition des objectifs. Vous devez avoir des objectifs S.M.A.R.T.
La partie la plus importante de la planification d'un événement hybride est le choix des fuseaux horaires et du lieu de l'événement. Étant donné que les événements hybrides doivent s'adresser à deux publics distincts - les participants sur place et les participants en direct - le choix du bon fuseau horaire est une décision très importante à prendre.
Dans la plupart des cas, les fuseaux horaires des publics virtuels sont totalement différents. Toutefois, si le public cible de la composante virtuelle se trouve dans un fuseau horaire similaire à celui du lieu de l'événement, il n'y a pas de problème et les webinaires peuvent être planifiés sur la base de ce fuseau horaire unique.
Une autre façon de gérer les différences de fuseaux horaires est d'organiser des sessions multiples afin que les participants aient la possibilité de choisir les sessions qui leur conviennent le mieux en fonction de leur fuseau horaire.
En ce qui concerne les lieux d'événements, les participants virtuels assisteront à leur session sur la plateforme d'événements virtuels. Le lieu devient un défi dans le cas des sessions en personne.
Si l'un des participants sur place ne se présente pas à l'événement, il aura la possibilité d'y assister virtuellement.
Bien qu'il existe différentes approches pour identifier votre public cible, l'approche fondamentale et la plus importante est de comprendre quel est le public idéal pour l'événement. L'identification de votre public cible peut vous aider à atteindre les objectifs de l'événement, à offrir une expérience remarquable aux participants et à recevoir un retour d'information positif.
L'un des facteurs les plus importants pour déterminer le succès de l'événement est non seulement de comprendre votre public cible, mais aussi de connaître ses comportements, ses besoins et ses attentes à l'égard de l'événement.
Le facteur gagnant sera d'apprendre à convaincre les participants potentiels d'assister à votre événement.
Il est donc essentiel de développer et de créer des personas. Les personas sont un modèle imaginaire du public cible idéal, entièrement basé sur une étude de marché ou sur des données extraites d'événements passés.
Les personas sont essentiels et doivent donc être aussi détaillés que possible et inclure les informations suivantes :
Les personas des intervenants, des sponsors et des partenaires communautaires vous aideront à comprendre les différents groupes de personnes liées à l'événement hybride. Plus l'idée du public cible est claire, plus il est possible de concevoir un événement hybride qui réponde à ses besoins et à ses préférences.
En tant qu'organisateur, il est important d'attribuer un budget à chacun de vos coûts, tels que le lieu, les événements virtuels, les intervenants, la nourriture et les boissons, l'équipement, etc. Le fait de disposer d'un budget vous permettra de rester sur la bonne voie lorsque vous choisirez les fournisseurs de plateformes et les vendeurs.
Les événements hybrides font intervenir diverses parties prenantes, dont les orateurs, les exposants et bien d'autres. Il convient donc d'accumuler et de rassembler toutes les données en un seul endroit afin de pouvoir s'y référer en cas de besoin.
Le budget peut varier en fonction du type et de la taille de l'événement hybride, mais voici quelques éléments à inclure dans la liste :
Une fois que le budget est clair, vous avez plus d'options et plus de temps pour négocier avec les vendeurs et les conférenciers.
Vous disposerez ainsi d'une feuille de route claire pour vous assurer que l'événement hybride reste dans les limites du budget.
Comme les événements hybrides offrent deux expériences distinctes, il est important d'analyser si vous disposez de la technologie événementielle appropriée pour mettre en œuvre une excellente stratégie d'événements hybrides.
Lors du choix des options logicielles, il est essentiel de choisir l'option qui inclut l'interaction, l'engagement dans des événements de mise en réseau et plus encore.
Il est important de mettre l'accent sur des caractéristiques telles que
La solution hybride idéale pour les événements comprendrait la plateforme d'événements virtuels et l'application d'événements mobiles en une seule solution. Une telle plateforme permettrait aux participants d'interagir les uns avec les autres, qu'ils soient virtuels ou sur place.
Voici quelques outils technologiques courants à envisager pour les événements hybrides :
Il est important de commencer par un fournisseur de solutions technologiques qui vous permette de vendre des billets et de gérer les inscriptions en ligne de manière virtuelle. Certaines sociétés spécialisées dans les événements virtuels proposent également des fonctions d'inscription intégrées.
Les applications mobiles pour les événements sont essentielles pour les événements hybrides ou virtuels. Avec une application mobile pour événements, vous pouvez améliorer l'expérience des participants. Grâce aux horaires de l'événement disponibles sur l'application, les participants peuvent facilement coopérer et nouer des contacts avec d'autres participants, des sponsors de l'événement et des exposants.
Les solutions de diffusion en direct doivent être basées sur le budget de l'organisateur et les besoins de l'événement.
Pour réussir un événement hybride, vous devez investir dans un logiciel de gestion de projet et d'autres outils de productivité afin de rationaliser la collaboration au sein de l'équipe.
Les outils d'engagement des participants comprennent le mur des médias sociaux, la gamification des événements et bien d'autres outils qui peuvent améliorer l'expérience des invités.
Les outils appropriés dépendent clairement des besoins uniques de chaque événement hybride et de l'objectif qui le sous-tend. Ces outils peuvent ne pas être utilisés dans tous les cas, mais ils sont essentiels pour la plupart des événements hybrides.
Pour commercialiser l'événement hybride, il est important de disposer d'une liste détaillée des supports. De nombreux supports de marque sont nécessaires pour répondre aux besoins des événements en personne et en ligne.
Dans le cas de la publicité extérieure, des dispositions doivent être prises à l'avance.
Pour réussir votre marketing et votre publicité pour l'événement hybride, il est essentiel de disposer d'un plan de contenu spectaculaire. Il est essentiel de diffuser les données pertinentes avant, pendant et après l'événement pour cibler le public au bon moment.
La partie de l'événement qui a le plus d'impact est le marketing de pré-événement. En tant que spécialiste du marketing, il est essentiel de susciter l'impatience des participants, qu'ils soient en personne ou virtuels, en leur faisant savoir ce qu'ils doivent exactement attendre de l'événement.
En outre, l'objectif du marketing et de la publicité est de faire en sorte qu'ils se sentent aussi impliqués que possible afin qu'ils puissent vivre une expérience similaire à celle des participants en direct.
Comme il est important de s'adresser à la fois aux participants en personne et aux participants en direct, il est important de les cibler séparément.
Vous devez commercialiser la composante "en personne" de l'événement en vous concentrant davantage sur :
Pour la composante virtuelle, concentrez-vous davantage sur :
Une bonne pratique consiste à donner un aperçu clair des caractéristiques distinctives et communes aux deux publics afin qu'ils sachent à quoi s'attendre de l'événement. De cette manière, les participants peuvent prévoir les sessions qui les intéressent le plus et programmer l'événement en conséquence.
Télécharger le guide ultime des événements hybrides ici.
Tout comme vous planifiez votre événement physique, vous planifiez les événements hybrides. Il s'agit notamment de dresser une liste exhaustive des tâches et d'assigner des responsabilités et des échéances. Ce planificateur d'événements hybrides vous aide à faire le tri dans tout ce qu'il y a à faire :
Vous pouvez créer un planificateur ou utiliser celui que nous avons créé pour vous avant le début de l'événement, en décrivant chaque aspect de l'événement. Comme nous l'avons vu précédemment, les planificateurs d'événements hybrides promettent de vous faciliter la vie.
Passons maintenant au planificateur d'événements hybrides vFairs lui-même. Voyons comment il vous guide tout au long du processus de planification. Les sections ont été divisées en fonction des phases de l'événement. Principalement avant et après l'événement.
Je me plonge dans le vif du sujet.
Vos intervenants voudront peut-être répéter leur rôle ou se familiariser avec l'environnement et le cadre. Les orateurs, qu'ils soient virtuels ou en direct, devront répéter leur rôle. Ils pourront ainsi se chronométrer et s'habituer à se présenter devant une caméra. Ces répétitions peuvent les aider et faciliter la session en direct.
Faites en sorte qu'une équipe audiovisuelle soit présente sur le site et puisse aider à diffuser les sessions des orateurs à l'intention du public en ligne. Elle peut même aider à mettre en place les sessions virtuelles des orateurs en s'assurant que tout est en place et qu'il n'y a pas de surprises ou de pépins de dernière minute.
Que vous souhaitiez diffuser en direct à l'audience virtuelle ou télécharger une session enregistrée, vous aurez besoin de plusieurs caméras et d'une installation audio/vidéo transparente. Vous devrez peut-être envisager une configuration multi-caméras avec des reflex numériques, des webcams et des téléphones portables connectés au logiciel de diffusion en continu.
La promotion de l'événement hybride sur le site web joue un rôle très important pour attirer les bons clients potentiels.
Pour bien commercialiser les événements hybrides, une page d'atterrissage est nécessaire. Une page d'atterrissage fournit un formulaire d'inscription aux prospects pour qu'ils s'inscrivent à l'événement. Il est donc important d'avoir une page d'atterrissage qui réponde à l'objectif fixé et qui soit suffisamment attrayante et percutante pour inciter les prospects à s'inscrire à l'événement.
Voici quelques-uns des éléments que doit comporter une page d'atterrissage hybride pour un événement :
Même après s'être inscrits, les prospects auront toujours besoin de la page web pour rechercher des informations complémentaires sur l'événement.
Une autre technique de promotion d'un événement consiste à mettre en valeur les orateurs. Il n'y a pas d'attrait plus fort qu'un groupe d'orateurs influents. Par conséquent, mettre en avant les orateurs lors de l'événement est un moyen spectaculaire d'augmenter le nombre de participants.
Comme pour de nombreux autres événements, les médias sociaux peuvent s'avérer un moyen précieux de promouvoir un événement hybride. Les médias sociaux sont le seul moyen d'atteindre en masse les participants éloignés. Les plans de marketing des médias sociaux doivent donc être très bien formulés pour être efficaces.
La reprise de comptes par des conférenciers, des sponsors et des exposants est un excellent moyen d'utiliser le marketing d'influence pour promouvoir l'événement. Grâce à une communication personnelle et bidirectionnelle avec le public, les médias sociaux créent le buzz nécessaire avant l'événement. Partagez les informations sur les conférenciers, le programme de l'événement et les témoignages des participants précédents afin d'instaurer un climat de confiance.
Les hashtags jouent un rôle important pour alimenter la conversation et donner aux prospects l'occasion d'en savoir plus sur la marque et l'événement à venir.
Un hashtag de marque peut s'avérer un complément précieux à la campagne de promotion. Les participants peuvent l'utiliser lorsqu'ils créent des messages sur les médias sociaux à propos de l'événement. Il est essentiel d'attirer l'attention sur votre événement et de lui donner un caractère communautaire.
La création d'un hashtag de marque peut aider les organisateurs à atteindre cet objectif.
Des bannières bien conçues sur les plateformes de médias sociaux peuvent attirer l'attention sur l'événement hybride. Utilisez au maximum les plateformes de médias sociaux pour créer un engouement avant l'événement, parler de son importance pendant l'événement et partager son succès après l'événement.
Voici quelques conseils exclusifs que vous pouvez utiliser pour interagir sur les médias sociaux :
Les annonces payantes permettent de promouvoir rapidement les événements hybrides à l'aide des annonces Google. Pour améliorer rapidement le volume d'inscriptions aux événements hybrides, il est essentiel d'investir dans des annonces payantes. L'augmentation du trafic est une étape fondamentale pour attirer les publics identifiés en ligne. Les campagnes ciblées qui atteignent le bon public ont un fort impact.
Les données démographiques et les emplacements géographiques contribuent à la sensibilisation et à la visibilité de l'événement sur les moteurs de recherche. Il est essentiel de faire des annonces exploitables qui surpasseront les concurrents et attireront du trafic et des inscriptions.
Les annonces permettent également de mesurer et d'évaluer facilement l'efficacité des annonces payantes par le biais des clics et des conversions.
Grâce à l'analyse, vous pouvez obtenir des informations sur les performances des annonces sur la base de diverses mesures clés qui facilitent la stratégie de marché. Investir dans des sites web et des publicités est le moyen le plus simple d'obtenir le plus grand nombre de visiteurs sur la page d'inscription/de renvoi des événements.
Tout comme le marketing des médias sociaux, marketing par courriel est un élément essentiel de la commercialisation d'un événement hybride. Une séquence d'e-mails au contenu adapté et aux visuels attrayants peut persuader les abonnés existants de se réabonner et encourager les nouveaux à faire de même.
La création d'une stratégie de marketing par courriel appropriée peut s'avérer cruciale. C'est pourquoi, en tant qu'organisateurs et spécialistes du marketing, vous devez garder à l'esprit les points suivants :
Utilisez votre CRM pour récupérer les données des contacts existants et analysez-les pour en savoir plus sur vos prospects - données démographiques, goûts et aversions - et sur les problèmes qu'ils tentent de résoudre.
Vous aurez besoin d'une campagne de goutte-à-goutte dédiée à votre événement. Examinez la fréquence à laquelle vos lecteurs s'attendent à recevoir de vos nouvelles ou utilisez des données pour voir à quelle fréquence ils interagissent avec vos courriels. En règle générale, vous pouvez commencer les promotions trois semaines avant l'événement et envoyer deux courriels par semaine. Chaque e-mail contiendra davantage d'informations sur l'événement.
Ajoutez un délai de 2 ou 3 jours entre chaque événement. Vous constaterez que la plupart des inscriptions sont enregistrées au cours de la dernière semaine de promotion, alors assurez-vous que ces courriels soient percutants.
Envoyez votre dernière promotion un jour avant l'événement.
Superbe lignes d'objet sont courtes et agréables, de préférence entre 4 et 7 mots. Par conséquent, n'oubliez pas de faire en sorte que les destinataires se sentent importants, invités et exclusifs dans la ligne d'objet.
Veillez à ce que votre ligne d'objet ne soit pas trompeuse. Il doit refléter la promotion d'un événement et ne doit donc pas donner l'impression d'être un spam. Utilisez quelques exemples de lignes d'objet populaires et de taux d'ouverture pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.
Indiquez tous les détails importants dans le corps du texte. Quel est l'objet de l'événement et qui y participera ? Qu'est-ce que vous y gagnerez ? Où se déroulera l'événement en direct ? Où se déroulera l'événement virtuel ?
Proposez un lien vers la page d'atterrissage principale, et faites en sorte qu'il soit convaincant. Voici quelques exemples : réservez ma place, réservez un billet, envoyez-moi mon billet, etc.
Les tests vous aideront à optimiser vos futures campagnes. Vous pouvez émettre une hypothèse qui, selon vous, pourrait améliorer les résultats, par exemple l'ajout d'un GIF augmentera les clics. Il est conseillé de créer deux versions ; dans ce cas, vous pourriez en créer une avec une image statique et une autre avec un GIF animé. Suivez les clics et choisissez un gagnant.
Les campagnes de marketing par courrier électronique ont une approche différente pour cibler le bon public. La campagne de marketing par courrier électronique doit avant tout être axée sur les destinataires et les inviter à l'événement.
Il est prescrit que la campagne soit entièrement dédiée et spécifique à l'incitation des participants à s'inscrire à l'événement. Par conséquent, le filtrage des listes de destinataires peut vous aider à mieux les cibler.
Les courriers électroniques doivent pouvoir fournir tous les détails de l'événement et une série d'instructions pour l'inscription. L'envoi d'un ou deux rappels à l'approche de l'événement les aiderait à garder l'événement à l'esprit.
Le marketing de contenu sert de moteur promotionnel pour le marketing de tout événement. Le bon contenu peut servir à attirer les visiteurs vers la page d'atterrissage des événements hybrides grâce à l'utilisation d'articles d'invités et de blogs très appréciés.
Le meilleur conseil pour un organisateur d'événement hybride est de transformer son contenu en une mine d'or.
L'un des plus grands avantages de l'organisation d'événements hybrides est le contenu qui est recueilli au cours de l'événement. Tous les orateurs, sponsors et présentateurs présents à l'événement ont été la raison ultime de fournir un contenu précieux aux participants ainsi qu'à ceux qui n'ont pas pu être présents.
Ces sessions ou conférences peuvent être intégrées au contenu du site web ou être présentées sur les médias sociaux pour promouvoir l'événement à venir. Les fournisseurs de plateformes événementielles peuvent vous aider à transformer leur événement en bibliothèque virtuelle.
Cet espace numérique donne aux organisateurs la possibilité de distribuer le contenu et de le diffuser selon leurs préférences.
Le contenu doit donc être de qualité, pertinent et clair. Plus le contenu est attrayant, meilleurs sont les résultats.
Voici les types de contenu qui font la différence en matière de marketing de contenu :
Les blogs ou les articles qui trouvent un écho favorable auprès du public cible contribuent à attirer un trafic sain pour l'événement. Par conséquent, un article ou un blog qui apporte une valeur réelle au public fait une excellente impression.
La marque et les participants peuvent y gagner si le blog ou l'article utile contient une ou deux lignes sur l'événement à venir.
Le contenu doit toutefois être optimisé pour le référencement. Il est essentiel d'utiliser les bons mots-clés dans l'article ou le blog et de veiller à ce que les exigences en matière de référencement sur la page soient respectées.
Pour s'assurer que le contenu se classe sur Google, il est important d'utiliser les bons mots-clés dans le contenu qui aideront à générer du trafic organique. Il peut s'agir d'une méthode rentable pour générer des conversions sur la page d'atterrissage.
Un autre moyen de faire connaître le contenu du site web est de le promouvoir sur les médias sociaux. Cela permet de faire passer le message et d'attirer du trafic organique.
Le contenu vidéo, que ce soit sur les médias sociaux ou sur le site web, peut s'avérer efficace pour engager les prospects. Les vidéos d'accroche peuvent contribuer à susciter l'anticipation de l'événement et à créer l'engouement nécessaire. Ces vidéos peuvent être courtes et faire allusion à une grande révélation à la fin de la vidéo.
Progressivement, l'équipe marketing peut annoncer l'événement, donner quelques détails supplémentaires et continuer à susciter l'impatience en diffusant d'autres courtes vidéos à des moments opportuns.
Des vidéos présentant des interviews d'orateurs et des discussions sur le contenu de leurs sessions attireraient de nouveaux prospects. Des bribes d'informations sur le lieu de l'événement et sur les événements passés organisés par la marque peuvent aider à donner aux prospects une idée de ce à quoi ils peuvent s'attendre.
Les vidéos doivent toutefois être optimisées pour YouTube et les autres canaux sur lesquels elles seront publiées.
Il est possible que de nombreuses personnes ne puissent pas assister à votre événement. Le contenu à la demande peut être l'équivalent de leur donner quelque chose de précieux qui leur donnera un avant-goût de la raison pour laquelle ils devraient assister au prochain événement.
Il est important que vous vous rappeliez que votre contenu a une grande valeur et qu'il vaut la peine d'être facturé. Vous pouvez appliquer des tarifs différents aux personnes qui se sont inscrites à l'événement et à celles qui ne l'ont pas fait.
Même si les visuels sont une bonne façon de procéder, les vidéos sont connues pour être les plus percutantes. Selon l'événement, un mélange de vidéos divertissantes et de vidéos éducatives peut faire des merveilles.
Les extraits vidéo sont toujours préférables. Toutefois, il serait utile de publier un mélange de vidéos courtes et longues avec le contenu des orateurs.
Une autre idée pourrait consister à sous-titrer les vidéos et les extraits de l'événement afin que le contenu soit plus clair, plus percutant et plus intéressant.
Les partenariats de contenu et le backlinking peuvent vous aider à atteindre des partenaires ou des défenseurs de votre marque. Ils peuvent vous aider à atteindre le bon public pour voir s'il est ouvert à un partenariat de contenu, à un échange de liens ou à la promotion de votre événement sur leurs canaux.
Voici comment fonctionnent les partenariats de contenu :
Les marques collaborent avec d'autres marques dans le cadre de partenariats de contenu, principalement pour deux raisons : étendre leur portée et bénéficier des avantages du référencement et du backlinking. Assurez-vous, lorsque vous proposez un partenariat, que vous pouvez également apporter cette valeur à l'entreprise avec laquelle vous souhaitez travailler.
Le marketing des médias sociaux et les campagnes de marketing par courriel sont les éléments qui font ou défont le marketing de l'événement hybride. Créer un buzz sur les médias sociaux et envoyer des courriels appropriés aux clients potentiels par le biais du marketing par courriel est une excellente technique pour faire la publicité de l'événement avant qu'il n'ait lieu.
Voici les types de contenu qui sont pris en considération pour chaque événement :
Le contenu des médias sociaux nécessite une planification détaillée de la manière de le distribuer efficacement. Il est donc important de le diviser en buzz avant, pendant et après l'événement.
Cela attire le public cible et vous aide à recueillir des inscriptions. Les participants se sentent connectés à travers les canaux, et vous pouvez facilement communiquer les points clés à retenir après l'événement. Cependant, il n'est pas nécessaire d'inclure tous les éléments dans tous les événements. Vous pouvez choisir ce qui répond le mieux à vos besoins.
Le contenu des médias sociaux constitue un excellent outil de communication pour les participants sur place et en ligne.
Le contenu des e-mails joue un rôle important dans le développement de votre relation avec vos abonnés. Le contenu est au cœur du marketing, et c'est pourquoi les professionnels du marketing en tirent le plus grand profit. Le contenu n'apporte pas seulement des résultats, il est aussi rentable.
Avec le bon contenu d'email, vous pouvez développer organiquement votre marque et créer un processus qui a un impact direct sur vos ventes. Vous pouvez y parvenir en créant un contenu percutant que les gens ont hâte de lire. Les personnes qui apprécient votre contenu seront motivées pour établir une relation avec vous et penseront toujours à vous lorsque le moment sera venu pour elles d'acheter. Vous serez en tête de liste.
La signalisation sur place joue un rôle crucial dans la manière dont les participants perçoivent votre événement. C'est pourquoi elle doit être appropriée et doit être en mesure de promouvoir votre marque de la meilleure façon possible.
Les documents imprimés comprennent tous les documents marketing fournis aux participants pendant l'événement sur place. Il peut s'agir par exemple de bulletins d'information, de magazines d'entreprise, de catalogues de produits, de contenu de marque, etc.
De même, la signalisation en ligne et la documentation numérique sont tout aussi importantes. La documentation numérique comprend des témoignages, des études de cas, des livres blancs, des livres électroniques, des articles de blog et des vidéos explicatives.
Les publicités en ligne font partie du quotidien des spécialistes du marketing. Elles jouent un rôle important dans le ciblage du marché, la sensibilisation et la génération de ventes. Les annonces en ligne comprennent les annonces de recherche Google, les annonces PPC, les annonces mobiles, les bannières publicitaires, les annonces de reciblage, etc.
La publicité extérieure, également connue sous le nom de publicité à domicile, expose les consommateurs au contenu de la marque en dehors de leur domicile. La publicité extérieure peut être vue partout et a le potentiel de toucher des millions de personnes de la manière la plus percutante qui soit.
Lorsqu'elles sont placées au bon endroit, là où les gens peuvent facilement les voir, les publicités extérieures sont incontournables. Par conséquent, les publicités extérieures peuvent être un excellent moyen d'atteindre le public local où se déroule l'événement. Cela vous permettra d'étendre votre portée dans la région concernée.
Les annonces d'événements sont des annonces d'événements et de billets créées par des vendeurs et mises en vente. Ces listes comprennent le contenu numérique créé pour un certain événement. Parmi les sites d'annonces d'événements, citons Eventbrite, Mainevents, Eventsget, Hook2events, etc.
vFairs dispose également de sa propre place de marché événementielle, baptisée Discoveroù vous pouvez trouver les meilleures listes d'événements virtuels et hybrides auxquels participer, sponsoriser ou exposer.
Les scripts, les diaporamas et les notes de présentation servent de guides aux participants. Le fait de leur fournir tout le matériel les aidera à comprendre le contenu et à s'y reporter de temps à autre.
L'un de nos sites d'événements virtuels qui peut être personnalisé en fonction de vos besoins.
La conception de lieux d'événements virtuels et les graphismes personnalisés vous aident à créer une expérience de marque unique. Il s'agit d'un outil très puissant pour accroître la notoriété de la marque. Comme pour tout événement sur site, toute personne participant à l'événement doit être immédiatement immergée dans son environnement.
Par conséquent, un événement d'apparence moyenne ne suffira pas. Vous devez faire bon usage des couleurs, des polices et de l'imagerie de votre marque pour créer une expérience unique. Votre objectif doit être d'impressionner les participants dès le premier coup d'œil.
Vous pouvez également créer une expérience événementielle distinctive avec des menus, des écrans d'accueil et des vidéos de marque qui peuvent avoir un impact important.
Vous trouverez ci-dessous différentes façons de promouvoir votre événement à l'aide d'articles de site web :
Les pop-ups sur votre site web peuvent également contribuer au marketing de l'événement. Les pop-ups permettent de s'assurer que les nouveaux visiteurs et ceux qui reviennent sur votre site web peuvent s'informer sur l'événement et être persuadés de s'inscrire.
Des fenêtres contextuelles sur la page d'accueil avec des appels à l'action convaincants peuvent augmenter le nombre d'inscriptions des participants.
Une barre adhésive est une barre horizontale que vous pouvez placer en haut ou en bas de n'importe quelle page de votre site web. Elle sert d'outil de conversion de site web et peut s'avérer utile pour attirer les inscriptions. Elle est facilement personnalisable et permet d'afficher votre message de manière visible.
Les menus affichent une liste d'éléments auxquels les utilisateurs peuvent accéder sur le site web. Les menus sont faciles à ouvrir, à fermer et à utiliser. Les éléments de menu temporaires peuvent aider à faire la publicité de certains articles ou services de manière temporaire et peuvent être différenciés ou mis en évidence pour les rendre plus visibles.
Les blogs, articles et autres ressources mentionnant l'événement servent d'outil de marketing pour la promotion de votre événement. En lisant les blogs ou les articles où le succès de l'événement est discuté, les clients potentiels seront encouragés à s'inscrire.
Les boîtes d'appel à l'action peuvent être placées sur des pages spécifiques du site web. De préférence, elles sont placées sur des pages de site à fort trafic et en rapport avec le sujet de l'événement.
Les relations publiques et l'image de marque sont deux éléments indissociables. Les relations publiques sont tout aussi importantes que les médias sociaux, le référencement et les relations avec les influenceurs. Grâce à des relations publiques réussies, les marques peuvent établir des relations avec des clients potentiels, des employés, des médias et des investisseurs au sein du secteur.
Une campagne de relations publiques est donc une extension de votre marque. Alors que le message de la marque se concentre sur les besoins et les désirs des clients, les relations publiques s'assurent qu'ils sont entendus et qu'ils reçoivent une réponse adéquate.
Les orateurs, les sponsors et le public sont les principales parties prenantes de l'événement. Chacune de ces parties prenantes peut s'avérer très fructueuse pour le marketing de l'événement.
Les sponsors de l'événement peuvent être d'une grande aide pour faire passer le message. Lorsque les sponsors s'engagent, les organisateurs doivent explorer d'autres moyens de collaborer avec eux afin d'accélérer les efforts de marketing.
Il est également dans leur intérêt que les événements hybrides attirent un public pertinent et que leurs objectifs de parrainage soient atteints.
Il est donc important de :
Une fois encore, vous devez vous assurer qu'ils travaillent en étroite collaboration avec les sponsors pour que le contenu et le message soient corrects. Plus le contenu du matériel de marketing est solide, plus les résultats seront importants.
Les orateurs sont les ambassadeurs de tout événement hybride.
Le secret d'une campagne de marketing réussie est de s'assurer que l'événement hybride est connu de bouche à oreille, en ligne ou par le biais des médias imprimés.
C'est pourquoi l'intégration des coordonnées des conférenciers invités lors de l'événement hybride peut s'avérer très efficace sur le plan du marketing. Les porte-parole et les ambassadeurs sont les principales sources de fascination de tout événement hybride et le public aime donc entrer en contact avec eux et entendre parler de leurs expériences.
C'est pourquoi toute stratégie de marketing événementiel doit absolument s'articuler autour des ambassadeurs de l'événement. Pour leur faciliter la tâche, des posts et des images préfabriqués peuvent leur être fournis pour qu'ils puissent les partager sur les médias sociaux.
Vous pouvez encourager davantage la promotion de l'événement et inciter les participants à passer le mot eux-mêmes grâce à différents outils qui peuvent les motiver à faire connaître l'événement à l'aide d'un contenu préétabli.
L'organisation de quiz ou de concours en direct peut contribuer à augmenter l'engagement. Vous pouvez diviser le public en petits groupes et organiser des quiz et des concours sur l'application mobile de l'événement. Le concours peut ensuite être diffusé sur la plateforme d'événement hybride.
Les participants en personne peuvent effectuer le quiz en groupe avec les participants virtuels.
L'organisation de quiz et de concours est l'un des moyens les plus faciles d'impliquer les deux participants. Toutefois, il faut que les participants soient sur un pied d'égalité. Pour ce faire, un lever de main alternatif entre les deux types de participants fait l'affaire.
Pour ce faire, il est essentiel de fournir des tablettes ou tout autre appareil aux participants en personne pour qu'ils puissent soumettre leurs réponses.
Vous ou un moniteur de la ligne de chat pouvez lire les questions aux présentateurs, afin qu'ils ne se sentent pas submergés par des tâches multiples. Vous pouvez également jouer le rôle de médiateur entre les participants en personne et les participants virtuels.
Les stands d'exposition sont l'endroit où les affaires se déroulent réellement lors d'événements virtuels et hybrides.
Les principaux prospects proviennent directement des stands virtuels, c'est pourquoi les sponsors et les exposants ne devraient jamais les sous-estimer. Les stands d'exposition peuvent être personnalisés en fonction des préférences des exposants.
Les stands virtuels sont assortis d'une option permettant aux exposants de télécharger des vidéos, des photos, des images de marque, des logos, du matériel de marketing, des bons de réduction, des comptes de médias sociaux, des liens vers les pages de leur propre site, et bien d'autres choses encore.
Toutefois, les stands virtuels peuvent refléter les stands sur place. Les participants sur place peuvent partager des documents imprimés avec des codes QR liés à des ressources similaires à celles des stands virtuels. Ces documents comprennent des PDF, des vidéos, des liens vers des sites web et bien d'autres choses encore, tout comme sur un stand physique.
Les avatars virtuels personnalisés contribuent également beaucoup au succès de l'événement en humanisant la marque de l'exposant et en augmentant les éléments d'inclusivité au sein de la plateforme.
Grâce à la possibilité de personnalisation, les exposants peuvent concevoir leurs stands dans le but d'attirer davantage de visiteurs et peuvent faire appel à une équipe réactive qui peut interagir par le biais de chats en direct et d'appels vidéo.
Avec un stand virtuel, les participants peuvent se prendre en photo et les publier sur les médias sociaux avec le hashtag de l'événement. Cela permet de créer une communauté sur différentes plateformes de médias sociaux et constitue une tactique de marketing gratuite pour atteindre un public plus large. Ces photos peuvent également être téléchargées par les hôtes dans la même galerie en ligne pour que tout le monde puisse les voir.
Les participants sur place auront l'occasion de prendre des photos de groupe à l'aide d'accessoires et les participants en ligne auront l'impression de faire partie de la fête puisqu'ils pourront voir leurs propres photos dans la galerie de photos numériques.
Dans le monde des événements virtuels et hybrides, les salles de réunion sont au cœur des avancées technologiques innovantes.
Les salles de réunion sont à l'avant-garde de l'engagement des participants et de leur enthousiasme à participer à l'événement. Elles permettent aux participants de vivre une expérience plus personnalisée et plus collaborative.
Les salles de discussion sont des petits groupes où les participants peuvent discuter après la fin de la session de l'orateur ou d'un module d'apprentissage en direct. Les participants virtuels peuvent discuter de ce qu'ils ont vécu et appris pendant la session.
Chaque groupe a besoin d'un animateur qui veillera à ce que la conversation se poursuive au sein du groupe.
L'animateur de la discussion de groupe doit disposer de commandes avancées pour mettre les participants en sourdine, enregistrer les conversations, afficher des diapositives et ouvrir des espaces de discussion et des sondages.
Le fonctionnement d'une salle de réunion dépend entièrement des capacités de la plateforme de l'événement. Les organisateurs doivent donc s'assurer que le fournisseur de technologie est en mesure d'accueillir plusieurs sessions à la fois et d'assister plusieurs orateurs dans une discussion de groupe dynamique.
Ces salles de réunion peuvent être facilement aménagées par vos soins.
Après les présentations de groupe et les discours d'ouverture, les participants verront apparaître sur leur écran un lien qui leur permettra de rejoindre leur salle de discussion respective. Les animateurs des groupes de discussion seront chargés de les guider vers des conversations positives et constructives, en s'assurant que la mise en œuvre technique des salons de discussion, des questions-réponses et des sondages est en place.
Les fournisseurs de plateformes d'événements virtuels proposent également une équipe d'assistance technique ou de modérateurs qui gèrent la mise en œuvre technique de ces salles de réunion.
Une fois le temps alloué aux salles de réunion écoulé, les participants sont redirigés vers un groupe plus important de l'événement. Vous avez la possibilité de faire entrer et sortir les participants des salles de réunion autant de fois qu'ils le souhaitent, tout au long de l'événement.
Les salles de réunion peuvent créer une expérience interactive et engageante pour les participants internes et virtuels. Elles peuvent accélérer la collaboration, renforcer la participation des participants et fournir un retour d'information en temps réel aux organisateurs.
Les salles de réunion peuvent aider les participants à nouer des contacts et à créer une communauté grâce à cette expérience partagée.
Grâce aux conversations qui ont lieu dans les salles de réunion, les participants peuvent se souvenir du contenu et des informations échangées même après la fin de l'événement.
Pour tirer le meilleur parti de ces conversations, il est essentiel d'utiliser au maximum les salons de discussion, les sondages en direct et les chats vidéo. Les animateurs de session peuvent fournir des informations et un retour d'information aux organisateurs de l'événement à la fin de celui-ci afin de leur faire savoir ce que les participants ont pensé de l'événement.
Les chats jouent un rôle important en réunissant les participants. Les participants à l'événement peuvent maintenir la conversation grâce à des chats en direct intégrés dans la barre de chat.
Les chats de groupe et les chats privés facilitent l'interaction des participants avec les exposants, les représentants et les administrateurs. Ils peuvent participer à des discussions individuelles par le biais de chats textuels, audio ou vidéo.
La meilleure façon d'inciter vos participants à explorer le site, qu'il soit virtuel ou sur place, est de les faire participer à des chasses au trésor. Donnez des indices à vos participants et laissez-les trouver les objets qui leur permettront de se classer en tête du tableau de classement.
Ce mélange sain d'activités et d'interactions peut être une activité attrayante pour les événements hybrides. Ces activités permettent aux participants de s'amuser pendant l'événement et de gagner des prix et une reconnaissance sur le tableau de classement.
Les tableaux de classement permettent d'attribuer des points aux participants qui accomplissent des tâches spécifiques dans le cadre de l'événement. Tout peut être affiché sur un tableau de classement. Vous pouvez récompenser les participants qui assistent à un webinaire, regardent une vidéo, complètent un segment ou même téléchargent un document.
Les participants ayant obtenu le plus grand nombre de points à la fin de l'événement reçoivent des prix.
Les enquêtes et les sondages sont un excellent moyen d'obtenir un retour d'information immédiat de la part de votre public. Les animateurs peuvent utiliser des sondages lors de présentations en direct qui peuvent servir à briser la glace lors d'événements de mise en réseau.
Les organisateurs peuvent également organiser des sondages après les réunions du conseil d'administration afin de recueillir rapidement des commentaires. vFairs peut facilement s'intégrer à Slido, ce qui vous permet d'inclure diverses options de sondage.
Ce retour d'information vous donnera une meilleure idée des préoccupations ou des défis auxquels les participants sont confrontés et vous aidera à améliorer les événements futurs.
Les murs d'événements sur les médias sociaux sont un outil d'engagement qui vous permet de voir le contenu précieux posté par les orateurs et les participants en utilisant les hashtags de l'événement. Un mur social permet également aux participants de télécharger du contenu directement sur le mur.
Le mur facilite l'interaction entre les participants, les sponsors, les orateurs et les administrateurs. Vous pouvez afficher votre contenu sur un écran dans le lieu même de l'événement et l'intégrer au site web de l'événement pour le diffuser avant ou après l'événement.
Les questions-réponses avec modérateur peuvent être utilisées pendant les webinaires ou dans les stands d'exposition. Les participants peuvent soumettre des questions et vous pouvez publier leurs réponses dans la fonction de chat. Les administrateurs ont toutefois la possibilité d'approuver les questions s'ils les jugent appropriées et bénéfiques pour le reste de l'auditoire.
Les questions-réponses modérées peuvent vous aider à gérer les commentaires indésirables et non pertinents, à créer des liens par le biais de conversations intéressantes et à établir une liste de questions-réponses pour les visiteurs de votre stand.
Les documents et vidéos téléchargeables permettent aux participants de se remémorer l'événement et de le revivre. Ils peuvent les consulter de temps à autre et s'y référer en tant que ressources.
Grâce à la recherche par profil d'utilisateur et au partage de contacts, les participants peuvent trouver efficacement les personnes avec lesquelles ils souhaitent communiquer ou les recommander à d'autres personnes.
Le filtre de recherche leur permet de filtrer les personnes en fonction de leurs centres d'intérêt, de leur profession, de leur niveau d'études, etc.
Comme nous l'avons déjà mentionné, les concours peuvent avoir une incidence directe sur l'engagement des participants. Les concours, les jeux et les compétitions suscitent l'intérêt des exposants, des participants et des sponsors. Les organisateurs peuvent les rendre aussi intéressants qu'ils le souhaitent et les nouvelles idées sont les bienvenues. Les organisateurs peuvent également organiser un concours entre les exposants pour rendre l'événement plus attrayant.
Vous pouvez créer des concours basés sur d'autres caractéristiques, telles que des tableaux de classement et des chasses au trésor.
La cartographie des points de contact est l'endroit où les participants physiques et virtuels peuvent se connecter et partager la même expérience de l'événement, ainsi que les opportunités de réseautage. Ces points de contact sont extrêmement importants pour s'assurer que les deux types de participants vivent une expérience similaire.
Après tout, les événements hybrides sont un seul événement, mais offrent deux expériences.
Voici quelques exemples de cartographie des points de contact :
Lorsque l'on s'adresse à deux groupes de participants différents, il est essentiel de les représenter tous les deux dans l'espace physique. Il est donc essentiel d'aligner les participants sur place avec les participants virtuels.
Les événements hybrides offrent diverses expériences concrètes pour impliquer les participants sur place. Il peut s'agir, par exemple, de stands d'exposants, de vitrines ou de réunions en face à face. Étant donné que le public virtuel doit faire face à une tonne de perturbations, il est essentiel de travailler sur la manière de le maintenir engagé au mieux.
Vous devez veiller à ce que les participants en ligne soient bien représentés sur place par le biais de salles de discussion, de forums de discussion et de séances de questions-réponses.
Cependant, un bon moyen d'encourager la participation virtuelle des participants sur place est de les faire participer à des activités virtuelles amusantes, attrayantes et informatives. Il peut s'agir, par exemple, de murs de médias sociaux sur lesquels les participants peuvent publier et partager des contenus utiles. Cela encouragerait la création de réseaux en dehors de l'événement.
Une autre possibilité consiste à demander aux participants sur place de remplir leur profil d'utilisateur et leurs coordonnées sur l'application mobile, ce qui les aiderait à établir un réseau et à nouer des liens avec d'autres participants - virtuels ou en personne.
Lors de l'organisation d'événements hybrides, il est essentiel de planifier en fonction des deux types distincts de participants : en personne et virtuels. Le contenu doit être pertinent pour les deux types de participants et ne doit pas comporter d'activités communes qui feraient qu'un groupe se sentirait isolé de la participation. Il est donc important de maintenir l'engagement des deux types de participants.
Voici plusieurs façons de réorienter votre contenu afin qu'il trouve un écho auprès de vos deux publics :
Au début, il peut être difficile de comprendre sur quels aspects de l'événement il faut se concentrer. Il est difficile de décider comment réunir l'événement en personne et l'événement en ligne. Sans le vouloir, votre planificateur d'événements pourrait mettre sur pied deux événements totalement distincts au lieu d'un seul. La gestion de la logistique, des coûts et de la gestion est un défi dans une telle situation. Il est essentiel de maintenir un équilibre constant entre les deux formats d'événements afin qu'ils soient synchronisés.
Dans ce cas, cela dépend fortement de la plateforme d'événements virtuels que vous avez choisie. Pour créer une expérience unifiée, vous devez choisir une technologie événementielle qui soutienne cet objectif, sans vous épuiser financièrement et sur le plan de l'expérience. L'utilisation de plusieurs plateformes différentes conduira à un événement hybride désordonné. Il convient donc de s'en tenir à une plateforme d'événement virtuel qui peut se connecter de manière transparente à vos plans d'événements physiques.
Ce type d'événement étant très récent, il se peut que vous ayez encore quelques différences et quelques asymétries ici et là. C'est inévitable lorsque l'on organise pour la première fois des événements hybrides. Avec le temps, ces différences seront aplanies.
Lorsque les événements virtuels ont pris de l'ampleur au début de la pandémie, les organisateurs ont eu du mal à fixer le prix des billets. Pris entre la nécessité d'inciter les gens à participer et celle de ne pas perdre d'argent, ils avaient des décisions difficiles à prendre. Cependant, les événements en personne ont le plus souvent un prix standard ou un billet attaché. Ainsi, lorsqu'il s'agit d'un événement hybride, quelle sera votre stratégie de billetterie?
L'objectif est de créer un événement, mais l'expérience est différente en ligne et en personne. Des considérations telles que les coûts du lieu - nourriture et boissons, contenu accessible, sponsors, etc. entrent en ligne de compte. Pour résoudre ce problème, créez des niveaux de billetterie. Différentes parties des événements en ligne et en personne peuvent être accessibles à différentes personnes en fonction du niveau de leur billet. Cela permet aux participants d'être plus flexibles et d'avoir un plus grand contrôle, car ce sont eux qui décident de la partie de l'événement pour laquelle ils veulent payer.
Vos exposants et sponsors veulent une visibilité maximale. Ils veulent être vus, entendus et faire connaître leur marque. Les sponsors et les exposants ont bien réussi dans les événements virtuels. Mais le défi consiste désormais à les convaincre de la valeur qu'ils tirent des événements hybrides. de la valeur qu'ils tirent des événements hybrides. Outre la notoriété et la visibilité, les exposants et les sponsors obtiennent également des données et des prospects grâce aux événements virtuels.
Trois facteurs clés déterminent le niveau d'intérêt des exposants et des sponsors. Tout d'abord, l'aspect virtuel de l'événement permet d'accroître la notoriété de l'événement auprès d'un public mondial. Deuxièmement, les sponsors peuvent interagir avec les participants sur le salon, en personne ou par le biais de recherches de profils et de réunions virtuelles, ce qui multiplie les occasions de générer des contacts. Troisièmement, des informations sur le comportement des participants sont disponibles grâce à des fonctions de rapport détaillées qui indiquent le nombre de participants qui se sont connectés à l'événement, les actions qu'ils ont entreprises par la suite, par exemple les webinaires auxquels ils ont assisté, le temps passé dans chaque webinaire et bien plus encore.
En combinant les aspects virtuels et physiques de l'événement de manière transparente, on obtiendra encore plus d'informations sur l'événement et son succès, ce qui aidera les organisateurs à améliorer leurs futurs rendez-vous.
En tant qu'organisateur, vous devez satisfaire les deux parties en assurant une présence sur place et en ligne par le biais de stands, de bannières, de graphiques, etc. Les sponsors ont besoin d'opportunités dans un événement hybride. En utilisant le sac à surprises, vous pouvez non seulement impliquer le public, mais aussi augmenter la visibilité des sponsors. Les sponsors peuvent s'en servir pour envoyer des marchandises et des ressources informatives à leur public. Alors qu'un sac à surprises est distribué au public en personne, un sac à surprises virtuel peut être envoyé aux participants en ligne. Dans la mesure du possible, les participants en ligne peuvent également recevoir un sac à surprises. Cela peut améliorer instantanément l'expérience des sponsors et des participants.
Il est facile de faire interagir les gens en personne grâce à des sessions en petits groupes, etc. Il est également assez simple de mettre les gens en contact en ligne grâce aux salons de réseautage et aux webinaires interactifs. Mais dans le cas des événements hybrides, le défi consiste à maintenir l'harmonie entre les deux publics et à créer un maximum d'opportunités pour qu'ils interagissent les uns avec les autres.
En tant qu'organisateur, vous pouvez prendre quelques mesures pour les aider à entrer en contact. Tout d'abord, présentez des personnes ayant des secteurs d'activité ou des professions similaires. Deuxièmement, utilisez les médias sociaux à votre avantage. L'utilisation d'un hashtag peut aider les gens à voir ce que les autres participants à l'événement disent. Vous pouvez également utiliser des intégrations telles que walls.io qui vous permettent d'afficher le contenu de divers médias sociaux dans un flux unifié. Les médias sociaux sont un moteur d'engagement instantané, et de telles intégrations créent des opportunités supplémentaires pour les participants de se connecter.
L'objectif final reste d'autonomiser les participants et de faciliter une mise en réseau transparente entre les différentes plates-formes, et c'est ce qui est fait.
Lors d'un événement en personne, des personnes provenant de différents fuseaux horaires est toujours un défi. Cela réduit considérablement la portée de l'événement. Les événements virtuels sont apparus comme une solution. Les participants peuvent se trouver dans n'importe quel fuseau horaire et se connecter facilement. Cependant, les événements hybrides posent à nouveau un problème.
La prise en compte des publics éloignés et l'établissement d'un horaire approprié constitueront un défi pour les événements hybrides. Pour y remédier, les organisateurs peuvent à nouveau se coordonner avec leur fournisseur d'événements pour organiser l'événement sur plusieurs jours ou créer un contenu à la demande afin que personne ne se sente exclu.
Voici les principaux points à retenir de notre guide des événements hybrides :
Une plateforme d'événement hybride offre la possibilité de combiner de manière transparente les avantages de l'organisation d'un événement en personne et en ligne, pour une expérience vraiment exceptionnelle. L'objectif premier de cette plateforme est d'unir le public sur place et le public virtuel, en leur donnant une chance équitable de s'engager les uns avec les autres comme s'ils étaient physiquement présents au même endroit. Les participants à distance peuvent se joindre à l'événement à l'aide d'une plateforme logicielle d'événement virtuel. Les participants en personne peuvent utiliser une application mobile pour améliorer la navigation et l'engagement. En outre, la technologie événementielle joue également un rôle dans l'amélioration de l'expérience des participants.
Le coût approximatif d'un événement hybride est de 35 000 dollars, dont environ 20 000 dollars pour le lieu physique et 15 000 dollars pour le lieu virtuel, mais cela dépend de la taille de l'événement.
Les plateformes hybrides d'organisation d'événements présentent toutes des caractéristiques uniques. Cependant, vFairs est fortement recommandé. Etant l'une des solutions les mieux notées selon les rapports G2, vFairs a certainement fait sa marque dans l'industrie de l'événementiel. Nous avons été nommés leader de l'industrie dans les rapports G2, avec une note moyenne de 4.7/5.
L'un des principaux défis des événements hybrides est de maintenir l'engagement des participants, qu'ils soient virtuels ou en personne, et de faire en sorte qu'ils vivent une expérience similaire.
La première et la plus importante technologie dont il est essentiel de disposer est une plateforme virtuelle où le flux peut être hébergé en direct. Pour la production, des caméras, des éclairages et des microphones de haute qualité sont essentiels. Pour la diffusion en direct, l'équipe de production dirige un flux en direct via la salle de contrôle ou l'équipement audiovisuel.
Les événements en personne se concentrent uniquement sur un événement physique où les participants ont des sessions en face à face. Cependant, les événements hybrides sont un mélange parfait de publics en personne et virtuels. Ils s'adressent à deux publics distincts en un seul événement.
Les événements virtuels sont ceux auxquels tout le monde participe virtuellement par l'intermédiaire d'une plateforme d'événements virtuels et où il n'y a pas de participants physiques. Cependant, les événements hybrides sont le meilleur des deux mondes et combinent des audiences virtuelles et des participants sur place en un seul événement.
Amna Akhtar
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