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Nous avons organisé des milliers d'événements pour nos clients et nous savons à quel point l'organisation d'événements peut être difficile. Dès le départ, un planificateur d'événements doit jongler avec un million de tâches, porter plusieurs casquettes et rester organisé. À chaque étape de la planification d'un événement, l'objectif le plus important est de maintenir le cap afin d'atteindre tous les objectifs que vous vous êtes fixés au départ.
Que vous organisiez un événement virtuel, en personne ou hybride, ce guide sera le point de départ idéal. Nous avons élaboré ce guide pour vous aider à planifier votre événement, du premier jour jusqu'au lever de rideau.
La planification d'un événement souligne toutes les tâches ou activités qu'un organisateur d'événement doit accomplir avant d'être prêt à accueillir un événement épique. Il s'agit de l'ensemble du processus de mise en place d'un événement et de la gestion de tous ses aspects. Il s'agit notamment de fixer une date, un ordre du jour, de trouver des intervenants, de commercialiser l'événement auprès d'un public plus large, et bien d'autres choses encore.
L'organisation d'un événement peut s'avérer une tâche colossale si vous ne savez pas par où commencer. Pour faciliter les étapes de l'organisation d'un événement, vous devez investir dans les bons outils et travailler avec la bonne équipe. Que vous organisiez un salon de l'emploi, une foire commerciale ou une conférence, vous devrez établir un plan de l'événement et structurer vos efforts de planification en conséquence.
Event Management and Event Planning, while closely related, involve distinct aspects of orchestrating an event.
Event Planning primarily focuses on the design and logistics leading up to the event. This includes tasks like selecting themes, choosing venues, arranging catering, and coordinating entertainment. It’s about setting the stage for the event, meticulously organizing every detail to ensure the event’s concept comes to life.
La gestion d'événementsLa gestion d'événements, quant à elle, concerne l'exécution et le fonctionnement de l'événement lui-même. Il s'agit de superviser le bon déroulement de l'événement, de gérer les problèmes qui surviennent pendant l'événement et de veiller à ce que tous les éléments du plan de l'événement soient mis en œuvre de manière efficace. Alors que la planification consiste à créer le plan, la gestion consiste à donner vie à ce plan et à gérer la dynamique en temps réel de l'événement.
Si vous débutez dans la gestion et la planification d'événements, la première chose à faire est d'élaborer un plan d'événement. Ce plan vous permet de régler tous les détails avant de commencer à travailler sur le terrain.
L'organisation d'un événement peut comporter plusieurs étapes et l'élaboration d'un plan détaillé peut vous aider à vous y retrouver plus facilement. Commencez par dresser une liste de toutes les choses que vous pensez devoir faire. Même la plus petite de ces tâches doit figurer sur votre liste. Ensuite, dressez un tableau des trois étapes de l'organisation de votre événement :
Il sera désormais plus facile de commencer à classer votre énorme liste de tâches dans la bonne phase du processus de planification de votre événement. Ce plan de base permet de décomposer toutes les tâches afin que vous puissiez vous concentrer sur une tâche ou une étape à la fois, tout en veillant à ce que tout soit fait de manière organisée.
Un plan d'événement doit être suffisamment détaillé pour ne rien oublier. Mais il doit aussi être facile et rapide à suivre pour toutes les personnes concernées. Si vous ne savez pas ce qui doit ou ne doit pas figurer dans le plan de votre événement, voici une liste de base que vous pouvez utiliser comme point de départ :
Les organisateurs d'événements doivent posséder quelques compétences essentielles pour assurer la réussite d'un événement. Qu'il s'agisse d'un séminaire, d'une conférence ou d'un salon professionnel, il faut respecter les 5 C de la gestion d'un événement: le concept, la coordination, le contrôle, l'aboutissement et la clôture..
Ces cinq C sont les éléments clés qui constituent la recette d'une planification d'événement sans faille et d'un événement épique. Si vous les maîtrisez, vous avez toutes les chances d'organiser un événement réussi et mémorable.
Concept
La première étape, et la plus importante, d'un processus de planification d'événement réussi consiste à développer le concept ou le thème qui le sous-tend. Il s'agit de définir un objectif avant de passer à l'étape suivante. Réfléchissez à la raison pour laquelle vous souhaitez organiser cet événement et à ce que vous pouvez en retirer.
Coordination
La deuxième étape est celle de la planification de l'événement sur le terrain. La coordination consiste à gérer la logistique et à construire le projet à partir de la base. Cette étape peut concerner tous les aspects physiques tels que la sélection et la mise en place d'un lieu, d'un itinéraire, de divertissements, de sessions d'orateurs, etc.
Contrôle
La troisième étape consiste à comprendre et à contrôler tous les aspects de l'événement à partir d'une vue d'ensemble. Cette étape est donc une tâche que les organisateurs d'événements devront accomplir tout au long du processus de planification de l'événement. Elle peut inclure des éléments tels que la gestion du personnel et de ses responsabilités, le contrôle du budget, l'allocation des ressources, la gestion du temps, etc.
L'aboutissement
Le point culminant est tout ce que vous devez faire le jour de l'événement. Le jour de l'événement peut être accablant, et si vous n'avez pas de plan, c'est le chaos total. C'est le jour où votre équipe a travaillé si dur et où beaucoup de choses se jouent. C'est à cette étape de la planification de l'événement que la communication est essentielle, car elle implique la gestion de toute la logistique et la mise en place de plans d'urgence au cas où quelque chose tournerait mal.
Clôture
Les dernières étapes de l'événement sont généralement des activités post-événement. Au cours des étapes de clôture, les organisateurs de l'événement peuvent régler les fournisseurs en souffrance, recueillir des données sur l'événement et demander l'avis des participants. Cette étape consiste à fermer boutique et à évaluer la réussite de l'ensemble du processus de planification de l'événement. C'est le moment idéal pour entretenir les relations que vous avez nouées afin d'améliorer les affaires ou de maintenir les participants suffisamment engagés pour les événements à venir. Au cours des phases de clôture, vous pouvez contacter vos contacts, réutiliser le contenu de l'événement et le diffuser sur d'autres supports, maintenir l'intérêt des participants grâce à la création d'une communauté sur les médias sociaux, etc.
L'élaboration d'un plan étape par étape dès le début de l'organisation de votre événement peut vous aider à tout régler dès le départ. Une liste de contrôle peut vous aider à vous concentrer sur une étape à la fois afin de ne pas vous perdre en essayant de terminer les tâches les plus longues.
Lisez la suite pour découvrir toutes les étapes que vous devriez ajouter à votre plan d'événement et mettez la main sur un planificateur d'événements fantastique qui vous facilitera la tâche.
Au départ, il semble impossible de réduire à dix le nombre d'étapes de l'organisation d'un événement. Cependant, il vous suffit de penser à la situation dans son ensemble et à ce qui doit absolument être fait. Ensuite, vous pouvez décomposer ces étapes en tâches individuelles.
Ce guide peut vous aider à définir les dix étapes les plus fondamentales du processus de planification de votre événement. Commençons :
Définir la portée de votre événement peut être l'un des premiers défis à relever lors de la planification d'un événement. Si les objectifs de votre événement ne sont pas suffisamment clairs, vous ne pourrez pas non plus planifier quelque chose d'extraordinaire pour atteindre ces objectifs. Avant toute chose, décidez donc de ce que vous souhaitez réaliser grâce à votre événement et travaillez en ce sens.
Presque tous les événements ont un objectif principal et sont ensuite conçus de manière à soutenir cet objectif. Voici quelques exemples courants d'objectifs d'événements :
L'étape suivante de l'organisation d'un événement, une fois l'objectif fixé, consiste à établir le budget de l'événement. Si vous ne savez pas combien d'argent vous vous autorisez à dépenser à chaque étape du processus d'organisation de l'événement, vous risquez fort de dépenser des sommes excessives. L'établissement d'un budget est important pour fixer une limite pour vous-même et votre personnel afin de tirer le meilleur parti de l'argent dépensé.
Voici quelques-unes des choses que vous devez faire lorsque vous établissez le budget d'un événement :
L'ampleur et la taille de votre événement dépendent en grande partie de votre budget de l'événement. L'établissement d'un budget événementiel vous permet de créer un plan directeur afin de tirer le meilleur parti de ce dont vous disposez. Par exemple, il peut être plus facile de décider du modèle de prestation de votre événement, des dépenses de marketing, du nombre de personnes que vous pouvez inviter ou embaucher, etc.
Une fois que vous aurez fixé l'objectif principal de l'événement et que vous aurez également établi un budget, vous aurez une certaine clarté dans ce que vous voulez réaliser. Le moment est donc venu de choisir la manière dont vous souhaitez organiser cet événement. Vous avez le choix entre trois types d'événements principaux :
Les événements virtuels sont entièrement en ligne et ont été utilisés comme un moyen accessible et pratique d'organiser des événements pour des organisations du monde entier. Les événements en ligne sont beaucoup moins coûteux que les événements traditionnels en personne. En outre, ils permettent de réduire l'empreinte carbone, de créer un accès mondial et de réduire de nombreux problèmes logistiques.
Les événements en personne Il s'agit de la manière traditionnelle d'organiser des événements où les participants doivent se rendre dans un lieu physique pour participer à l'événement. Ces événements coûtent plus cher mais offrent une expérience beaucoup plus personnelle et engageante. En outre, les dernières technologies en matière d'événements en personne permettent de rationaliser l'expérience des participants, notamment grâce à des processus d'enregistrement et d'impression de badges rapides, ainsi qu'à la mise en réseau et à l'engagement sur le lieu de l'événement.
Les événements hybrides sont le meilleur des deux mondes. Ils combinent des événements en personne et des événements virtuels et offrent une expérience unique. Certaines parties de l'événement peuvent se dérouler en ligne, d'autres en personne. De cette manière, les participants internationaux peuvent toujours accéder aux sessions et au contenu de l'événement, tout en offrant des possibilités de réseautage aux participants en personne.
Vous pouvez maintenant commencer à créer votre équipe de rêve pour les prochaines étapes de l'organisation de l'événement. Le comité d'organisation peut être composé d'un grand nombre de membres différents, d'un personnel technique, de spécialistes du marketing et même de bénévoles. Toute l'équipe doit travailler ensemble pour que l'événement soit une réussite.
Si votre équipe ne fonctionne pas bien, le processus d'organisation de l'événement peut devenir encore plus difficile pour vous. Veillez donc à choisir les personnes les plus compétentes et les plus passionnées par l'événementiel. Les personnes les plus ingénieuses travailleront avec vous pour organiser l'événement de vos rêves.
Une fois l'équipe constituée, vous devrez également définir les rôles et les responsabilités de chacun. Cette étape est cruciale pour que personne n'empiète sur les plates-bandes des autres et que tout se passe bien. En outre, c'est aussi l'occasion de déléguer le travail de manière efficace afin que personne ne soit surchargé.
Que vous organisiez un événement en personne, hybride ou virtuel, vous aurez besoin d'une liste de fournisseurs pour les différentes activités de l'événement. Pour un événement virtuel, vous devez trouver un logiciel d'inscription et de billetterie, un logiciel de gestion d'événements et une plateforme d'hébergement. Vous devrez peut-être aussi trouver des outils de marketing et contrôler tous ces fournisseurs.
Les événements en personne et les événements hybrides sont ceux qui nécessitent le plus d'efforts à ce stade de la planification de l'événement, car la nature physique de l'événement exige davantage de services les jours de spectacle. Par exemple, vous aurez besoin d'un service de restauration, d'une société de sécurité, de vendeurs de matériel audiovisuel, etc.
Le processus de sélection des fournisseurs pour tout événement est crucial pour s'assurer que vous choisissez les bons. Voici quelques conseils importants à prendre en compte :
L'une des étapes les plus importantes de l'organisation d'un événement consiste à trouver des conférenciers et des sponsors pour votre événement.
Les parrainages sont l'un des meilleurs moyens de générer des revenus lors d'un événement. Vous pouvez offrir des cadeaux aux sponsors, organiser une session en direct avec eux ou même leur offrir un espace pour placer leurs logos et leur marque. Ce guide d'organisation d'événements vous expliquera plus en détail comment trouver des sponsors et comment monétiser votre événement par la suite.
Les orateurs peuvent être l'un des points forts de l'événement. Les participants viennent souvent à des événements pour écouter un conférencier expert ou une célébrité. Il est donc essentiel de trouver les bons conférenciers pour votre événement afin d'y ajouter de la valeur, d'augmenter le nombre de participants et d'accroître l'engagement.
Le moment est venu de commencer à planifier les activités de votre événement et à établir l'ordre du jour. Du premier au dernier jour de l'événement, vos participants sont impatients d'en avoir pour leur argent. Assurez-vous donc d'avoir quelque chose en réserve pour votre public et de ne pas lui faire perdre son temps.
Un ordre du jour peut être utile pour créer un bon flux pour votre événement et ajouter un mélange d'apprentissage, d'engagement et d'activités amusantes. Voici comment créer un ordre du jour pour votre prochain événement :
CONSEIL : Prenez le temps de revoir une dernière fois l'ordre du jour afin d'ajuster tout changement de dernière minute. Vous devez communiquer l'ordre du jour à tous les sponsors, exposants, conférenciers ou autres parties prenantes de votre événement suffisamment à l'avance pour que les éventuelles divergences puissent être réglées à temps.
Imaginez que vous ayez conçu l'un des événements les plus extraordinaires qui soient, avec des tonnes d'orateurs et de contenus informatifs. Mais vous n'obtenez aucune inscription. Inutile de vous inquiéter, car un plan de marketing événementiel bien conçu peut résoudre ce problème.
Le marketing événementiel est une tâche énorme en soi, mais sans lui, votre événement ne recevra pas l'attention qu'il mérite. Il existe plusieurs différentes façons de commercialiser votre événementVoici quelques-uns des moyens que vous pouvez utiliser :
Tous vos efforts se concentrent sur les jours de l'événement en direct. C'est le moment le plus crucial du processus d'organisation d'un événement, et un seul faux pas peut ruiner tout ce que vous avez travaillé si dur pendant des mois.
La planification logistique et la mise en place de plans d'urgence pour les principaux jours de l'événement sont donc absolument cruciales. Il faut se préparer au pire et prévoir un plan B et un plan C. Il ne faut pas s'attendre à ce que tout se passe bien, mais si l'on est préparé, on ne sera pas pris de court. Il ne faut pas s'attendre à ce que tout se passe bien, mais si vous êtes préparé, vous ne serez pas pris au dépourvu.
Les événements en personne et les événements hybrides se déroulent dans un lieu physique et impliquent que les participants arrivent de différentes régions vers une même destination. La logistique et la planification de l'événement sont donc très importantes.
Planifiez l'arrivée des orateurs et des participants. Il s'agit notamment d'organiser le transport, l'hébergement et les places de parking.
Vous devez également collaborer avec les vendeurs et les fournisseurs pour vous assurer qu'ils sont à l'heure sur le lieu de la manifestation et que le service de restauration est prêt.
Vérifiez une nouvelle fois tous les équipements audiovisuels afin d'éviter toute surprise lors des sessions en direct. Le respect du programme de l'événement doit également être une priorité absolue, car la gestion du temps est un élément essentiel de la réussite d'un événement.
Vous devez élaborer un plan de la salle afin que tous les exposants sachent où ils sont censés se rendre, surtout si la salle est assez grande.
Les événements virtuels ne sont peut-être pas aussi intimidants que les journées en direct. Cependant, il y a encore des choses importantes à faire pour rationaliser l'événement.
Étant donné que les événements virtuels sont hébergés sur une plateforme en ligne, la plupart des vérifications logistiques que vous devez effectuer sont des tests techniques. Faites donc le tour de la plateforme une fois pour vous assurer que tous les liens fonctionnent, lancez des sessions de test pour les webinaires avec vos conférenciers invités et éliminez tous les bogues possibles.
Pour que l'expérience soit encore plus agréable pour les exposants et les participants, vous pouvez organiser des sessions de formation avec eux à l'avance. Cela peut les aider à se familiariser avec l'environnement virtuel, surtout s'ils ne sont pas très au fait de la technologie.
L'organisation d'un événement est principalement terminée une fois l'événement achevé, mais ce n'est pas la dernière étape pour les coordinateurs d'événements qui veulent en tirer le meilleur parti. C'est le meilleur moment pour faire le point avec toute l'équipe en recueillant et en analysant les données relatives à l'événement.
La plupart des fournisseurs d'événements hybrides et virtuels proposent un tableau de bord d'analyse approfondie de l'événement. Ce tableau peut contenir des données relatives à l'événement, telles que le nombre d'utilisateurs qui se sont connectés, les visites de stands, les webinaires, les clics sur les liens, etc. En outre, vous pouvez également collecter davantage de données en organisant des sondages auprès du public après l'événement.
Toutes ces données, si elles sont analysées correctement, peuvent fournir des informations fantastiques et exploitables aux organisateurs d'événements. La meilleure pratique consiste toujours à prendre en compte les commentaires du public afin d'améliorer l'expérience de l'événement.
L'élaboration d'un plan d'événement est la première étape cruciale pour l'organisation d'un événement épique. Même si vous savez tout ce qu'il faut savoir, l'élaboration d'un véritable plan d'organisation d'un événement peut prendre du temps et nécessiter des efforts. Et même dans ce cas, vous risquez de passer à côté de quelque chose de crucial qui aurait pu rendre votre événement encore meilleur.
Utilisez notre modèle de planificateur d'événements pour prendre de l'avance sur la planification et l'exécution de votre événement.
L'organisation d'un événement est l'une des parties les plus cruciales de votre parcours de planification d'événements. C'est là que les choses commencent à prendre forme, qu'il s'agisse d'un événement en personne, hybride ou virtuel. La création du site web de l'événement, le choix du lieu, la recherche des bons fournisseurs et la mise en place d'une présence sur les médias sociaux sont peut-être les premières étapes à franchir à ce stade.
Nous parlerons plus loin des processus d'organisation d'événements virtuels, hybrides et en personne. Cependant, voici quelques points à respecter, quel que soit le modèle d'organisation de votre événement.
L'organisation et la création d'un événement doivent commencer par la création d'un site web où les participants peuvent se rendre pour obtenir les dernières mises à jour, des informations sur l'événement ou d'autres détails. Vous pouvez également créer une page pour présenter le programme de l'événement et recueillir les inscriptions.
Le site web de l'événement doit se concentrer sur la création d'une bonne image de votre événement pour vos participants et doit correspondre à l'ambiance de votre événement. Veillez donc à choisir le bon modèle, à utiliser les logos et les couleurs de votre marque et à personnaliser le site web pour créer un design accrocheur.
La prochaine chose à faire est de commencer à créer une page d'événement. Vous pouvez utiliser LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram ou d'autres canaux de médias sociaux pour promouvoir votre événement. Les canaux de médias sociaux peuvent être un excellent moyen de promouvoir un événement et de créer des liens significatifs avec votre public.
La mise en place de ces canaux de médias sociaux peut également servir de base à la création d'une communauté autour de votre événement. Vous pouvez intégrer des outils tels que le vFairs LinkedIn community builder et stimuler l'engagement des participants. De plus, vous pouvez également diffuser des annonces payantes sur ces réseaux sociaux une fois que vous êtes dans la phase de marketing de votre projet d'événement.
Ensuite, vous devrez mettre en place un système de billetterie pour votre événement. Que la participation à votre événement soit gratuite ou payante, un système de billetterie et d'inscription peut vous permettre de mettre en place une page d'inscription, des niveaux de prix, d'imprimer des billets ou d'enregistrer les participants à un événement.
L'une des premières choses à faire est de créer un formulaire d'inscription. Un formulaire d'inscription efficace vous permettra d'obtenir les bonnes informations de la part des participants et d'utiliser ces données pour leur faire vivre une expérience impressionnante lors de l'événement. Les formulaires d'inscription pour la billetterie physique peuvent également inclure des photos ou des préférences en matière de repas.
Parlons maintenant de l'organisation de votre événement virtuel, car il y a certaines choses que vous devrez faire différemment. Tout d'abord, vous devez choisir une plateforme d'événement virtuel pour héberger votre événement (nous y reviendrons plus loin dans ce guide). Ensuite, vous pouvez commencer à organiser votre événement pour vos participants.
L'événement étant entièrement en ligne, vous devez réfléchir au parcours complet que vos participants suivront une fois qu'ils se seront inscrits. Cela inclut la connexion, l'entrée dans l'environnement virtuel, le visionnage des webinaires, la visite des stands virtuels, etc.
La planification et l'exécution d'un événement virtuel peuvent constituer une expérience pratique pour de nombreux organisateurs d'événements. planificateur d'événements virtuels peut vous aider à surmonter la tempête et à concevoir un événement épique.
Vous pouvez choisir un certain nombre de fonctions pour votre événement virtuel afin d'apporter une valeur ajoutée aux participants, aux orateurs et aux exposants. Vous pouvez ajouter un hall d'entrée externe ou interne, un auditorium pour les sessions, des fonctions de réseautage telles que le chat, le réseautage spatial, des tables rondes, des halls d'exposition virtuels, etc.
Choosing which virtual event features to add to your event depends upon your event type and goals. For instance, a virtual trade show event needs to have an exhibit hall and maybe some e-commerce features and a virtual conference should have an immersive webinar experience, etc.
Some of the top features to consider include:
Passons maintenant aux choses que vous devrez faire pour organiser un événement en personne. Les règles sont complètement différentes car rien ne se passe en ligne, à l'exception du processus d'inscription. Tous vos participants se réuniront dans un lieu physique, visiteront des stands physiques et assisteront à des présentations en direct. Le processus de planification et de gestion de l'événement est donc également différent.
Vous devrez trouver des fournisseurs pour la restauration et la décoration, choisir un lieu, penser au stationnement et à l'hébergement, mettre en place un système audiovisuel et bien d'autres choses encore !
Les événements en personne ne sont plus ce qu'ils étaient avant la pandémie et les dernières avancées technologiques ont changé à jamais la façon dont nous les organisons. La billetterie, les technologies d'impression des badges, les applications mobiles pour les événements et le matériel d'enregistrement ont changé la donne pour les coordinateurs d'événements. La planification d'un événement en personne implique désormais de rassembler les bonnes technologies pour vous aider à atteindre tous vos objectifs.
Voici quelques-unes des technologies les plus importantes que vous devriez envisager d'ajouter à votre prochain événement en personne :
Les événements en personne se déroulent dans un lieu physique et la plupart des participants doivent s'enregistrer physiquement le jour de l'événement. Cela peut signifier de longues files d'attente ou une armée de personnel pour les aider à franchir les portes et les enregistrer dans leurs sessions.
Cependant, les organisateurs d'événements peuvent simplifier tout cela grâce à un équipement d'enregistrement. L'ensemble du processus est transparent puisqu'il suffit d'un simple balayage. De plus, les organisateurs d'événements peuvent capturer et récupérer des prospects sur place grâce à ces scanners d'enregistrement et obtenir plus de données sur le comportement et l'engagement des participants.
Les participants inscrits à un événement sur place peuvent scanner un code QR unique pour imprimer leur badge sur place au moment de l'événement. La lecture est rapide et le badge est imprimé instantanément, ce qui permet de réduire les files d'attente au bureau d'inscription. Les événements en personne peuvent être difficiles à gérer. le matériel d'impression et de numérisation de badges peut contribuer à réduire la charge de travail de l'équipe d'accueil !
Vous pouvez rendre votre événement en personne plus facile à naviguer et beaucoup plus interactif pour les participants en incluant une application mobile d'événement. L'application mobile peut aider les participants à consulter l'ordre du jour de l'événement et à tenir un calendrier personnel.
Ils peuvent voir où se trouve chaque stand grâce à un plan interactif, utiliser le scanner de code QR pour imprimer leur badge et partager leurs cartes de contact de manière transparente grâce à l'application.
L'application mobile d'événement peut également être un moyen fantastique pour les organisateurs d'événements de maintenir l'engagement de leurs participants. Ils peuvent envoyer des notifications push pour communiquer des informations importantes ou des mises à jour aux participants, inclure des outils de gamification comme une chasse au trésor QR, et permettre aux utilisateurs de discuter entre eux via l'application.
Vous devez vous assurer que les deux participants ont le même accès au contenu de l'événement, comme les sessions en direct, les stands, etc. Une installation audiovisuelle et un logiciel de streaming fiables sont donc les éléments les plus importants de l'organisation d'un événement hybride. Il se peut que vous deviez vous adresser à plusieurs fournisseurs avant de prendre une décision finale, car cela peut avoir des conséquences importantes. La fiabilité et le prix sont tout aussi importants l'un que l'autre.
L'un des plus grands défis de l'organisation d'un événement hybride est de s'assurer que les participants virtuels et en personne ont la possibilité de se connecter les uns aux autres et de sentir qu'ils font partie du même événement. C'est pourquoi il est important d'ajouter des fonctions de mise en réseau qui comblent le fossé entre les deux types de participants. Vous pouvez ajouter des salons de réseautage ou permettre aux participants en personne et en ligne de discuter entre eux par le biais d'une application mobile, etc.
Lorsque vous organisez un événement hybride ou virtuel, vous devriez envisager d'ajouter des fonctions d'accessibilité au web afin de rendre votre événement plus inclusif pour tous les publics. De nombreux participants peuvent être atteints d'une déficience visuelle ou auditive, d'un trouble déficitaire de l'attention ou d'autres affections. Vous ne devez pas manquer de rendre l'événement accessible à tous ces participants.
Les fonctions d'accessibilité sont des améliorations supplémentaires que vous pouvez apporter à votre plateforme événementielle pour permettre aux participants souffrant d'un handicap ou d'une maladie de participer pleinement à l'événement.
Voici quelques-unes des caractéristiques que vous pouvez inclure pour une accessibilité web avancée :
Voici un guide complet guide complet sur l'organisation d'événements accessibles qui peut vous aider à choisir les bonnes caractéristiques à ajouter à votre événement virtuel ou hybride.
La planification et la gestion d'un événement est beaucoup plus facile avec une plateforme de gestion d'événements et des outils pour vous aider tout au long du processus. La plupart des tâches de votre liste de planification d'événements seront facilement réalisables si vous choisissez une plateforme de gestion d'événements complète.
Ces plateformes peuvent vous aider dès le premier jour du processus de planification de votre événement jusqu'au lever de rideau. Certaines incluent même des fonctions de débriefing post-événement pour récapituler ce qui s'est bien passé ou ce qui pourrait être amélioré.
Les plateformes de gestion d'événements doivent pouvoir aider les organisateurs à gérer tous les aspects de leur événement. Cela comprend la planification de l'événement, la mise en place, le marketing, la monétisation et la collecte de commentaires après l'événement. Cependant, il existe une multitude d'options différentes, et le choix d'une plateforme de gestion d'événements adaptée à vos besoins peut faire la différence entre un événement épique et un événement raté.
Avant de choisir une plateforme de gestion d'événements, vous devez tenir compte d'un certain nombre d'éléments. La plateforme doit pouvoir répondre à toutes vos exigences et vous aider à atteindre vos objectifs en matière d'événements. Si vous n'êtes pas sûr des critères à prendre en compte, voici quelques éléments importants à prendre en considération :
Lorsque vous avez en tête les objectifs de votre événement, vous devez déterminer si la plateforme que vous avez présélectionnée dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires à la planification de l'événement. Vous ne devez pas choisir une plateforme qui ne dispose pas de certaines des fonctionnalités les plus importantes pour organiser un événement réussi. Sinon, vous risquez de devoir passer d'un outil de planification d'événements à l'autre pour obtenir le même résultat.
Voici quelques-unes des caractéristiques absolument indispensables d'une plateforme de gestion d'événements :
La plupart des événements ont besoin d'une plateforme de gestion d'événements personnalisable pour les aider à atteindre leurs objectifs. Les organisateurs d'événements ne veulent pas être coincés avec une plateforme qui n'est pas capable de se transformer en fonction de leurs besoins. Il y a une grande différence entre la personnalisation et la configuration. la plupart des plateformes du marché n'offrent que des capacités de personnalisation limitées.
Vous devez être conscient que tous les participants ou membres de votre personnel ne seront pas forcément très au fait des nouvelles technologies. Il est donc pertinent de choisir un outil de gestion et de planification d'événements qui soit pratique et facile à utiliser pour tout le monde. Vous ne voulez pas passer la moitié de votre temps à organiser des sessions de formation ou des démonstrations.
Afin de rendre votre événement facile d'accès et pratique pour tout le monde, vous devriez envisager de choisir une plateforme adaptée aux mobiles. Cela peut signifier l'ajout d'une application mobile performante à votre événement ou simplement l'assurance que les sessions ou d'autres fonctionnalités sont également accessibles via un navigateur mobile.
La plateforme de gestion d'événements que vous choisissez doit pouvoir s'intégrer à d'autres outils et logiciels populaires que vous utilisez déjà en tant qu'organisateur d'événements. Certaines intégrations intégrations peuvent inclure des CRM comme Hubspot, des logiciels ATS comme BambooHR, ou des outils de marketing par courriel comme MailChimp, etc. Les intégrations peuvent faciliter le processus de planification et vous pouvez transférer directement les données du logiciel de planification d'événements vers ces outils.
Il va sans dire que les étapes de l'organisation d'un événement doivent toujours tenir compte du budget dont vous disposez. Par conséquent, au lieu de dépenser plus d'argent pour des fonctionnalités dont vous n'avez même pas besoin, vous devriez toujours considérer l'option qui offre le meilleur rapport qualité-prix. La plupart des plateformes de planification d'événements peuvent personnaliser un plan qui correspond à vos objectifs et à votre budget.
Choisissez une plateforme d'organisation d'événements qui accorde la priorité aux clients et qui s'assurera que tous vos besoins sont satisfaits. Le service à la clientèle est souvent ignoré, mais il peut constituer le principal point de différence pour vous. Lorsque vous choisissez une plateforme, lisez les avis de clients sur des sites web tiers et impartiaux tels que G2 et Capterra pour prendre une décision éclairée.
Les organisateurs d'événements sous-estiment souvent l'importance de l'analyse des événements et des données relatives aux participants. Vous pouvez obtenir de nombreuses réponses si vous vous concentrez sur ce que vos participants ont aimé ou n'ont pas aimé. Le comportement du public pendant l'événement et les données de retour d'information après l'événement peuvent offrir des informations quantitatives et exploitables pour améliorer votre événement. Par conséquent, une plateforme de gestion d'événements qui offre des rapports et analyses détaillés devrait être une priorité essentielle pour le débriefing après la fin de l'événement.
Aucun logiciel ou outil n'est complet sans intégrations supplémentaires alimentées par l'IA. L'IA peut aider les organisateurs d'événements lors de la plupart des étapes de la planification d'un événement et devrait être quelque chose que vous recherchez. Par exemple, vFairs offre un puissant Assistant marketing IA qui peut vous aider à rédiger des textes pour des campagnes de marketing, des médias sociaux, des communiqués de presse et des pages d'atterrissage en quelques minutes.
La plupart des événements ont un objectif de retour sur investissement ou de recettes qu'ils souhaitent atteindre et les parrainages peuvent être un excellent moyen d'y parvenir. Votre plateforme de gestion et d'hébergement d'événements devrait être en mesure d'offrir de nombreuses possibilités de parrainage afin que vous puissiez monétiser certains aspects de votre événement. Il peut s'agir de la possibilité de créer des marques personnalisées pour les stands ou les halls, d'héberger du contenu sponsorisé, de fournir des espaces marketing à vos sponsors, etc.
Votre événement peut réunir 100 participants ou 10 000, et la plateforme que vous choisissez doit être en mesure de gérer les deux scénarios en toute transparence. Vous pouvez organiser des événements de différentes tailles et la plateforme de planification et de gestion d'événements doit être en mesure de s'adapter à vos besoins sans sacrifier la qualité.
Vous pouvez rationaliser la planification d'un événement en choisissant une plateforme de gestion d'événements qui offre des fonctionnalités tout-en-un. Vous n'aurez ainsi plus besoin de passer par différents outils de planification d'événements ou de gérer simultanément les discussions avec plusieurs fournisseurs. C'est la meilleure solution pour gagner du temps, éviter les tracas et rationaliser tous vos flux de travail. Une plateforme de gestion d'événements tout-en-un peut vous aider à diriger toutes les parties prenantes vers une seule plateforme et à minimiser le chaos de la planification d'événements.
Nous pouvons vous aider à affiner votre recherche en vous présentant les meilleures plateformes de gestion d'événements du marché, avec leurs avantages et leurs inconvénients. Nous vous informons qu'il ne s'agit pas d'une liste exhaustive et que vous devez examiner vos options en fonction de vos besoins spécifiques.
Assurez-vous d'abord de bien comprendre ce que vous recherchez dans une solution de planification d'événements et ne sélectionnez que les plateformes qui répondront à vos objectifs en matière d'événements. Lisez toujours les avis de G2 et de Capterra sur les solutions de gestion d'événements que vous envisagez.
Vous y trouverez de nombreuses informations et vous pourrez facilement trouver la solution qui convient à votre entreprise et à votre événement. Vous pouvez vous renseigner auprès de vos pairs dans le secteur pour obtenir des recommandations. Mais surtout, une fois que vous aurez sélectionné quelques options, réservez une démonstration pour vous faire une idée plus précise de ce que la solution offre.
Conseil : Même si vous avez une idée claire des objectifs de votre événement et de ce que vous recherchez dans une plateforme de planification d'événements, il peut y avoir un grand nombre d'options parmi lesquelles choisir. Lisez notre guide des meilleures plateformes de gestion d'événements pour peser le pour et le contre et choisir la meilleure option pour vous.
Un marketing événementiel efficace est essentiel pour faire connaître votre événement. Vous avez peut-être dressé la meilleure liste pour faciliter l'organisation de votre événement, mais si vos efforts de marketing ne sont pas couronnés de succès, ils risquent d'être vains. La plateforme de gestion d'événements que vous choisissez peut également vous aider à créer des campagnes de marketing qui attirent davantage de participants.
Il y a tant de choses que vous pouvez faire lors de l'organisation d'un événement pour stimuler vos efforts de marketing et créer un engouement autour de votre événement. Voici quelques étapes importantes à suivre lorsque vous débutez.
L'une des premières choses à faire est de créer une page de renvoi pour votre événement. C'est là que vos participants viendront chercher des informations sur votre événement, consulter l'agenda et s'inscrire. Vous devez vous assurer que la page d'atterrissage parle de votre événement avec un design et un toucher brillants, car elle peut être la première impression pour la plupart des participants potentiels.
Si la page d'atterrissage ne leur explique pas en quoi consistera l'événement, vous risquez d'avoir un taux de rebond important et un nombre d'inscriptions peu élevé. Pour construire une page d'atterrissage à fort taux de conversionPour créer une page d'atterrissage à fort taux de conversion, concentrez-vous sur les éléments visuels ainsi que sur le texte de la page. Consacrez du temps à la recherche et à la création d'une page qui incite les visiteurs à s'inscrire.
Il est temps de commencer à construire votre armure marketing. Il s'agit de tout ce qui concerne le contenu de la page de renvoi, les messages sur les réseaux sociaux, les vidéos de l'événement, les communiqués de presse, etc. Pour de nombreux organisateurs d'événements, la création de supports marketing était une épreuve qui prenait du temps. Cependant, vous pouvez désormais utiliser des outils de marketing alimentés par l'IA pour créer du contenu en quelques minutes.
Tous les supports marketing que vous créez doivent être distribués par les bons canaux de distribution, faute de quoi ils ne feront aucune différence. Les canaux de distribution idéaux pour vos efforts de marketing peuvent être les suivants :
Les parrainages sont l'un des meilleurs moyens d'augmenter le retour sur investissement d'un événement, mais ces partenariats peuvent également être utilisés pour attirer l'attention sur votre contenu. Le pouvoir du marketing de votre événement par l'intermédiaire de vos sponsors et exposants est encore inexploité. Vous pouvez leur demander de partager l'ensemble de votre contenu avec leur public afin d'accroître la visibilité et l'engagement à l'égard de l'événement.
En outre, les activités sponsorisées lors de votre événement, telles qu'une session en direct ou un événement de réseautage, peuvent également générer un trafic plus important. La règle est simple : plus les gens parlent de votre événement, plus il y a de chances que le nombre de participants augmente.
Veillez donc à demander à vos sponsors et exposants de parler de votre événement et de partager autant d'informations que possible avec leur public personnel. Cela peut amplifier votre portée et créer une plus grande résonance.
Les influenceurs sur les médias sociaux peuvent avoir un impact considérable sur la fréquentation de votre événement. Pour de nombreux organisateurs d'événements, le marketing d'influence peut être l'une des opportunités les plus réussies ou les plus manquées, et ce n'est donc pas leur premier choix de média. Cependant, la clé est de trouver les bons influenceurs pour votre événement.
Par exemple, si votre conférence porte sur la santé et le bien-être, vous devriez rechercher des influenceurs dans ce créneau uniquement. Ils auront le bon public à qui s'adresser et pourront mettre votre événement sous les yeux de personnes réellement intéressées par ce type de contenu.
Le marketing événementiel est une tâche énorme en soi et si vous êtes novice en la matière, vous ne savez probablement pas par où commencer. Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre guide du marketing événementiel et obtenir toutes les informations dont vous avez besoin pour créer le plan marketing idéal pour votre événement.
Planifier un événement, c'est aussi réfléchir à la manière dont vous allez le rentabiliser. Les événements peuvent être gratuits ou payants, mais la billetterie n'est pas le seul moyen de monétiser votre événement. Il existe de nombreux autres moyens de gagner de l'argent en tant qu'organisateur d'événements, et ce guide de l'organisation d'événements vous aidera à mettre en place certains d'entre eux.
Les parrainages d'événements peuvent augmenter les recettes de tout événement et trouver les bons parrainages devrait faire partie du processus de planification de votre événement. Les organisateurs d'événements peuvent créer différents niveaux de forfaits de parrainage d'événement et offrir des réductions et des services spéciaux aux organisations qui remplissent ces espaces de parrainage.
Chaque niveau peut avoir un niveau différent d'avantages supplémentaires et d'options tarifaires. Ainsi, plus un sponsor s'investit, plus il peut attirer l'attention sur sa marque.
Si vous ne savez pas quoi ajouter à vos offres de parrainage, voici quelques idées que vous pouvez utiliser.
Dans le cadre d'un événement virtuel, la conception d'un hall d'entrée entièrement personnalisable peut garantir que les sponsors disposent de suffisamment d'espace dans le lieu de l'événement. Vous pouvez faire de même pour les lieux physiques en installant des stèles, des bannières, des affiches, etc.
Le matériel imprimé, comme les badges des participants, peut comporter des logos de sponsors.
Vous pouvez également proposer des activités sponsorisées dans le cadre de l'événement. Par exemple, une chasse au trésor ou un webinaire.
Les sponsors peuvent installer gratuitement un stand de marque lors de votre événement afin d'entrer en contact avec les participants et de générer des leads.
Ils peuvent également obtenir un certain nombre de billets gratuits pour l'événement.
Vous pouvez envisager d'offrir aux sponsors des services ou des réductions de votre organisation dont ils pourront bénéficier après l'événement.
Les expositions peuvent être utilisées pour pratiquement tous les types d'événements, qu'ils soient planifiés ou non. L'ajout d'une salle d'exposition virtuelle à votre événement n'est pas un problème car les plateformes d'événements en ligne comme vFairs sont entièrement personnalisables et peuvent accueillir autant de salles que vous le souhaitez. Cette exigence doit également être prise en compte lors de la planification de l'événement, car vous ne pouvez pas ajouter une autre salle à la dernière minute. Toutefois, si vous organisez un événement hybride ou en personne, vous devrez peut-être choisir un lieu qui dispose d'un espace supplémentaire pour une exposition.
Il peut s'agir d'un investissement pour un meilleur retour sur investissement de votre événement, car chaque exposant doit payer pour un espace lors de votre événement. Plus vous créerez de buzz, plus les exposants feront la queue devant vos portes pour avoir une chance de présenter leurs produits et services. Vous pouvez utiliser le nombre de participants et les niveaux d'engagement antérieurs quantifiables pour créer un niveau de FOMO pour les exposants de votre événement.
L'espace d'exposition n'est que le premier poste de dépense. Plus l'espace est grand, plus vous pouvez le facturer. En outre, toute personnalisation supplémentaire est également un motif d'augmentation des frais pour chaque stand d'exposant. Sur les sites physiques, vous pouvez également louer des tables et des chaises supplémentaires ou des stalles à vos exposants.
Demander aux participants de payer des billets est peut-être la façon la plus évidente de gagner de l'argent lors d'un événement. Toutefois, si vous organisez un événement que vous souhaitez rendre plus accessible à tous, les choses peuvent devenir délicates. C'est là que la tarification échelonnée peut entrer en jeu.
Vous pouvez toujours proposer un laissez-passer gratuit ou à prix modique que la plupart des participants utiliseront pour entrer dans votre événement. Toutefois, la tarification échelonnée vous permet de facturer davantage les clients potentiels qui sont prêts à payer un supplément pour des services supplémentaires. Les billets les plus chers peuvent inclure un meilleur siège, une boîte repas, des rafraîchissements, une place de parking, un contenu bonus, un hébergement, etc.
Outre les plans de billetterie à plusieurs niveaux, certains événements vendent également un laissez-passer à accès complet. Ce dernier peut inclure un traitement VIP encore plus poussé que seuls quelques participants triés sur le volet peuvent obtenir. Au cours du processus de planification de l'événement, réfléchissez aux caractéristiques que vous souhaitez rendre exclusives pour les détenteurs d'un laissez-passer intégral. Cela peut être une excellente idée pour les événements qui attirent des célébrités. Il peut s'agir d'un laissez-passer pour les coulisses d'un concert. Vous pouvez vendre une carte d'accès complet pour inciter les participants à payer un supplément pour avoir la chance de rencontrer ces célébrités.
Les annonceurs sont toujours à la recherche d'espaces publicitaires supplémentaires. Que vous organisiez un événement en personne ou que vous soyez entièrement en ligne, vous pouvez proposer des espaces publicitaires aux entreprises et aux agences de publicité. Si vos participants constituent leur public cible, tout le monde y gagne. Lors de l'organisation de votre événement, vous devez créer des espaces publicitaires dans les lieux à fort trafic potentiel de votre événement.
Vous pouvez prendre contact avec des agences de publicité et planifier la location d'espaces publicitaires. Cependant, vous devez également faire preuve de parcimonie avec les publicités, car elles peuvent complètement gâcher l'expérience de l'événement pour vos participants. L'espace publicitaire est donc sous votre contrôle et peut être aussi petit qu'un stand ou une brochure, ou aussi grand qu'un panneau d'affichage. Veillez à trouver des moyens créatifs de placer les publicités lors de la planification de l'événement afin qu'elles ne finissent pas par s'imposer aux yeux des participants.
L'organisation d'un événement peut s'avérer difficile, même si l'on établit un millier de listes de contrôle. Vous devez rester organisé presque tout le temps et les êtres humains sont condamnés à faire des erreurs. Par conséquent, au lieu de vous inquiéter de toutes les tâches que vous devez accomplir, vous devez élaborer un plan de match et vous y tenir. Vous pouvez également faire face à des changements de dernière minute si vous avez des plans d'urgence et des plans B sur lesquels vous appuyer.
Votre feuille de travail pour la planification d'un événement doit tout inclure, du premier jour jusqu'au lever de rideau final. L'un des aspects les plus difficiles de la planification d'un événement destiné uniquement à un public en ligne est qu'il n'y a pas d'impact physique. Il est donc plus difficile de visualiser le point de vue des participants et vous risquez parfois de perdre de vue votre objectif. C'est pourquoi un modèle de liste de contrôle pour les événements et une feuille de planification appropriée peuvent vous aider à rester sur la bonne voie et à vous assurer que vous concevez un événement qui sera mémorable pour tous les participants.
Les événements virtuels et les activités en ligne peuvent être un succès ou un échec si les organisateurs d'événements n'ont pas pleinement pris en compte l'expérience des participants. Vous devez vous assurer de créer des expériences dont les participants se souviendront et qui les engageront pleinement dans l'événement. Lors de la planification de l'événement, discutez avec votre équipe et réfléchissez à des idées pour impliquer vos participants pendant l'événement. Il peut s'agir d'opportunités de réseautage, de quiz et d'autres fonctions de gamification pour que chacun s'investisse pleinement.
La planification et la gestion des événements ont été un véritable gâchis pendant la pandémie, et c'est l'une des principales raisons pour lesquelles les événements virtuels sont devenus aussi importants qu'ils le sont aujourd'hui. Bien que la pandémie ait disparu depuis longtemps, les gens semblent toujours intéressés par la participation à des événements en ligne.
Les organisateurs d'événements doivent également dépasser les difficultés liées à la pandémie et considérer les événements virtuels comme une option plutôt que comme la seule possible. Il existe de nombreuses caractéristiques que vous pouvez ajouter à un événement virtuel qui transcendent la pandémie et les organisateurs peuvent aider les participants à les voir et à les utiliser à leur avantage.
Il peut être difficile d'entrer en contact avec votre public par le biais d'une plateforme virtuelle, mais cela peut s'avérer essentiel à la planification d'un événement réussi. Vous pouvez garder un œil sur les webinaires les plus consultés ou sur les stands les plus visités pour vous assurer que vos participants sont les plus intéressés. En outre, vous devriez ajouter des supports de collecte de commentaires tels que les évaluations des webinaires, les enquêtes de satisfaction, etc.
Vous espérez le meilleur scénario possible grâce à une planification rigoureuse de l'événement, mais vous devez également vous assurer que vous êtes prêt à affronter le pire. Cela vaut pour tous les types d'événements, mais la gestion d'un problème lors d'un événement en personne peut s'avérer la plus compliquée. Il est donc important de toujours prévoir un plan B et d'envisager toutes les solutions possibles dès les premières étapes de l'organisation de l'événement. Il est important d'avoir l'esprit vif et d'improviser pour transformer un désastre complet en un petit contretemps.
La recherche d'un lieu est l'un des aspects les plus importants de l'organisation d'un événement en personne. Vous devez prendre le temps de sélectionner le bon lieu et de prendre en compte tous les aspects possibles. L'emplacement, l'espace dont vous avez besoin, le nombre de salles et de places de parking, ainsi que le prix sont quelques-uns des facteurs les plus importants à prendre en compte lors du choix d'un lieu.
Le monde a changé sa façon d'organiser des événements et la technologie des événements en personne est à l'origine de cette révolution. Si vous planifiez un événement, vous devriez examiner toutes les nouvelles technologies innovantes que vous pouvez y intégrer. Des choses comme une application permettant de scanner facilement les badges au comptoir d'enregistrement ou une application mobile pour l'événement peut grandement améliorer l'expérience des participants. En outre, le recours à la technologie peut également réduire la charge de travail de votre personnel et rationaliser la planification de l'événement.
L'un des plus grands défis de la planification et de l'organisation d'événements avec des participants en personne et en ligne est de combler le fossé qui les sépare. Vous devez vous assurer que les deux publics ont l'impression de faire partie du même événement et de vivre des expériences similaires.
Vous devriez ajouter des fonctions de mise en réseau auxquelles les deux publics peuvent participer et se connecter les uns aux autres. Les jeux ouverts aux participants en personne et en ligne peuvent également créer une expérience plus harmonisée.
Les événements hybrides peuvent déjà être difficiles à gérer car vous devez vous concentrer sur les aspects en ligne et en personne de l'organisation d'un événement. Il est donc important d'intégrer la pile technologique que vous utilisez déjà dans votre plateforme de gestion d'événements. Il peut s'agir d'ATS, de CRM ou d'outils de marketing afin que chaque étape du processus de planification et de gestion de l'événement se déroule sans heurts.
La plupart des organisateurs d'événements pensent que leur travail de planification est terminé lorsque l'événement est terminé. Mais c'est peut-être une grave erreur !
L'analyse post-événement et le débriefing sont un grand manque si vous ne les faites pas immédiatement après l'événement. Le retour d'information et l'expérience seront encore frais et vous pourrez en tirer de bien meilleures conclusions. Voici quelques bons conseils pour rattraper les activités post-événement et les planifier en conséquence.
Recueillir les commentaires des participants pendant l'événement peut vous aider à apporter des corrections rapides. Toutefois, la collecte de commentaires après l'événement pourrait constituer une partie beaucoup plus importante de la planification et de la gestion d'un événement. Vous pouvez ainsi obtenir des informations beaucoup plus détaillées sur l'expérience vécue par chaque participant et sur ce qu'il a aimé ou n'a pas aimé dans le cadre de l'événement.
Veillez donc à ce que les sondages post-événement et les enquêtes de retour d'information fassent partie de votre liste de contrôle pour l'organisation de l'événement. Il peut être plus facile de ne pas les réaliser si vous ne les avez pas planifiés à l'avance.
Les analyses d'événements en direct offrent de nombreuses informations exploitables et peuvent être utilisées pour les réunions d'équipe qui ont lieu après l'événement. Elles peuvent servir de base à votre équipe et à vous-même lors de l'organisation d'un prochain événement. Plus vous analyserez ces données, mieux vous comprendrez vos participants.
Ainsi, lorsque vous planifiez les événements à venir, vous disposez de toutes ces informations que vous pouvez utiliser pour les mettre en place. Personne ne peut mieux comprendre votre public que vous, et le seul moyen d'y parvenir est d'adopter une approche fondée sur les données. Choisissez ce que vous voulez inclure et exclure pour une expérience encore meilleure lors de votre prochain événement.
Si vous planifiez et organisez souvent des événements, il est important de créer une communauté autour d'eux. Il peut s'agir de nouveaux participants potentiels, de parties prenantes actuelles, de conférenciers, de sponsors ou de professionnels de l'événementiel. Si quelqu'un quitte votre événement sans avoir suivi vos comptes de médias sociaux ou sans avoir établi un lien avec l'un des organisateurs de l'événement, vous avez peut-être perdu une piste.
Veillez donc à développer un lien plus profond et plus personnel avec chacun de vos participants et accueillez-les au sein d'une plus grande communauté pour qu'ils se rencontrent. Gardez vos participants ! Vous pouvez leur demander de rejoindre un groupe Facebook, de déposer leur carte de visite ou simplement de suivre la page de votre événement pour être tenu au courant des nouveautés.
Vous n'êtes pas le seul à vous demander comment planifier un événement et l'exécuter à la perfection. L'organisation d'un événement n'est pas une mince affaire et vous devez être organisé à tout moment, à chaque étape. Nous avons répondu à certaines questions urgentes sur la façon de planifier un événement et de tirer parti de la technologie événementielle. Voici un bref récapitulatif de tout ce dont nous avons discuté :
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La planification et la gestion d'événements est le processus complet de gestion, de marketing et d'exécution d'un événement virtuel, en personne ou hybride.
La planification d'un événement comprend les étapes suivantes : 1. Créer un objectif pour l'événement. 2. Constituer une équipe. 3. Élaborer le bon programme pour votre événement. 4. Obtenir des sponsors, des conférenciers et des exposants pour votre événement. 5. Commencez à construire l'événement en choisissant un lieu et une date. 6. Commercialisez votre événement par le biais des médias sociaux et d'autres supports. 7. Gérer toute la logistique de l'événement le jour même. 8. Débriefing avec des analyses post-événement.
Vous pouvez prendre rendez-vous avec nous pour une réunion et une démonstration détaillée de nos produits en remplissant le formulaire sur notre site web ou en nous contactant à l'adresse sales@vfairs.com pour plus d'informations.
Non, vFairs n'offre pas d'essai gratuit, mais vous pouvez réserver une démonstration avec nous pour avoir un aperçu détaillé de ce que vFairs peut faire pour répondre à vos besoins en matière d'organisation d'événements.
Syeda Hamna Hassan
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